小型項目采購管理辦法一、前言在公司日常運營中，小型項目采購活動頻繁發生。這些采購雖規模相對較小，但卻對項目的順利推進、成本控制以及整體效益有著重要影響。為了規范小型項目采購流程，確保采購活動合法合規、高效透明，同時保障公司利益，我們特制定本管理辦法。希望大家認真學習并遵循本辦法，共同營造良好的采購環境，推動公司各項小型項目順利開展。二、適用范圍本辦法適用于公司內預算金額在[X]元以下的各類小型項目采購活動，包括但不限于辦公用品采購、小型設備購置、服務類采購（如小型廣告設計、簡單的軟件定制等）。三、采購原則1.合法性原則：所有采購活動必須嚴格遵守國家相關法律法規以及行業標準，確保采購流程和合同條款合法有效。我們鼓勵大家在采購過程中積極了解法律法規要求，如有疑問及時咨詢公司法務部門。2.公平公正原則：對待所有供應商應一視同仁，不得因供應商規模、地域、關系等因素而有所偏袒。在采購過程中，要確保競爭的公平性，為所有供應商提供平等的機會。希望大家秉持公正態度，客觀評價供應商。3.效益原則：在滿足項目需求的前提下，追求性價比最優，注重采購成本與項目效益的平衡。通過合理的采購策略，降低采購成本，提高資金使用效率。4.誠實守信原則：無論是與供應商溝通，還是簽訂合同等環節，都要保持誠實守信，履行承諾，維護公司良好的商業信譽。四、職責分工1.需求部門負責提出采購需求，詳細說明采購物品或服務的規格、數量、質量要求、交付時間等關鍵信息。在提出需求前，應進行充分的內部溝通和調研，確保需求明確合理。參與供應商的選擇和評估工作，從使用角度對供應商提供的產品或服務提出意見和建議。負責采購物品的驗收工作，確保所采購的物品或服務符合需求標準。2.采購部門制定和執行小型項目采購計劃，根據需求部門的要求，選擇合適的采購方式，組織采購活動。收集、整理和更新供應商信息，建立和維護供應商庫。對供應商進行初步篩選和評估，推薦合格供應商供需求部門選擇。負責采購合同的起草、談判、簽訂以及跟進合同執行情況，協調解決采購過程中出現的問題。定期對采購工作進行總結和分析，優化采購流程，降低采購成本。3.財務部門負責審核采購預算，確保采購活動在預算范圍內進行。對采購資金的使用進行監督和管理，按照合同約定及時支付貨款。參與采購合同的審核，重點關注合同中的付款條款、稅務條款等財務相關內容，防范財務風險。4.法務部門為采購活動提供法律咨詢和支持，確保采購流程和合同符合法律法規要求。審核采購合同，對合同條款的合法性、完整性、準確性進行把關，防范法律風險。在合同履行過程中，提供必要的法律指導和協助處理法律糾紛。五、采購流程1.采購需求申請需求部門填寫《小型項目采購需求申請表》，詳細描述采購物品或服務的名稱、規格型號、數量、預計采購金額、需求時間等內容，并說明采購的必要性和用途。需求部門負責人對申請表進行審核簽字，確認需求的合理性和準確性。對于涉及金額較大或重要的采購需求，需提交部門分管領導審批。2.采購計劃制定采購部門收到經審批的《小型項目采購需求申請表》后，根據需求情況和公司采購政策，制定采購計劃。采購計劃應包括采購方式、預計采購時間、供應商選擇范圍等內容。如果是緊急采購需求，采購部門應優先處理，并在采購計劃中注明緊急原因和預計完成時間，確保項目不受影響。3.供應商選擇采購部門從供應商庫中篩選出符合采購需求的潛在供應商，也可通過網絡搜索、行業推薦等方式拓展供應商渠道。向潛在供應商發送《采購詢價單》，要求供應商提供產品或服務的報價、技術參數、交貨期、付款方式等信息。采購部門組織需求部門等相關人員對供應商的報價和提供的資料進行綜合評估，評估內容包括價格、質量、信譽、售后服務等方面?？梢圆捎么蚍种苹蚣w討論的方式確定最終的供應商。在選擇供應商過程中，我們鼓勵大家積極發掘優質供應商，同時關注供應商的可持續發展能力，建立長期穩定的合作關系。4.采購合同簽訂確定供應商后，采購部門負責起草采購合同。合同內容應包括雙方當事人信息、采購標的、數量、質量標準、價格、交貨方式、交貨時間、付款方式、違約責任、爭議解決方式等條款。采購合同起草完成后，依次提交財務部門和法務部門審核。財務部門重點審核付款條款、稅務條款等財務相關內容，法務部門審核合同的合法性和完整性。根據財務和法務部門的審核意見，采購部門與供應商進行合同條款的溝通和協商，達成一致后由雙方授權代表簽字蓋章，正式簽訂合同。5.采購執行與跟進采購部門按照合同約定，跟進供應商的生產或服務進度，確保供應商按時交付。在過程中，如發現供應商可能無法按時交付或出現其他問題，應及時與供應商溝通協調，并將情況告知需求部門。供應商交付貨物或提供服務時，采購部門通知需求部門進行驗收。