小額資產交易管理辦法一、前言親愛的同事們，在我們日常的業務運營過程中，小額資產交易是頻繁發生且相當重要的環節。隨著公司業務的不斷拓展，小額資產交易的數量和復雜程度也在日益增加。為了確保這些交易能夠規范、有序、安全地進行，既保障公司的利益，也維護每一位參與人員的權益，我們制定了本《小額資產交易管理辦法》。希望大家認真閱讀并嚴格遵守，共同營造一個良好、健康的交易環境。二、適用范圍本辦法適用于公司內部所有涉及金額相對較小的資產交易活動。這里所指的小額資產，通常是指單項交易金額在[X]元以下的各類資產，包括但不限于辦公用品、小型設備、低值易耗品等實物資產，以及一些簡單的服務類交易。無論是采購、出售，還是內部調配等交易行為，只要符合小額資產的界定標準，都應遵循本辦法的相關規定。三、基本原則（一）合法合規原則所有的小額資產交易必須嚴格遵守國家相關法律法規以及行業標準。我們不能觸碰法律紅線，這不僅是對公司負責，也是對每一位同事負責。希望大家在日常交易中，時刻保持法律意識，確保每一個交易行為都經得起法律的檢驗。（二）公平公正原則在小額資產交易過程中，要確保交易的公平性和公正性。無論是與外部供應商合作，還是內部部門之間的交易，都不應存在偏袒、歧視等行為。我們鼓勵大家以客觀、公正的態度對待每一筆交易，為公司營造一個公平競爭的環境。（三）效益優先原則雖然是小額資產交易，但我們也要注重效益。在滿足業務需求的前提下，盡量降低采購成本，提高資產使用效率，實現資產的合理配置。希望大家在交易過程中，多思考、多比較，為公司節約每一分錢。（四）風險可控原則要充分認識到小額資產交易過程中可能存在的各種風險，如質量風險、價格風險、交付風險等。我們應采取有效的措施對風險進行識別、評估和控制，將風險降低到可接受的水平。四、職責分工（一）需求部門1.需求提出：需求部門應根據實際業務需要，準確提出小額資產的需求。在提出需求時，要詳細說明資產的規格、數量、質量要求等信息，確保采購或交易的資產能夠滿足工作需求。2.參與采購：在采購過程中，需求部門可以參與供應商的選擇、談判等環節，提供專業的意見和建議。但要注意遵循公司的相關采購流程，不得擅自決定交易事項。3.驗收使用：資產交付后，需求部門負責對資產進行驗收。驗收合格后，要及時投入使用，并做好日常的維護和管理工作。（二）采購部門1.供應商管理：采購部門負責建立和維護小額資產供應商庫。對供應商進行定期評估和考核，篩選出優質、可靠的供應商。我們鼓勵采購部門積極拓展供應商渠道，引入更多的競爭，以獲取更好的采購價格和服務。2.采購執行：根據需求部門提交的采購申請，采購部門按照公司的采購流程，組織實施小額資產的采購工作。在采購過程中，要確保采購價格合理、質量符合要求、交付及時。3.合同管理：負責起草、審核和簽訂小額資產采購合同。在合同簽訂過程中，要明確雙方的權利和義務，特別是質量、價格、交付、售后服務等關鍵條款，避免出現合同糾紛。（三）財務部門1.預算控制：財務部門負責制定小額資產交易的預算，并對預算執行情況進行監控。各部門在進行小額資產交易前，應確保交易金額在預算范圍內。如有超預算情況，需按照規定的流程進行審批。2.賬務處理：負責對小額資產交易進行準確的賬務處理。及時記錄資產的采購、入庫、折舊、處置等信息，確保公司財務數據的真實、準確。3.費用審核：對小額資產交易涉及的費用進行審核，確保費用支出合理、合規。對于不符合規定的費用，有權拒絕報銷。（四）審計部門1.監督檢查：審計部門定期或不定期對小額資產交易進行監督檢查。檢查內容包括交易流程的合規性、供應商選擇的公正性、合同簽訂的規范性等。通過監督檢查，發現問題并及時提出改進建議。2.風險評估：對小額資產交易過程中的風險進行評估，識別潛在的風險點，并提出相應的風險防控措施。幫助公司完善內部控制制度，提高風險防范能力。五、交易流程（一）采購申請1.需求部門根據業務需求，填寫《小額資產采購申請表》。在申請表中，要詳細注明資產的名稱、規格型號、數量、預計采購金額、需求時間等信息。同時，需說明采購的必要性和合理性。2.《小額資產采購申請表》提交給部門負責人進行審核。部門負責人要對需求的真實性、合理性進行把關，確認無誤后簽字批準。（二）采購審批1.經部門負責人審核通過的《小額資產采購申請表》，提交給采購部門。采購部門對申請表中的內容進行復核，重點審核采購金額、規格要求等是否符合公司規定。2.如果采購金額在[X1]元以下，由采購部門負責人直接審批；如果采購金額在[X1]元[X2]元之間，需提交給分管領導進行審批；如果采購金額超過[X2]元，按照公司大額資產采購流程進行審批。（三）供應商選擇1.采購部門根據采購需求，從供應商庫中選擇合適的供應商。如果供應商庫中沒有合適的供應商，可以通過網絡搜索、行業推薦等方式拓展新的供應商。2.對擬選擇的供應商進行調查和評估。評估內容包括供應商的信譽、產品質量、價格、售后服務等方面。可以通過查閱供應商資料、實地考察、參考其他客戶評價等方式進行評估。3.選擇至少兩家以上的供應商進行報價。采購部門要求供應商提供詳細的報價單，包括產品名稱、規格型號、價格、交貨期、付款方式等信息。（四）采購談判1.采購部門組織需求部門等相關人員與供應商進行采購談判。談判內容主要包括價格、質量、交貨期、售后服務、付款方式等關鍵條款。2.