訴訟合同管理暫行辦法一、引言在當今復雜多變的商業環境中，合同作為企業經濟活動的重要載體，對于明確各方權利義務、保障交易安全起著至關重要的作用。然而，由于各種原因，合同在履行過程中難免會出現糾紛，進而引發訴訟。為了更好地管理訴訟合同，降低法律風險，保障公司的合法權益，我們制定了本《訴訟合同管理暫行辦法》。希望大家認真學習并遵守本辦法的各項規定，共同為公司的穩定發展貢獻力量。二、適用范圍本辦法適用于公司及下屬各部門、分支機構在經營活動中簽訂的各類可能引發訴訟的合同。這里所說的合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、建設工程合同等。無論是與國內企業還是國外企業簽訂的合同，只要存在引發訴訟的可能性，都應按照本辦法進行管理。三、管理原則（一）合法合規原則我們鼓勵大家在簽訂和履行合同的過程中，嚴格遵守國家法律法規和行業標準。所有合同條款都應符合法律規定，不得違反強制性法律規定，否則可能會導致合同無效或承擔法律責任。例如，在簽訂勞動合同時，必須遵守《中華人民共和國勞動法》和《中華人民共和國勞動合同法》的相關規定，保障員工的合法權益。（二）風險防范原則希望大家樹立風險防范意識，在合同簽訂前充分評估合同可能帶來的法律風險，并采取相應的防范措施。比如，在簽訂大額買賣合同前，要對對方的信用狀況進行調查，了解其經營狀況、財務狀況等，避免與信用不佳的企業簽訂合同。同時，在合同條款中要明確約定違約責任、爭議解決方式等，以降低風險。（三）全程管理原則對訴訟合同的管理應貫穿于合同簽訂、履行、變更、終止的全過程。從合同的起草、審核、簽訂，到合同的履行監督、糾紛處理，每個環節都要進行嚴格管理。例如，在合同履行過程中，要及時跟蹤合同的執行情況，發現問題及時解決，避免問題擴大化。（四）保密原則在訴訟合同管理過程中，可能會涉及到公司的商業秘密、客戶信息等敏感內容。我們要求大家嚴格遵守保密制度，不得泄露這些信息。對于涉及保密內容的合同，要采取相應的保密措施，如限制接觸人員范圍、簽訂保密協議等。四、合同簽訂管理（一）合同起草在起草合同前，承辦部門應充分了解合同背景、交易目的、雙方權利義務等內容。我們鼓勵承辦部門在起草合同時，盡量使用公司的合同范本。如果沒有合適的范本，可以參考相關法律法規和行業慣例進行起草。合同條款應明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義的語言。例如，在約定付款方式時，要明確付款時間、付款金額、付款賬號等信息。（二）合同審核合同起草完成后，承辦部門應將合同草案提交給相關部門進行審核。審核部門包括法務部門、財務部門、業務部門等。法務部門主要審核合同的合法性、合規性，財務部門主要審核合同的財務條款，業務部門主要審核合同的業務條款。各審核部門應在規定的時間內完成審核，并提出審核意見。承辦部門應根據審核意見對合同進行修改完善。（三）合同簽訂經過審核通過的合同，由法定代表人或其授權代表簽訂。授權代表簽訂合同時，應持有合法有效的授權委托書。在簽訂合同前，要仔細核對對方的主體資格、簽約代表的身份等信息，確保合同的簽訂符合法律規定。同時，要注意合同的簽訂形式，如是否需要加蓋公章、是否需要簽字等。五、合同履行管理（一）履行監督合同簽訂后，承辦部門應負責合同的履行監督工作。要建立合同履行臺賬，記錄合同的履行情況，包括履行時間、履行內容、履行結果等。定期對合同履行情況進行檢查，發現問題及時解決。例如，如果對方未按照合同約定的時間付款，承辦部門應及時與對方溝通，了解原因，并要求對方盡快付款。（二）變更與解除在合同履行過程中，如果需要對合同進行變更或解除，承辦部門應及時與對方協商，并簽訂變更協議或解除協議。變更協議或解除協議的簽訂程序與合同簽訂程序相同。在變更或解除合同前，要充分評估變更或解除合同可能帶來的法律風險，并采取相應的防范措施。（三）證據收集在合同履行過程中，要注意收集和保存與合同有關的證據。證據包括合同文本、往來函件、送貨單、收貨單、發票等。這些證據對于解決合同糾紛具有重要作用。我們希望大家在日常工作中養成收集證據的習慣，確保在發生糾紛時能夠提供充分的證據支持自己的主張。六、訴訟管理（一）糾紛處理當合同履行過程中發生糾紛時，承辦部門應及時與對方進行溝通協商，盡量通過友好協商的方式解決糾紛。如果協商不成，需要通過訴訟方式解決糾紛的，承辦部門應及時將糾紛情況報告給法務部門。法務部門應組織相關人員對糾紛進行分析評估，制定訴訟策略。（二）訴訟代理在訴訟過程中，公司可以委托律師事務所代理訴訟。法務部門應負責選擇合適的律師事務所，并與律師事務所簽訂委托代理合同。委托代理合同應明確雙方的權利義務、代理費用等內容。承辦部門應積極配合律師的工作，提供相關證據和資料。（三）訴訟跟蹤在訴訟過程中，法務部門應及時跟蹤訴訟進展情況，向公司領導匯報訴訟情況。同時，要根據訴訟進展情況及時調整訴訟策略。在訴訟結束后，要對訴訟結果進行總結分析，吸取經驗教訓，為今后的合同管理提供參考。七、檔案管理（一）檔案收集合同簽訂、履行過程中形成的各種文件資料，包括合同文本、審核意見、往來函件、證據材料等，都應及時收集歸檔。承辦部門應負責收集本部門承辦合同的相關資料，并在合同履行完畢后及時移交給檔案管理部門。（二）檔案保管檔案管理部門應建立健全合同檔案管理制度，對合同檔案進行妥善保管。合同檔案應按照合同類別、時間順序等進行分類存放，便于查詢和使用。同時，要采取必要的保管措施，如防火、防潮、防蟲等，確保檔案的安全完整。（三）檔案查閱公司內部人員因工作需要查閱合同檔案時，應填寫查閱申請表，經相關領導批準后，到檔案管理部門查閱。查閱人員應遵守檔案查閱規定，不得泄露檔案內容。外部人員查閱合同檔案時，應持有合法有效的介紹信，并經公司領導批準。八、監督與考核（一）監督檢查公司應定期對訴訟合同管理情況進行監督檢查。監督檢查的內容包括合同簽訂、履行、訴訟處理、檔案管理等方面。通過監督檢查，及時發現問題，提出整改意見，并督促相關部門進行整改。（二）考核評價公司應建立訴訟合同管理考核評價機制，對各部門和相關人員的合同管理工作進行考核評價。考核評價的指標包括合同簽訂的規范性、合同履行的情況