外匯賬戶資料管理辦法總則制定目的為規范本公司外匯賬戶資料的管理，確保外匯賬戶信息的準確性、完整性和安全性，根據國家有關外匯管理法律法規以及行業相關標準，結合本公司實際業務需求，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司及下屬各分支機構所有外匯賬戶資料的管理工作，包括但不限于賬戶開戶、變更、使用、關閉等過程中涉及的各類資料。管理原則外匯賬戶資料管理應遵循合法合規、真實準確、完整保密、分級管理的原則。合法合規是指所有資料管理活動必須符合國家外匯管理相關法律法規和監管要求；真實準確要求資料內容與實際業務情況相符，不得有虛假記載；完整保密強調資料的完整性和保密性，防止資料缺失和泄露；分級管理則根據資料的重要程度和使用范圍，實行不同級別的管理權限。外匯賬戶資料的分類開戶資料1.營業執照副本：證明公司合法經營的基本文件，需提供加蓋公司公章的復印件。2.組織機構代碼證：用于識別公司的組織機構代碼，同樣需提供加蓋公章的復印件。3.稅務登記證：反映公司稅務登記情況的文件，復印件應清晰可辨并加蓋公章。4.法定代表人身份證明：包括法定代表人的身份證復印件，需注明“與原件一致”并加蓋公章。5.開戶申請書：詳細填寫公司基本信息、開戶銀行、賬戶類型等內容，由法定代表人簽字并加蓋公司公章。6.外匯局核準文件：根據外匯管理規定，某些外匯賬戶的開立需要外匯局的核準，應提供相應的核準文件原件或復印件。變更資料1.變更申請書：說明變更的事項、原因和時間，由法定代表人簽字并加蓋公司公章。2.相關證明文件：如變更公司名稱需提供工商行政管理部門的變更證明；變更法定代表人需提供新的法定代表人身份證明等。使用資料1.外匯收支憑證：包括進出口合同、發票、報關單等，用于證明外匯收支的真實性和合法性。2.結售匯單據：記錄公司結售匯業務的相關單據，如結售匯申請書、水單等。關閉資料1.銷戶申請書：明確銷戶的原因和時間，由法定代表人簽字并加蓋公司公章。2.賬戶余額對賬單：證明賬戶在銷戶時的余額情況，需由開戶銀行加蓋公章。外匯賬戶資料的收集與整理收集要求1.各業務部門在辦理外匯賬戶相關業務時，應及時收集所需的資料，并確保資料的真實性、完整性和合法性。2.收集的資料應按照本辦法規定的分類標準進行分類整理，以便于后續的管理和查詢。整理方法1.對收集到的資料進行初步審核，檢查資料是否齊全、內容是否準確、簽字蓋章是否完整等。2.按照資料的時間順序和業務類型進行編號，建立資料索引，方便快速查找和調閱。3.將整理好的資料放入專門的檔案盒或文件夾中，并在上面標注資料的名稱、日期和保管期限。外匯賬戶資料的存儲與保管存儲方式1.紙質資料應存放在專門的檔案室或文件柜中，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。2.電子資料應存儲在公司指定的服務器或存儲設備中，并進行定期備份，防止數據丟失。保管期限1.開戶資料、變更資料和關閉資料應永久保管。2.使用資料的保管期限根據國家有關法律法規和公司內部規定執行，一般不少于5年。保管責任1.檔案管理人員負責外匯賬戶資料的日常保管工作，確保資料的安全和完整。2.各業務部門應協助檔案管理人員做好資料的保管工作，不得擅自銷毀或轉移資料。外匯賬戶資料的查閱與借閱查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱外匯賬戶資料時，應填寫《資料查閱申請表》，經部門負責人批準后，方可查閱。2.外部單位或個人因司法調查、審計等原因需要查閱外匯賬戶資料時，應出具相關的法律文件和介紹信，經公司法定代表人或授權代表批準后，方可查閱。借閱規定1.一般情況下，外匯賬戶資料不得外借。如因特殊情況需要外借，應填寫《資料借閱申請表》，經公司法定代表人或授權代表批準后，辦理借閱手續。2.借閱資料的期限一般不得超過7個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得擅自復制、涂改或損壞資料，歸還時應確保資料的完整和安全。外匯賬戶資料的保密管理保密要求1.所有涉及外匯賬戶資料的人員都應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露資料內容。2.對涉及商業秘密和客戶隱私的資料，應采取更加嚴格的保密措施，如設置訪問權限、加密存儲等。保密責任1.違反保密規定泄露外匯賬戶資料的人員，應承擔相應的法律責任和公司內部的紀律處分。2.公司應定期對保密制度的執行情況進行檢查和評估，發現問題及時整改。外匯賬戶資料的監督與檢查監督部門公司審計部門負責對外匯賬戶資料管理工作進行監督和檢查。檢查內容1.資料的收集、整理、存儲和保管是否符合本辦法的規定。2.資料的查閱和借閱是否履行了審批手續，是否存在違規操作。3.保密制度的執行情況是否良好，是否存在資料泄露的風險。檢查頻率審計部門應定期對外匯賬戶資料管理工作進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。同時，根據實際情況，可進行不定期的專項檢查。整改要求對檢查中發現的問題，相關部門應及時進行整改，并將整改情況書面報告審計部門。審計部門應對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。外匯賬戶資料的銷毀管理銷毀條件1.保管期限已滿且無繼續保存價值的外匯賬戶資料。2.經鑒定確認為無保存價值的資料。銷毀程序1.檔案管理人員應定期對達到保管期限的資料進行清理和鑒定，提出銷毀意見。2.銷毀意見經公司法定代表人或授權代表批準后，由檔案管理人員和審計人員共同監督