工會電子印章管理辦法總則目的與依據為適應數字化辦公的發展趨勢，規范工會電子印章的管理和使用，提高工會工作效率和管理水平，保障工會業務活動的合法性、安全性和有效性，根據《中華人民共和國電子簽名法》《國務院關于在線政務服務的若干規定》等相關法律法規，結合工會工作實際，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于各級工會組織及其所屬事業單位、企業工會等使用電子印章開展的各類業務活動。本辦法所指的工會電子印章，是指以電子數據形式存在，附著于電子文件用于識別工會組織身份和表明業務活動認可的電子簽名數據。基本原則1.合法性原則：電子印章的制作、使用和管理必須符合國家法律法規和相關政策要求。2.安全性原則：采取必要的技術和管理措施，確保電子印章的安全存儲、傳輸和使用，防止電子印章被盜用、冒用和篡改。3.規范性原則：明確電子印章的管理流程和操作規范，確保電子印章的使用準確、規范、可追溯。4.高效性原則：充分發揮電子印章的優勢，提高工會工作效率，降低辦公成本。電子印章的制作與備案制作主體與流程1.各級工會組織的電子印章制作由省級及以上工會組織統一負責或授權制作。制作前，需向具有合法資質的電子認證服務機構提出申請，并提交相關證明材料，包括工會法人資格證書、組織機構代碼證、法定代表人身份證明等。2.電子認證服務機構對申請材料進行審核，審核通過后，按照國家相關標準和規范為工會組織制作電子印章。電子印章應包含工會組織名稱、法定代表人姓名、印章編號等必要信息，并具備唯一的數字證書。備案要求1.工會組織取得電子印章后，應在規定時間內向同級工會組織和相關監管部門備案。備案內容包括電子印章的基本信息、制作時間、使用范圍等。2.電子印章備案信息發生變更時，工會組織應及時向原備案部門辦理變更備案手續。電子印章的使用管理使用范圍1.工會電子印章可用于工會組織內部文件、通知、決議等各類公文的簽署；用于工會與外部單位之間的合同、協議、函件等業務文件的簽署；用于工會會員管理、經費管理、權益保障等業務活動中的相關電子表單的簽署。2.涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私等敏感信息的文件，應根據相關規定進行處理，原則上不使用電子印章。使用權限1.工會電子印章的使用實行分級授權管理。工會組織應根據業務需要和崗位職責，明確不同崗位人員的電子印章使用權限，并通過電子印章管理系統進行設置和分配。2.電子印章使用人員應嚴格按照授權范圍使用電子印章，不得超越權限使用或擅自將電子印章轉借他人使用。使用流程1.申請：使用人員需要使用電子印章時，應通過電子印章管理系統提出申請，并填寫使用原因、文件名稱、文件類型等相關信息。2.審批：申請提交后，由相關負責人根據授權權限進行審批。審批通過后，系統自動將電子印章使用權分配給申請人員。3.簽署：申請人員在獲得電子印章使用權后，在電子文件上進行簽署操作。簽署時，系統應自動記錄簽署時間、簽署地點、簽署人員等信息，并生成電子簽名。4.歸檔：簽署完成后，電子文件應按照檔案管理的相關規定進行歸檔保存。電子文件的存儲介質應具備安全可靠的存儲環境，確保電子文件的完整性和可訪問性。特殊情況處理1.在緊急情況下，如遇自然災害、突發事件等，無法按照正常流程進行電子印章使用申請和審批時，使用人員可通過電話、短信等方式向相關負責人報告，經同意后可先使用電子印章，但事后應及時補辦相關審批手續。2.對于重要文件或涉及重大事項的文件，如工會章程修訂、重大經費支出等，除使用電子印章簽署外，還應按照相關規定進行紙質文件的簽署和存檔。電子印章的安全管理安全技術保障1.工會組織應采用符合國家相關標準和規范的電子印章管理系統，確保電子印章的安全存儲和使用。電子印章管理系統應具備身份認證、訪問控制、數據加密、防篡改等安全功能。2.定期對電子印章管理系統進行安全評估和檢測，及時發現和修復安全漏洞。對系統的關鍵數據進行備份，并存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。安全管理制度1.建立電子印章安全管理制度，明確安全管理職責和工作流程。加強對電子印章使用人員的安全教育和培訓，提高安全意識和防范能力。2.嚴格控制電子印章管理系統的訪問權限，對系統管理員、使用人員等不同角色的賬號和密碼進行定期更換和管理。應急處置1.工會組織應制定電子印章安全應急預案，明確應急處置流程和責任分工。當發生電子印章被盜用、冒用、篡改等安全事件時，應立即啟動應急預案，采取相應的措施進行處置。2.及時向相關部門報告安全事件的發生情況，并配合相關部門進行調查和處理。同時，對安全事件進行總結和分析，采取有效的防范措施，防止類似事件再次發生。電子印章的存儲與維護存儲要求1.工會電子印章應存儲在安全可靠的存儲介質中，如專用服務器、加密移動存儲設備等。存儲介質應具備防火、防潮、防盜、防雷等安全防護措施。2.電子印章的存儲環境應保持適宜的溫度、濕度和清潔度，定期對存儲介質進行檢查和維護，確保電子印章的安全性和可用性。維護管理1.定期對電子印章管理系統進行維護和升級，及時修復系統漏洞和故障，確保系統的穩定運行。2.對電子印章的數字證書進行定期更新，確保數字證書的有效性和安全性。當數字證書即將過期或出現異常情況時，應及時向電子認證服務機構申請更新或補辦。監督檢查與責任追究監督檢查1.各級工會組織應建立健全電子印章監督檢查機制，定期對電子印章的制作、使用、管理等情況進行檢查。檢查內容包括電子印章的備案情況、使用權限設置情況、使用流程執行情況、安全管理措施落實情況等。2.上級工會組織應對下級工會組織的電子印章管理工作進行指導和監督，發現問題及時督促整改。責任追究1.對于違反本辦法規定，擅自制作、使用、偽造、篡改電子印章的單位和個人，應依法追究其法律責任。2.電子印章使用人員因工作失