招商集團合同管理辦法一、引言在招商集團日常的業務運營中，合同作為規范各方權利義務的重要法律文件，貫穿于各項商業活動的始終。從項目的洽談合作，到資源的采購供應，再到服務的提供與接受，合同無處不在。一份嚴謹、規范的合同不僅能夠保障集團的合法權益，確保交易的順利進行，還能有效預防和化解潛在的法律風險。隨著集團業務的不斷拓展和多元化發展，合同管理的重要性愈發凸顯。為了進一步加強合同管理，提高合同質量，依據國家相關法律法規以及行業通行標準，結合招商集團實際運營情況，特制定本合同管理辦法。希望大家認真學習并嚴格遵守本辦法，共同維護集團的利益，促進集團業務的穩健發展。二、適用范圍本辦法適用于招商集團及其下屬各子公司、分公司在經營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、建設工程合同、服務合同、借款合同、擔保合同等。無論是集團總部直接簽訂的合同，還是下屬機構以自身名義簽訂的合同，均應按照本辦法的規定進行管理。三、合同管理原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、轉讓、終止等活動必須符合國家法律法規的規定，不得違反法律的強制性規定，確保合同的法律效力。我們鼓勵大家在合同管理過程中，始終將合法性作為首要考量因素，遇到法律疑問及時咨詢集團法務部門。2.全面性原則：合同管理應涵蓋合同從起草、審核、簽訂、履行到歸檔的全過程，對合同涉及的各個環節進行全面把控，確保合同管理無死角。希望大家在日常工作中，注重合同管理流程的完整性，不要忽視任何一個環節。3.審慎性原則：在合同簽訂前，應對合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行充分的調查和評估，對合同條款進行仔細審查，審慎對待合同中的每一項權利義務，避免因疏忽大意而給集團帶來損失。4.效率性原則：在確保合同質量和風險可控的前提下，優化合同管理流程，提高合同審批和流轉效率，以適應市場變化和業務發展的需要。我們希望各部門之間能夠密切配合，協同推進合同管理工作，避免因流程繁瑣而影響業務進展。四、合同管理職責分工1.業務部門作為合同的發起部門，負責合同相對方的初步篩選和考察，收集對方的相關資質證明、信用信息等資料，對其主體資格和履約能力進行初步評估。根據業務需求起草合同文本，確保合同條款能夠準確反映業務內容和雙方的權利義務關系。起草過程中，應充分考慮業務實際情況和可能出現的風險，并在合同中設置相應的防范措施。在合同簽訂前，負責組織本部門內部對合同草案進行討論和審核，確保合同內容符合本部門的業務要求和管理規定。負責合同的履行，跟蹤合同執行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題，并按照合同約定及時辦理結算等相關手續。如發現合同相對方存在違約行為或可能影響合同履行的重大事項，應及時向本部門負責人和法務部門報告。合同履行完畢后，負責整理合同相關資料，按照檔案管理規定及時移交歸檔。2.法務部門負責對合同進行法律審核，重點審查合同的合法性、合規性，包括合同主體資格、合同條款的法律效力、爭議解決條款等方面，確保合同不存在法律漏洞和風險。為業務部門提供合同相關的法律咨詢服務，解答業務人員在合同起草、審核、履行過程中遇到的法律問題，提供專業的法律意見和建議。參與重大合同的談判和起草工作，從法律角度對合同條款進行把關，協助業務部門制定合理的合同框架和條款，維護集團的合法權益。定期對集團合同管理情況進行檢查和評估，對發現的問題提出改進意見和建議，推動合同管理制度的不斷完善。負責處理與合同相關的法律糾紛，代表集團參與仲裁、訴訟等法律程序，維護集團的合法權益。3.財務部門負責對合同中的財務條款進行審核，包括合同價款、結算方式、付款期限、稅務條款等，確保合同的財務安排合理、合規，符合集團財務管理規定。根據合同約定和業務部門的付款申請，辦理合同款項的支付手續，并對合同款項的收支情況進行核算和監督，確保合同款項的收付準確、及時。參與重大合同的財務評估工作，對合同的經濟效益進行分析和預測，為集團決策提供財務依據。4.其他相關部門：根據各自職責和業務范圍，對合同涉及的相關專業內容進行審核，提供專業意見和建議，協助業務部門完善合同條款。例如，技術部門對涉及技術服務、技術轉讓等合同中的技術條款進行審核；審計部門對合同的合規性和效益性進行審計監督等。五、合同的訂立1.