自然基金費用管理辦法一、引言親愛的同事們，大家好！在我們的科研探索之路上，自然基金扮演著至關重要的角色。它為我們的創新想法提供資金支持，助力我們攻克一個又一個科學難題。然而，合理、規范地管理自然基金費用，不僅能夠確保每一筆資金都用在刀刃上，最大限度地發揮其科研價值，更是遵守法律法規以及行業標準的必然要求。今天，我們就一起來探討并制定一份自然基金費用管理辦法，希望大家認真閱讀，嚴格遵守，共同維護科研資金使用的公正性和高效性。二、適用范圍本辦法適用于公司/組織內所有依托自然基金開展的科研項目費用管理。無論是國家級自然基金，還是地方政府、企業等設立且與公司科研方向相關的自然基金項目，其費用管理都應遵循本辦法規定。三、基本原則1.合法合規性原則：自然基金費用管理必須嚴格遵守國家相關法律法規、財務制度以及自然基金管理機構的各項規定。每一筆費用的支出都要有明確的法律依據和合規手續，確保我們的科研活動在法律框架內有序進行。2.目標相關性原則：費用支出應緊密圍繞科研項目的研究目標和任務，與項目研究內容直接相關。只有這樣，才能保證資金精準投入到科研工作中，避免資金的浪費和濫用。3.經濟合理性原則：在滿足科研項目需要的前提下，要精打細算，合理安排經費支出。力求以最小的成本獲取最大的科研效益，避免不必要的開支和奢華消費。四、預算編制與審批1.預算編制要求項目負責人在申請自然基金項目時，應根據研究計劃和任務，按照自然基金管理機構規定的預算科目和要求，結合實際科研需要，認真、細致、科學地編制項目預算。預算編制應涵蓋項目研究過程中的各類直接費用和間接費用。直接費用包括設備費、材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、差旅費、會議費、國際合作與交流費、出版/文獻/信息傳播/知識產權事務費、勞務費、專家咨詢費等；間接費用主要用于補償公司/組織為項目研究提供的現有儀器設備及房屋、水、電、氣、暖等消耗，以及有關管理費用的補助支出等。在編制預算時，要對各項費用的支出標準、數量、單價等進行詳細說明和計算。對于設備費等大額支出，要提供購置必要性和合理性的論證。2.預算審批流程項目負責人完成預算編制后，提交所在部門進行初審。部門應組織相關專家或有經驗的科研人員，對預算的合理性、可行性進行審核，提出修改意見。項目負責人根據部門初審意見對預算進行修改完善后，提交公司/組織科研管理部門。科研管理部門會同財務部門對預算進行綜合審查。主要審查預算是否符合自然基金管理機構的要求，是否與項目研究內容和計劃相匹配，費用支出是否合規、合理等。經科研管理部門和財務部門審查通過的預算，報公司/組織主管領導審批。主管領導審批通過后，作為項目預算執行和監督的依據。同時，將最終預算按照要求報送自然基金管理機構備案。五、費用支出管理1.設備費設備購置應按照預算執行，確需調整設備預算的，應按照自然基金管理機構規定的程序辦理調整手續。購置設備時，要遵循“貨比三家”的原則，通過招標、詢價等方式選擇性價比高的產品和供應商。對于貴重儀器設備的購置，應組織專家進行論證，確保設備購置符合科研需求且具有較好的使用效益。設備采購合同簽訂應規范、嚴謹，明確設備的規格、型號、價格、交貨期、售后服務等條款。設備到貨后，應及時組織驗收，確保設備質量和數量符合合同要求。驗收合格后，按照財務規定辦理報銷手續。設備使用過程中，要建立健全設備使用管理制度，加強設備的維護保養，提高設備的利用率和使用壽命。對于閑置設備，要及時進行調劑或處置，避免資源浪費。2.材料費材料采購應根據項目研究實際需要進行，按照預算控制材料費用支出。采購材料時，要選擇有資質、信譽好的供應商。對于批量采購或金額較大的材料采購，建議簽訂采購合同。采購合同應明確材料的名稱、規格、數量、價格、質量標準、交貨方式等內容。