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文檔簡介

訴訟合同管理暫行辦法一、引言在當今復雜多變的商業環境中,合同作為企業經濟活動的重要載體,對于明確各方權利義務、保障交易安全起著至關重要的作用。然而,由于各種原因,合同在履行過程中難免會出現糾紛,進而引發訴訟。為了更好地管理訴訟合同,降低法律風險,保障公司的合法權益,我們制定了本《訴訟合同管理暫行辦法》。希望大家認真學習并遵守本辦法的各項規定,共同為公司的穩定發展貢獻力量。二、適用范圍本辦法適用于公司及下屬各部門、分支機構在經營活動中簽訂的各類可能引發訴訟的合同。這里所說的合同,包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、建設工程合同等。無論是與國內企業還是國外企業簽訂的合同,只要存在引發訴訟的可能性,都應按照本辦法進行管理。三、管理原則(一)合法合規原則我們鼓勵大家在簽訂和履行合同的過程中,嚴格遵守國家法律法規和行業標準。所有合同條款都應符合法律規定,不得違反強制性法律規定,否則可能會導致合同無效或承擔法律責任。例如,在簽訂勞動合同時,必須遵守《中華人民共和國勞動法》和《中華人民共和國勞動合同法》的相關規定,保障員工的合法權益。(二)風險防范原則希望大家樹立風險防范意識,在合同簽訂前充分評估合同可能帶來的法律風險,并采取相應的防范措施。比如,在簽訂大額買賣合同前,要對對方的信用狀況進行調查,了解其經營狀況、財務狀況等,避免與信用不佳的企業簽訂合同。同時,在合同條款中要明確約定違約責任、爭議解決方式等,以降低風險。(三)全程管理原則對訴訟合同的管理應貫穿于合同簽訂、履行、變更、終止的全過程。從合同的起草、審核、簽訂,到合同的履行監督、糾紛處理,每個環節都要進行嚴格管理。例如,在合同履行過程中,要及時跟蹤合同的執行情況,發現問題及時解決,避免問題擴大化。(四)保密原則在訴訟合同管理過程中,可能會涉及到公司的商業秘密、客戶信息等敏感內容。我們要求大家嚴格遵守保密制度,不得泄露這些信息。對于涉及保密內容的合同,要采取相應的保密措施,如限制接觸人員范圍、簽訂保密協議等。四、合同簽訂管理(一)合同起草在起草合同前,承辦部門應充分了解合同背景、交易目的、雙方權利義務等內容。我們鼓勵承辦部門在起草合同時,盡量使用公司的合同范本。如果沒有合適的范本,可以參考相關法律法規和行業慣例進行起草。合同條款應明確、具體、完整,避免使用模糊、歧義的語言。例如,在約定付款方式時,要明確付款時間、付款金額、付款賬號等信息。(二)合同審核合同起草完成后,承辦部門應將合同草案提交給相關部門進行審核。審核部門包括法務部門、財務部門、業務部門等。法務部門主要審核合同的合法性、合規性,財務部門主要審核合同的財務條款,業務部門主要審核合同的業務條款。各審核部門應在規定的時間內完成審核,并提出審核意見。承辦部門應根據審核意見對合同進行修改完善。(三)合同簽訂經過審核通過的合同,由法定代表人或其授權代表簽訂。授權代表簽訂合同時,應持有合法有效的授權委托書。在簽訂合同前,要仔細核對對方的主體資格、簽約代表的身份等信息,確保合同的簽訂符合法律規定。同時,要注意合同的簽訂形式,如是否需要加蓋公章、是否需要簽字等。五、合同履行管理(一)履行監督合同簽訂后,承辦部門應負責合同的履行監督工作。要建立合同履行臺賬,記錄合同的履行情況,包括履行時間、履行內容、履行結果等。定期對合同履行情況進行檢查,發現問題及時解決。例如,如果對方未按照合同約定的時間付款,承辦部門應及時與對方溝通,了解原因,并要求對方盡快付款。(二)變更與解除在合同履行過程中,如果需要對合同進行變更或解除,承辦部門應及時與對方協商,并簽訂變更協議或解除協議。變更協議或解除協議的簽訂程序與合同簽訂程序相同。在變更或解除合同前,要充分評估變更或解除合同可能帶來的法律風險,并采取相應的防范措施。(三)證據收集在合同履行過程中,要注意收集和保存與合同有關的證據。證據包括合同文本、往來函件、送貨單、收貨單、發票等。這些證據對于解決合同糾紛具有重要作用。我們希望大家在日常工作中養成收集證據的習慣,確保在發生糾紛時能夠提供充分的證據支持自己的主張。六、訴訟管理(一)糾紛處理當合同履行過程中發生糾紛時,承辦部門應及時與對方進行溝通協商,盡量通過友好協商的方式解決糾紛。如果協商不成,需要通過訴訟方式解決糾紛的,承辦部門應及時將糾紛情況報告給法務部門。法務部門應組織相關人員對糾紛進行分析評估,制定訴訟策略。(二)訴訟代理在訴訟過程中,公司可以委托律師事務所代理訴訟。法務部門應負責選擇合適的律師事務所,并與律師事務所簽訂委托代理合同。委托代理合同應明確雙方的權利義務、代理費用等內容。承辦部門應積極配合律師的工作,提供相關證據和資料。(三)訴訟跟蹤在訴訟過程中,法務部門應及時跟蹤訴訟進展情況,向公司領導匯報訴訟情況。同時,要根據訴訟進展情況及時調整訴訟策略。在訴訟結束后,要對訴訟結果進行總結分析,吸取經驗教訓,為今后的合同管理提供參考。七、檔案管理(一)檔案收集合同簽訂、履行過程中形成的各種文件資料,包括合同文本、審核意見、往來函件、證據材料等,都應及時收集歸檔。承辦部門應負責收集本部門承辦合同的相關資料,并在合同履行完畢后及時移交給檔案管理部門。(二)檔案保管檔案管理部門應建立健全合同檔案管理制度,對合同檔案進行妥善保管。合同檔案應按照合同類別、時間順序等進行分類存放,便于查詢和使用。同時,要采取必要的保管措施,如防火、防潮、防蟲等,確保檔案的安全完整。(三)檔案查閱公司內部人員因工作需要查閱合同檔案時,應填寫查閱申請表,經相關領導批準后,到檔案管理部門查閱。查閱人員應遵守檔案查閱規定,不得泄露檔案內容。外部人員查閱合同檔案時,應持有合法有效的介紹信,并經公司領導批準。八、監督與考核(一)監督檢查公司應定期對訴訟合同管理情況進行監督檢查。監督檢查的內容包括合同簽訂、履行、訴訟處理、檔案管理等方面。通過監督檢查,及時發現問題,提出整改意見,并督促相關部門進行整改。(二)考核評價公司應建立訴訟合同管理考核評價機制,對各部門和相關人員的合同管理工作進行考核評價。考核評價的指標包括合同簽訂的規范性、合同履行的情況

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