在談判過程中，要保持公正、客觀的態度，爭取獲得最優的采購條件。同時，要注意記錄談判過程和結果，形成談判紀要。（五）合同簽訂1.根據談判結果，采購部門起草采購合同。合同內容應符合法律法規要求，明確雙方的權利和義務。特別是質量標準、價格、交貨地點、交貨期、付款方式、違約責任等條款，要表述清晰、準確。2.合同起草完成后，提交給公司的法務部門進行審核。法務部門主要審核合同的合法性、合規性，避免合同存在法律漏洞。3.經法務部門審核通過的合同，由采購部門負責人、分管領導簽字批準后，與供應商正式簽訂合同。合同簽訂后，要及時將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門。（六）資產驗收1.供應商按照合同約定的交貨期將資產交付到指定地點。需求部門組織相關人員對資產進行驗收。驗收內容包括資產的數量、規格型號、質量、外觀等方面。2.驗收人員根據合同要求，對資產進行逐一核對。如果發現資產存在數量短缺、質量問題等不符合合同約定的情況，應及時與供應商溝通，要求供應商采取補救措施，如補貨、換貨、維修等。3.驗收合格后，驗收人員填寫《小額資產驗收單》，并簽字確認。《小額資產驗收單》作為資產入庫和付款的重要依據。（七）資產入庫1.資產驗收合格后，由倉庫管理人員辦理入庫手續。倉庫管理人員根據《小額資產驗收單》，核對資產的名稱、規格型號、數量等信息，無誤后將資產入庫，并登記庫存臺賬。2.對于一些特殊的小額資產，如軟件、服務等，按照公司的相關規定進行入庫管理或登記。（八）付款結算1.財務部門根據合同約定的付款方式和時間，以及《小額資產驗收單》等相關憑證，辦理付款手續。在付款前，要對發票、合同等資料進行審核，確保付款金額準確、合規。2.如果是分期付款，財務部門要按照合同約定的付款節點，及時安排付款。同時，要做好付款記錄，跟蹤付款情況。六、資產處置（一）處置申請1.當小額資產因損壞、老化、閑置等原因需要進行處置時，資產使用部門填寫《小額資產處置申請表》。在申請表中，要詳細說明資產的名稱、規格型號、購置時間、賬面價值、處置原因、擬處置方式等信息。2.《小額資產處置申請表》提交給部門負責人進行審核。部門負責人要對處置的必要性和合理性進行把關，確認無誤后簽字批準。（二）處置審批1.經部門負責人審核通過的《小額資產處置申請表》，提交給資產管理部門。資產管理部門對申請表中的內容進行復核，重點審核處置方式、處置價格等是否符合公司規定。2.如果處置金額在[X3]元以下，由資產管理部門負責人直接審批；如果處置金額在[X3]元[X4]元之間，需提交給分管領導進行審批；如果處置金額超過[X4]元，按照公司大額資產處置流程進行審批。（三）處置實施1.根據審批通過的處置方式，由資產管理部門組織實施小額資產的處置工作。如果是報廢處置，要按照公司的相關規定進行報廢處理，如填寫報廢單、進行資產核銷等。2.如果是出售處置，資產管理部門要通過合理的方式確定處置價格。可以通過市場詢價、評估等方式，確保處置價格合理。同時，要選擇合適的交易對象，簽訂出售合同，辦理相關手續。3.在資產處置過程中，要做好相關記錄，包括處置方式、交易對象、處置價格、收款情況等信息。（四）收入管理1.小額資產處置產生的收入，要及時足額上繳公司財務部門。財務部門按照相關規定進行賬務處理，確保收入核算準確、規范。2.對于處置收入低于賬面價值的情況，要分析原因，并按照公司的規定進行處理。七、監督與檢查（一）定期檢查1.審計部門每季度對小額資產交易情況進行一次全面檢查。檢查內容包括交易流程的執行情況、合同簽訂及履行情況、資產驗收及入庫情況、資產處置情況等。2.在檢查過程中，審計部門要查閱相關的文件、合同、憑證等資料，對交易的各個環節進行詳細審查。同時，可以與相關人員進行溝通交流，了解交易的實際情況。（二）不定期抽查1.除了定期檢查外，審計部門還將不定期對小額資產交易進行抽查。抽查的重點是交易金額較大、風險較高的項目，以及近期出現過問題的部門或交易類型。2.對于抽查中發現的問題，審計部門要及時記錄，并要求相關部門進行整改。整改情況要進行跟蹤和復查，確保問題得到徹底解決。（三）問題處理1.對于在監督檢查過程中發現的違規行為，要按照公司的相關規定進行嚴肅處理。對違規責任人，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等不同程度的處罰。2.如果發現違法犯罪行為，要及時移交司法機關處理，絕不姑息遷就。同時，要對公司的相關制度和流程進行反思和完善，防止類似問題再次發生。八、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.人力資源部門應制定小額資產交易管理相關的培訓計劃。培訓對象包括需求部門、采購部門、財務部門、審計部門等相關人員。2.培訓內容主要包括小額資產交易管理辦法、相關法律法規、采購技巧、合同管理等方面的知識。培訓方式可以采用內部培訓、外部專家講座、案例分析等多種形式。（二）宣傳推廣1.通過公司內部網站、宣傳欄、郵件等渠道，對小額資產交易管理辦法進行廣泛宣傳。宣傳內容包括管理辦法的主要條款、交易流程、注意事項等，讓每一位員工都了解小額資產交易的規范要求。2.定期發布小額資產交易的成功案例和經驗分享，引導員工正確、規