需求部門按照合同約定的質量標準和驗收方法對采購物品或服務進行驗收，填寫《采購驗收單》。如驗收合格，需求部門負責人簽字確認；如驗收不合格，采購部門應及時與供應商聯系，要求其采取整改措施或重新交付。6.采購付款財務部門根據采購合同和驗收合格的《采購驗收單》，按照合同約定的付款方式和時間安排付款。付款前，應審核供應商提供的發票等相關憑證是否合規。對于分期付款的采購項目，采購部門應跟蹤每一期付款的執行情況，確保付款與合同履行進度相匹配。六、采購方式1.直接采購適用于采購金額較小（一般指[X]元以下）、市場供應充足且價格相對穩定的通用類物品或服務，或者是公司長期合作、信譽良好且價格合理的特定供應商提供的產品或服務。直接采購由采購部門與供應商直接協商確定采購價格、交貨方式等條款，無需進行復雜的詢價和比較流程，但仍需填寫相關采購申請和審批表格，確保采購活動的合規性。2.詢價采購對于采購金額適中（一般指[X][X]元之間），有多家供應商可供選擇的項目，采用詢價采購方式。采購部門向至少三家符合要求的供應商發出《采購詢價單》，要求供應商在規定時間內報價。收到報價后，采購部門組織相關人員對各供應商的報價、產品質量、售后服務等進行綜合比較和分析，選擇性價比最優的供應商作為成交對象。3.競爭性談判采購當采購項目技術復雜、需求不確定，或者市場競爭不充分，通過詢價方式難以確定合適供應商時，可采用競爭性談判采購方式。采購部門成立談判小組，制定談判文件，明確采購需求、技術規格、談判程序、評定成交標準等內容。邀請不少于三家供應商參加談判，談判小組與供應商逐一進行談判，在滿足采購需求的前提下，通過多輪談判確定最終的供應商和成交價格。七、供應商管理1.供應商準入有意向與公司合作的供應商需填寫《供應商登記表》，提供公司營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證（或三證合一的營業執照）、產品或服務介紹、業績證明、聯系方式等相關資料。采購部門對供應商提交的資料進行初步審核，審核通過后，組織需求部門、質量部門等相關人員對供應商進行實地考察（對于小型、常規采購項目，也可通過電話、網絡等方式進行調查了解），考察內容包括供應商的生產規模、技術實力、質量管理體系、售后服務能力等方面。根據考察結果，由采購部門牽頭，組織相關部門進行綜合評估，確定是否將該供應商納入公司供應商庫。2.供應商評價定期（每半年或一年）對供應商進行評價，評價內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作態度等方面。評價方式可以采用問卷調查、實地考察、數據分析等多種形式。需求部門、采購部門等相關部門根據日常合作情況對供應商進行打分評價，采購部門匯總各部門評價結果，形成《供應商評價報告》。根據評價結果，對供應商進行分類管理。對于評價優秀的供應商，在后續采購項目中可給予優先合作、增加采購份額等獎勵；對于評價較差的供應商，視情況進行警告、減少采購份額或取消合作資格等處理。3.供應商溝通與合作采購部門應與供應商保持定期溝通，及時了解供應商的生產經營狀況、產品或服務改進情況等信息，同時向供應商反饋公司的采購需求和意見建議。鼓勵供應商積極參與公司的采購項目改進工作，共同探討降低成本、提高質量的方法和措施。對于提出有價值建議并取得良好效果的供應商，公司將給予適當的獎勵。八、檔案管理1.采購檔案內容采購活動過程中形成的各類文件資料均應納入采購檔案管理，包括《小型項目采購需求申請表》、采購計劃、《采購詢價單》、供應商報價資料、供應商考察報告、采購合同、《采購驗收單》、發票、付款憑證等。2.檔案整理與保管采購部門負責采購檔案的整理和歸檔工作，按照采購項目進行分類，確保檔案資料的完整性和準確性。每一個采購項目的檔案應單獨裝訂成冊，并編制目錄。采購檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規定執行，一般不少于[X]年。對于涉及重要項目或合同糾紛等特殊情況的檔案，應適當延長保存期限。九、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對小型項目采購活動進行審計監督，審計內容包括采購流程的合規性、采購合同的執行情況、供應商選擇的合理性、采購成本控制等方面。內部審計部門在審計過程中如發現問題，應及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。對于違規行為，按照公司相關規定進行處理。2.日常監督檢查采購部門和需求部門應加強對采