材料入庫時，要進行嚴格的驗收，核對材料的數量、質量與采購合同是否一致。材料領用要建立相應的領用制度，嚴格按照研究任務需要領用材料，避免浪費和挪用。我們鼓勵項目組對材料進行合理的節約使用和循環利用，降低材料成本。對于多余的材料，應及時辦理退庫手續。3.測試化驗加工費項目研究過程中確需委托外單位進行測試化驗加工的，應選擇具備相應資質和良好信譽的單位，并簽訂委托合同。委托合同要明確測試化驗加工的內容、要求、價格、成果歸屬、保密條款等。委托費用應按照預算和合同約定支付，支付時需提供測試化驗加工報告、發票、合同等相關資料。財務部門要對委托費用的真實性、合理性進行審核，確保費用支出合規。希望大家在選擇測試化驗加工單位時，盡量選擇性價比高、服務質量好的單位，同時要加強對委托工作的跟蹤和管理，確保委托任務按時、高質量完成。4.燃料動力費燃料動力費是指項目研究過程中相關大型儀器設備、專用科學裝置等運行發生的可以單獨計量的水、電、氣、燃料消耗費用等。項目組應根據實際使用情況，合理核算燃料動力費用。對于能單獨計量的設備，要安裝計量表，準確記錄消耗情況。燃料動力費報銷時，需提供費用明細清單、發票等相關憑證。財務部門要對費用的合理性進行審核，防止不合理的費用支出。5.差旅費項目組成員因科研需要出差的，應按照公司/組織規定的差旅費標準執行。差旅費標準包括城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費等。出差前應填寫出差審批單，明確出差事由、目的地、時間、人數等信息，經所在部門負責人和項目負責人審批同意后，方可出差。城市間交通費應選擇經濟、便捷的交通工具，按照規定標準報銷。住宿費應在規定的限額標準內憑發票據實報銷。伙食補助費和市內交通費按照規定的定額標準發放，原則上不再報銷相關餐飲和市內交通費用。希望大家在出差過程中，嚴格遵守差旅費標準，厲行節約，避免不必要的開支。同時，要妥善保管好出差相關的票據，以便及時報銷。6.會議費項目組因科研需要召開會議的，應按照預算控制會議費用支出，并提前制定會議計劃。會議計劃應包括會議名稱、主要內容、會議時間、地點、參會人數、會議議程、費用預算等。會議應盡量精簡，控制會議規模和時間，節約會議費用。會議場所應選擇經濟實惠、符合會議要求的地方，提倡采用視頻會議等形式，降低會議成本。會議費用報銷時，需提供會議通知、會議議程、參會人員簽到表、發票等相關資料。財務部門要對會議費用的真實性、合理性進行審核，對超標準、超范圍的費用不予報銷。7.國際合作與交流費項目開展國際合作與交流活動應符合國家外事管理規定和項目任務要求，按照預算嚴格控制費用支出。項目組成員出國（境）參加國際學術會議、合作研究等活動，應提前辦理出國（境）審批手續，明確出國（境）事由、目的地、時間、任務等內容。審批通過后方可成行。國際合作與交流費用報銷時，需提供出國（境）審批表、邀請函、護照（簽證）、往返機票、費用發票等相關資料。費用標準按照國家和公司/組織規定執行，不得擅自提高標準或擴大開支范圍。我們鼓勵項目組積極開展有成效的國際合作與交流活動，但也要注意遵守相關規定，合理安排費用，確保活動取得實效。8.出版/文獻/信息傳播/知識產權事務費此費用主要用于項目研究過程中需要支付的出版費、資料費、文獻檢索費、專業通信費、專利申請及其他知識產權事務費用等。出版費用應按照相關規定和預算執行，選擇正規的出版機構，確保出版質量。文獻檢索和資料購買要根據研究需要合理安排，避免重復購買和不必要的支出。專利申請及其他知識產權事務費用要合理合規，要對知識產權事務進行有效管理，提高知識產權的質量和效益。費用報銷時，需提供相關發票、合同等資料。9.勞務費勞務費是指在項目研究過程中支付給項目組成員中沒有工資性收入的相關人員（如在校研究生、博士后等）和臨時聘用人員的勞務費用，以及支付給臨時聘請的咨詢專家的費用。