外企國際采購管理辦法總則目的為規范本外企國際采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質量，提高采購效率，保障企業生產經營活動的順利進行，根據國家相關法律法規以及行業標準，結合本企業實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于本外企在國際市場進行的各類物資、設備、服務等采購活動。基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守中國及采購目標國家或地區的法律法規，確保采購行為合法合規。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，通過合理的采購策略和方式，降低采購成本，提高企業經濟效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，對所有供應商一視同仁，確保公平競爭，保證采購結果公正合理。4.質量優先原則：采購的物資、設備和服務應符合企業的質量要求和生產經營需要，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。5.風險防范原則：對國際采購過程中的各類風險進行識別、評估和控制，采取有效的防范措施，降低采購風險。采購組織與職責采購決策機構本企業設立采購決策委員會，由企業高層管理人員、相關部門負責人組成。采購決策委員會的主要職責包括：1.審議和批準企業國際采購戰略和年度采購計劃。2.審定重大采購項目的采購方案和供應商選擇。3.協調解決采購過程中的重大問題和爭議。采購部門采購部門是企業國際采購的執行機構，其主要職責包括：1.負責制定和執行企業國際采購計劃。2.尋找、評估和選擇供應商，建立和維護供應商檔案。3.組織采購招標、談判等活動，簽訂采購合同。4.跟蹤采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中的問題。5.負責采購物資、設備的驗收和付款申請。其他相關部門1.需求部門：提出采購需求，明確采購物資、設備或服務的規格、數量、質量要求等，并參與供應商選擇和采購驗收。2.質量控制部門：負責對采購物資、設備的質量進行檢驗和監督，確保符合企業質量標準。3.財務部門：負責采購資金的預算、核算和支付，對采購成本進行控制和分析。4.法務部門：為采購合同的簽訂和執行提供法律咨詢和支持，防范法律風險。采購計劃管理采購計劃的編制1.需求部門應根據企業生產經營計劃和實際需求，提前提出采購需求，并填寫《采購申請表》。2.采購部門匯總各需求部門的采購需求，結合庫存情況和市場供應狀況，編制年度采購計劃和月度采購計劃。3.采購計劃應包括采購物資、設備或服務的名稱、規格、數量、預算、采購時間等內容。采購計劃的審批1.年度采購計劃需經采購決策委員會審議批準，月度采購計劃需經企業分管領導批準。2.采購計劃一經批準，應嚴格執行。如因特殊情況需要調整采購計劃，需按原審批程序進行審批。供應商管理供應商的尋找與開發1.采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業展會、供應商推薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，了解其基本情況、生產能力、質量控制、信譽等方面的信息。3.邀請符合初步要求的供應商提供樣品或進行實地考察，進一步評估其供應能力和產品質量。供應商的評估與選擇1.采購部門組織相關部門對潛在供應商進行綜合評估，評估內容包括質量、價格、交貨期、服務、信譽等方面。2.采用定量與定性相結合的方法，對供應商進行評分，根據評分結果選擇合格供應商。3.對于重大采購項目，應組織招標或競爭性談判，選擇最優供應商。供應商的檔案管理1.采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史等內容。2.定期對供應商檔案進行更新和維護，為供應商的動態管理提供依據。供應商的績效評估1.采購部門定期對供應商的績效進行評估，評估指標包括交貨準時率、產品質量合格率、售后服務滿意度等。2.根據供應商的績效評估結果，對供應商進行分類管理，對表現優秀的供應商給予獎勵和更多的合作機會，對表現不佳的供應商進行警告、減少合作或淘汰。采購方式與程序采購方式1.招標采購：適用于采購金額較大、技術要求較高、市場競爭充分的采購項目。招標采購應按照國家相關法律法規和企業內部規定的程序進行，包括發布招標公告、資格預審、開標、評標、定標等環節。2.競爭性談判：適用于技術復雜、性質特殊、不能確定詳細規格或具體要求的采購項目，或者招標后沒有供應商投標、沒有合格標的等情況。競爭性談判應邀請不少于三家供應商進行談判，通過談判確定成交供應商。3.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的情況，或者發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的情況。單一來源采購應經過嚴格的審批程序，確保采購價格合理、質量可靠。4.詢價采購：適用于采購金額較小、規格標準統一、市場價格相對穩定的采購項目。采購部門向至少三家供應商發出詢價單，比較供應商的報價，選擇價格合理、質量可靠的供應商。采購程序1.采購申請：需求部門填寫《采購申請表》，經部門負責人審核后提交采購部門。2.采購審批：采購部門對采購申請進行審核，根據采購金額和采購方式的不同，按照規定的審批程序進行審批。3.供應商選擇：采購部門根據采購計劃和供應商評估結果，選擇合適的供應商。4.采購談判與合同簽訂：采購部門與供應商進行談判，確定采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款，并簽訂采購合同。5.采購訂單執行：采購部門向供應商下達采購訂單，跟蹤訂單執行情況，及時協調解決訂單執行過程中的問題。6.驗收與付款：采購物資、設備到貨后，采購部門組織需求部門和質量控制部門進行驗收。驗收合格后，采購部門辦理付款申請手續，財務部門按照合同約定進行付款。采購合同管理合同的簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括采購物資、設備或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，應經法務部門審核，確保合同條款符合法律法規和企業利益。3.采購合同應由企業法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋企業公章。合同的履行1.采購部門和供應商應嚴格按照合同約定履行各自的義務。采購部門應及時跟蹤合同執行情況，督促供應商按時交貨、保證產品質量。2.如因不可抗力或其他特殊原因需要變更合同條款，雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。合同的終止與糾紛處理1.采購合同履行完畢后，合同自動終止。如因一方違約導致合同無法履行，另一方有權解除合同，并要求違約方承擔違約責任。2.如發生合同糾紛，雙方應首先通過友好協商解決。協商不成的，可以按照合同約定的仲裁或訴訟方式解決。采購風險管理風險識別1.采購部門對國際采購過程中的各類風險進行識別，主要包括政治風險、經濟風險、法律風險、質量風險、交貨風險等。2.分析風險產生的原因和可能造成的影響，為風險評估和應對提供依據。風險評估1.采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和可能性。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對策略。風險應對1.風險規避：對于風險較高且無法有效控制的采購項目，可選擇放棄采購或尋找替代方案。2.風險降低：通過采取有效的措施降低風險發生的可能性或減少風險造成的損失，如選擇信譽良好的供應商、簽訂詳細的合同條款、加強質量檢驗等。3.風險轉移：通過購買保險、簽訂免責條款等方式將風險轉移給第三方。4.風險接受：對于風險較低且可以承受的風險，可選擇接受風險，并做好應對準備。采購信息管理信息收集與整理1.采購部門收集和整理國際市場的價格信息、供應商信息、政策法規信息等，建立采購信息數據庫。2.定期對采購信息進行更新和維護，確保信息的準確性和及時性。信息分析與利用1.采購部門對采購信息進行分析，為采購決策提供依據。如通過分析市場價格走勢，選擇合適的采購時機；通過分析供應商信息，優化供應商結構。2.加強采購信息的共享和溝通，提高采購工作的效率和協同性。監督與審計內部監督1.企業內部審計部門定期對國際采購活動進行審計，檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購成本的控制情況等。2.