證照原件使用管理辦法一、引言在企業的日常運營中，各類證照原件是企業合法經營的重要憑證，它們不僅代表著企業的合法身份和經營資格，還涉及到企業的商業信譽和法律責任。為了規范證照原件的使用管理，確保其安全、合理、有效地使用，結合國家相關法律法規和行業標準，特制定本管理辦法。希望大家能夠認真遵守本辦法的各項規定，共同維護企業的正常運營秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司所有證照原件的使用管理，包括但不限于營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、資質證書、許可證等。三、管理職責（一）綜合管理部門綜合管理部門是證照原件的歸口管理部門，負責證照原件的統一保管、登記、借用、歸還等工作。具體職責如下：1.建立證照原件管理臺賬，詳細記錄證照的名稱、編號、頒發日期、有效期、保管人等信息。2.妥善保管證照原件，確保其安全、完整。定期對證照原件進行檢查，如發現有損壞、遺失等情況，及時采取相應的措施。3.辦理證照原件的借用、歸還手續，嚴格審核借用申請，確保借用用途合理、合規。4.協助相關部門辦理證照的年檢、變更、換證等手續。（二）使用部門使用部門是證照原件的使用主體，負責提出證照原件的使用申請，并確保使用過程符合相關規定。具體職責如下：1.根據工作需要，提前向綜合管理部門提出證照原件的使用申請，說明使用用途、使用期限等信息。2.按照申請的用途和期限使用證照原件，不得擅自將證照原件轉借他人或用于其他用途。3.在使用完畢后，及時將證照原件歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續。（三）審批人員審批人員負責對證照原件的使用申請進行審批，確保申請合理、合規。審批人員應根據企業的實際情況和相關規定，嚴格審核申請內容，做出審批決定。四、證照原件的保管（一）保管要求1.證照原件應存放在專門的保險柜或文件柜中，由專人負責保管。保管人員應具備高度的責任心和保密意識，確保證照原件的安全。2.保險柜或文件柜應安裝必要的安全設施，如防盜鎖、報警器等，以防止證照原件被盜、丟失或損壞。3.保管環境應保持干燥、通風、整潔，避免證照原件受潮、發霉或受到其他損壞。（二）保管人員職責1.保管人員應定期對證照原件進行盤點，確保賬實相符。如發現有差異，應及時查明原因，并向上級領導報告。2.保管人員應嚴格遵守保密制度，不得將證照原件的信息泄露給無關人員。3.保管人員應按照規定的程序辦理證照原件的借用、歸還手續，不得擅自將證照原件借出。五、證照原件的使用申請與審批（一）使用申請1.使用部門需要使用證照原件時，應填寫《證照原件使用申請表》，詳細說明使用用途、使用期限、預計歸還時間等信息，并由部門負責人簽字確認。2.《證照原件使用申請表》應提前提交給綜合管理部門，以便綜合管理部門有足夠的時間進行審核和安排。（二）審批流程1.綜合管理部門收到使用申請后，應首先對申請內容進行初步審核，檢查申請是否符合規定的格式和要求，使用用途是否合理、合規。2.對于符合要求的申請，綜合管理部門應根據申請的重要程度和影響范圍，將申請提交給相關的審批人員進行審批。審批人員應在規定的時間內做出審批決定，并將審批結果反饋給綜合管理部門。3.綜合管理部門根據審批結果，辦理證照原件的借用手續。對于審批通過的申請，綜合管理部門應將證照原件交給使用部門，并在管理臺賬上記錄借用情況；對于審批不通過的申請，綜合管理部門應及時通知使用部門，并說明原因。（三）特殊情況處理1.對于緊急情況下需要使用證照原件的情況，使用部門可以先口頭向綜合管理部門申請借用，并在事后及時補辦相關的申請手續。2.對于涉及重大事項或重要合同的證照原件使用申請，應經過公司高層領導的審批。六、證照原件的借用與歸還（一）借用手續1.使用部門在借用證照原件時，應與綜合管理部門辦理借用手續，雙方在《證照原件借用登記表》上簽字確認。《證照原件借用登記表》應記錄借用日期、借用部門、借用人、證照名稱、編號、使用用途、預計歸還時間等信息。2.綜合管理部門應將證照原件交給借用人，并提醒借用人注意保管，確保證照原件的安全。（二）使用要求1.借用人應按照申請的用途和期限使用證照原件，不得擅自將證照原件轉借他人或用于其他用途。2.借用人在使用證照原件過程中，應妥善保管，避免證照原件受到損壞、丟失或被盜。如發生上述情況，借用人應及時向綜合管理部門報告，并承擔相應的責任。3.借用人在使用證照原件時，應遵守相關的法律法規和行業標準，不得利用證照原件從事違法違規活動。（三）歸還手續1.借用人在使用完畢后，應及時將證照原件歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續。雙方在《證照原件借用登記表》上簽字確認歸還日期。2.綜合管理部門在收到歸還的證照原件后，應及時進行檢查，如發現證照原件有損壞、丟失等情況，應按照相關規定進行處理。七、證照原件的復印與掃描（一）復印與掃描要求1.如因工作需要，需要對證照原件進行復印或掃描，使用部門應向綜合管理部門提出申請，并說明復印或掃描的用途和數量。2.綜合管理部門應在審核申請后，安排專人進行復印或掃描，并在復印件或掃描件上加蓋“復印件與原件一致”的印章。3.復印件或掃描件應妥善保管，不得隨意丟棄或泄露給無關人員。（二）使用限制1.復印件或掃描件僅用于申請的用途，不得用于其他用途。2.如需要將復印件或掃描件提供給外部單位或個人，應經過公司領導的審批，并在提供時注明“僅供參考，不得用于其他用途”的字樣。八、證照原件的年檢、變更與換證（一）年檢1.綜合管理部門應及時關注證照的年檢時間，提前通知相關部門做好年檢準備工作。2.使用部門應按照要求準備好年檢所需的材料，并配合綜合管理部門完成年檢手續。（二）變更1.如企業的名稱、地址、經營范圍等信息發生變更，綜合管理部門應及時辦理證照的變更手續。2.使用部門應提供變更所需的相關材料，并配合綜合管理部門完成變更手續。（三）換證1.如證照的有效期屆滿，綜合管理部門應及時辦理換證手續。2.使用部門應提供換證所需的相關材料，并配合綜合管理部門完成換證手續。九、監督與檢查（一）內部監督1.綜合管理部門應定期對證照原件的使用管理情況進行檢查，檢查內容包括證照原件的保管情況、使用申請與審批情況、借用與歸還情況等。2.對于檢查中發現的問題，綜合管理部門應及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。（二）外部監督1.企業應積極配合政府相關部門的監督檢查，如實提供證照原件的使用管理情況。2.對于政府相關部門提出的整改要求，企業應及時進行整改，并將整改情況反饋給相關部門。十、責任追究（一）借用人員責任1.借用人如未按照規定的用途和期限使用證照原件，或擅自將證照原件轉借他人，應承擔相應的責任。2.借用人如因保管不善導致證照原件損壞、丟失或被盜，應承擔賠償責任。（二）保管人員責任1.保管人員如未按照規定的要求保管證照原件，導致證照原件被盜、丟失或損壞，應承擔相應的責任。2.保管人員如未按照規定