發放勞務費時，要嚴格按照預算控制支出，明確勞務人員的工作內容、工作時間、勞務標準等。臨時聘用人員應簽訂勞務合同或協議，明確雙方的權利和義務。勞務費發放應通過銀行轉賬方式進行，不得發放現金。發放時需提供勞務人員簽字確認的勞務清單或銀行轉賬記錄等相關資料。財務部門要對勞務費發放的真實性、合理性進行審核，防止虛列勞務費用。10.專家咨詢費專家咨詢費是指在項目研究過程中支付給臨時聘請的咨詢專家的費用。咨詢專家應是與項目研究相關領域的具有較高專業水平和豐富實踐經驗的人員。專家咨詢費標準應按照國家相關規定執行，不得擅自提高標準。咨詢活動應明確咨詢內容、時間、專家姓名、職稱等信息，并填寫專家咨詢費發放表。專家咨詢費發放應通過銀行轉賬方式進行，不得發放現金。發放時需提供專家簽字確認的咨詢費發放表、專家身份證明等相關資料。財務部門要對專家咨詢費發放的合規性進行審核，確保費用支出合理。六、間接費用管理1.間接費用提取：間接費用按照自然基金管理機構規定的比例提取，納入公司/組織財務統一管理，統籌用于科研活動的間接成本補償和績效支出。2.間接費用使用：間接費用中的績效支出，應根據項目研究進度和完成質量，在對項目組進行績效考核后，按照考核結果發放給項目組成員。發放時要遵循公平、公正、合理的原則，體現多勞多得、優績優酬。間接費用中的其他費用，主要用于公司/組織為項目研究提供的現有儀器設備及房屋、水、電、氣、暖等消耗，以及有關管理費用的補助支出等，要合理安排使用，確保公司/組織科研活動的正常開展。七、預算調整1.預算調整情形：項目預算一般不予調整。確因研究內容和研究計劃調整等原因需要調整預算的，應按照以下情形辦理。項目預算總額調整，以及設備費、國際合作與交流費、勞務費、專家咨詢費預算調整，應報自然基金管理機構審批。除上述預算科目外，其他預算科目的調整，項目負責人可根據實際需要提出申請，經所在部門審核同意后，報公司/組織科研管理部門和財務部門審批。2.預算調整程序：項目負責人提出預算調整申請，詳細說明調整理由、調整內容和調整金額等。按照上述審批權限，分別報相關部門或自然基金管理機構審批。經批準后，按照調整后的預算執行。八、報銷管理1.報銷憑證要求：費用報銷必須提供真實、合法、有效的原始憑證。原始憑證應包括發票、財政監制的行政事業性收費收據、合同協議、驗收報告、費用明細清單等相關資料。發票應加蓋發票專用章，填寫內容完整、清晰，不得涂改、挖補。自制原始憑證應具備憑證名稱、日期、業務內容、數量、金額、經辦人簽名等要素。2.報銷審批流程：項目組成員報銷費用時，應填寫費用報銷單，注明費用所屬項目、報銷金額、費用用途等信息，并將相關原始憑證粘貼整齊。報銷單先由項目負責人簽字審核，確認費用支出與項目研究相關且符合預算規定。然后提交所在部門負責人審批，部門負責人主要審查費用支出是否符合部門管理規定。最后，報財務部門審核。財務部門重點審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性，以及費用支出是否符合預算、是否符合財務制度規定等。審核通過后，按照財務流程辦理報銷付款手續。3.報銷時間限制：項目組成員應在費用發生后及時辦理報銷手續，原則上應在費用發生之日起[X]個月內報銷。因特殊原因未能及時報銷的，應向財務部門說明情況并經同意。逾期未報銷的，財務部門有權拒絕辦理。九、監督與檢查1.內部監督：公司/組織科研管理部門和財務部門要加強對自然基金項目費用的日常監督管理。定期對項目預算執行情況、費用支出情況進行檢查，發現問題及時督促項目組整改。同時，要建立健全內部審計制度，定期對自然基金項目進行內部審計，審計內容包括費用支出的合規性、預算執行的準確性、財務核算的規范性等。內部審計結果作為項目績效評價和后續項目申報的重要依據。2.外部監督：積極配合