外企綜合采購管理辦法總則目的為加強外企在綜合采購方面的管理，規范采購行為，降低采購成本，保證采購質量，提高采購效率，保障企業生產經營活動的順利進行，根據國家相關法律法規和行業標準，結合本企業實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本外企及其下屬各部門、分支機構的所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等各類采購。采購原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策要求，確保采購行為的合法性和合規性。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，通過合理的采購方式和策略，降低采購成本，提高企業經濟效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，對所有供應商一視同仁，確保公平競爭，維護企業和供應商的合法權益。4.質量優先原則：嚴格把控采購商品和服務的質量，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保滿足企業生產經營的需求。5.效率原則：優化采購流程，提高采購工作效率，確保采購物資和服務及時供應，不影響企業正常生產經營活動。采購管理機構及職責采購管理委員會1.組成：由企業高層管理人員、各部門負責人等組成，主任由企業總經理擔任。2.職責制定和修訂企業采購管理的重大政策和制度。審定年度采購計劃和預算。審批重大采購項目和采購合同。協調解決采購過程中的重大問題和糾紛。采購部門1.職責負責制定和執行采購計劃，根據企業生產經營需求，及時、準確地采購所需物資和服務。尋找、評估和選擇合格的供應商，建立和維護供應商檔案。組織采購招標、談判等活動，簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。負責采購物資的驗收、入庫和付款等工作。分析采購成本和市場價格走勢，提出降低采購成本的建議和措施。其他部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資和服務的規格、數量、質量要求等，并參與采購過程中的技術評審和驗收工作。2.財務部門：負責審核采購預算和付款申請，監督采購資金的使用情況，確保采購資金的安全和合理使用。3.審計部門：對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性和采購資金的使用效益，防范采購風險。采購計劃管理采購計劃的編制1.需求部門應根據企業生產經營計劃和實際需求，在每年[具體時間]前編制下一年度的采購需求計劃，報采購部門匯總。2.采購部門根據需求部門的采購需求計劃，結合庫存情況、市場供應狀況等因素，編制年度采購計劃和季度采購計劃，報采購管理委員會審定。3.采購計劃應包括采購物資和服務的名稱、規格、數量、預算金額、采購時間等內容。采購計劃的調整1.如因企業生產經營計劃調整、市場變化等原因需要調整采購計劃，需求部門應及時提出申請，說明調整原因和調整內容，經采購部門審核后，報采購管理委員會審批。2.采購計劃調整后，采購部門應及時通知相關部門，并按照調整后的計劃組織采購活動。供應商管理供應商的選擇1.采購部門應通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，了解其基本情況、生產能力、產品質量、信譽等方面的信息。3.對初步篩選合格的供應商進行實地考察，評估其生產工藝、質量管理體系、環保措施等方面的情況。4.組織相關部門對供應商進行綜合評審，根據評審結果確定合格供應商名單，并建立供應商檔案。供應商的評估1.采購部門應定期對合格供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.根據評估結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級，對優秀供應商給予優先合作和獎勵，對不合格供應商予以淘汰。3.供應商評估結果應記錄在供應商檔案中，作為后續合作的參考依據。供應商的合作與管理1.采購部門應與合格供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括產品質量標準、交貨期、價格、付款方式、售后服務等內容。2.定期與供應商進行溝通和交流，了解其生產經營情況和合作需求，及時解決合作過程中出現的問題。3.對供應商的交貨情況、產品質量等進行跟蹤和監控，如發現問題應及時要求供應商整改，情節嚴重的可終止合作。采購方式招標采購1.適用范圍：對于采購金額較大、技術要求較高、市場競爭充分的采購項目，應采用招標采購方式。2.招標采購流程編制招標文件：采購部門根據采購需求編制招標文件，包括招標公告、投標須知、技術規格要求、評標標準等內容。發布招標公告：通過企業官網、行業媒體等渠道發布招標公告，邀請合格供應商參與投標。接收投標文件：在規定的時間內接收供應商的投標文件，并進行密封保存。開標、評標：組織開標會議，當眾開啟投標文件，按照評標標準進行評標，確定中標供應商。簽訂合同：與中標供應商簽訂采購合同。競爭性談判采購1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判采購方式：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。2.競爭性談判采購流程成立談判小組：談判小組由采購部門、需求部門、技術專家等組成。制定談判文件：談判文件應明確談判程序、談判內容、合同草案條款等內容。邀請供應商：從合格供應商名單中邀請不少于三家供應商參與談判。進行談判：談判小組與供應商進行一對一的談判，就采購價格、技術規格、交貨期等內容進行協商。確定成交供應商：根據談判結果，確定成交供應商，并簽訂采購合同。單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的。發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.單一來源采購流程采購部門提出單一來源采購申請，說明采購原因和采購內容，報采購管理委員會審批。采購部門與單一供應商進行談判，確定采購價格、交貨期等內容，并簽訂采購合同。詢價采購1.適用范圍：對于采購金額較小、技術要求簡單、市場價格比較透明的采購項目，可以采用詢價采購方式。2.詢價采購流程采購部門向不少于三家合格供應商發出詢價單，詢價單應包括采購物資和服務的名稱、規格、數量、質量要求等內容。供應商在規定的時間內報價，采購部門對供應商的報價進行比較和分析。根據報價情況，確定成交供應商，并簽訂采購合同。采購合同管理采購合同的簽訂1.采購部門應根據采購談判結果，起草采購合同草案，合同草案應包括合同雙方的名稱、地址、聯系方式、采購物資和服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內容。2.采購合同草案應經采購部門、需求部門、財務部門、法務部門等相關部門審核，確保合同條款符合法律法規和企業利益。3.審核通過后，由企業法定代表人或其授權代表與供應商簽訂采購合同。采購合同的履行1.采購部門應跟蹤采購合同的履行情況，及時與供應商溝通，了解其生產進度和交貨情況。2.供應商應按照合同約定的時間、地點、質量標準等要求交付采購物資和服務，采購部門應組織相關部門進行驗收。3.驗收合格后，采購部門應按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續。采購合同的變更與解除1.如因不可抗力、市場變化等原因需要變更或解除采購合同，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂變更協議或解除協議。2.變更或解除采購合同應經采購管理委員會審批，并按照相關法律法規和企業規定辦理手續。采購驗收與付款管理采購驗收1.采購物資和服務到貨后，采購部門應及時通知需求部門和質量檢驗部門進行驗收。2.驗收人員應按照合同約定的質量標準和驗收方法，對采購物資和服務進行檢驗和測試，如發現質量問題應及時記錄，并要求供應商整改。3.驗收合格后，驗收人員應出具驗收報告，作為付款的依據之一。采購付款1.采購部門應根據采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，經采購部門負責人、財務部門負責人、企業領導審批后，辦理付款手續。2.財務部門應嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行付款，確保采購資金的安全和合理使用。采購風險管理采購風險的識別1.采購部門應定期對采購活動進行風險評估，識別可能存在的采購風險，如市場風險、供應商風險、合同風險、質量風險等。2.對識別出的采購風險進行分類和分析，確定風險的等級和影響程度。采購風險的應對1.針對不同類型的采購風險，制定相應的風險應對措施，如風險規避、風險降低、風險轉移、風險接受等。2.建立采購風險預警機制，及時發現和處理采購風險事件，降低采購風險對企業的影響。監督與審計內部監督1.采購部門應建立內部監督機制，對采購流程的各個環節進行監督和檢查，確保采購活動的