合同相對方的選擇與審查業務部門在選擇合同相對方時，應遵循公開、公平、公正的原則，通過招標、競爭性談判、詢價等方式，選擇具有良好信譽、較強履約能力的合作伙伴。在確定合同相對方后，業務部門應要求對方提供營業執照、資質證書、法定代表人身份證明、授權委托書等相關證明文件，并對其真實性、合法性進行審查。同時，通過信用查詢平臺、行業協會等渠道，了解對方的信用狀況和經營情況，評估其履約能力。對于重大合同或與新合作方簽訂的合同，業務部門可組織法務、財務等相關部門對合同相對方進行實地考察，進一步核實其生產經營狀況、技術實力、管理水平等情況，確保合作方具備履行合同的能力。2.合同文本的起草合同文本原則上應由業務部門起草。業務部門應根據業務實際情況和相關法律法規的要求，參照集團制定的合同示范文本進行起草。如果沒有適用的示范文本，業務部門應在起草過程中充分考慮合同的完整性、準確性和可操作性，確保合同條款能夠清晰界定雙方的權利義務關系，明確違約責任和爭議解決方式。合同起草過程中，業務部門應與法務、財務等相關部門保持溝通，充分聽取他們的意見和建議。對于涉及專業技術、商務條款等方面的內容，業務部門應組織相關專業人員進行討論和論證，確保合同條款符合專業要求和業務實際。合同文本應使用規范的語言文字，表述準確、清晰，避免使用模糊、歧義性的詞語。合同條款應邏輯嚴謹，層次分明，條款之間相互銜接，避免出現矛盾或漏洞。3.合同的審核與審批合同起草完成后，業務部門應首先進行內部審核，由部門負責人組織本部門相關人員對合同草案進行討論和審核，重點審查合同內容是否符合業務要求、合同條款是否完善、風險防范措施是否到位等。內部審核通過后，業務部門將合同草案連同相關資料提交法務部門進行法律審核。法務部門收到合同草案后，應在規定的時間內完成法律審核工作。審核內容包括合同主體資格是否合法、合同條款是否符合法律法規的規定、合同的法律效力是否存在瑕疵、爭議解決條款是否合理等。法務部門應出具書面的法律審核意見，對合同中存在的法律問題提出修改建議。財務部門對合同中的財務條款進行審核，重點審查合同價款的合理性、結算方式的可行性、付款期限的合規性、稅務條款的準確性等。財務部門應出具書面的財務審核意見，對合同中存在的財務問題提出修改建議。其他相關部門根據各自職責對合同涉及的專業內容進行審核，并出具書面審核意見。業務部門根據各部門的審核意見對合同草案進行修改完善后，提交集團領導審批。審批流程按照集團相關規定執行。對于重大合同或涉及金額較大的合同，集團領導可組織相關部門進行專題討論和審議，確保合同的簽訂符合集團的戰略規劃和利益。4.合同的簽訂合同經審批通過后，由業務部門負責與合同相對方簽訂合同。簽訂合同前，業務部門應再次核對合同文本與審批通過的版本是否一致，確保合同內容準確無誤。合同簽訂應采用書面形式，由雙方法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章或合同專用章。授權代表簽訂合同的，應出具法定代表人授權委托書。授權委托書應明確授權范圍、授權期限等內容。合同簽訂時，應確保合同文本的份數符合雙方的需要，并在合同中明確約定合同的生效條件和生效時間。一般情況下，合同自雙方簽字（蓋章）之日起生效。如果合同約定了生效條件或生效時間，應按照合同約定執行。六、合同的履行1.合同履行的跟蹤與監督業務部門作為合同履行的主要責任部門，應建立合同履行臺賬，對合同的履行情況進行詳細記錄，包括合同簽訂日期、合同相對方、合同標的、履行期限、履行進度、付款情況等信息。業務部門應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同履行的動態，發現問題及時解決。對于重大合同或履行期限較長的合同，業務部門應制定詳細的履行計劃，并按照計劃推進合同的履行。法務部門和財務部門應定期對合同履行情況進行監督檢查，重點檢查合同履行是否符合法律法規的規定、合同款項的收付是否及時準確、合同履行過程中是否存在法律風險等。發現問題應及時向業務部門提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.合同變更與轉讓合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容，業務部門應及時與合同相對方進行協商，并就變更事項達成書面協議。變更協議應按照合同簽訂的審批程序進行審核和審批。未經審批，不得擅自變更合同內容。合同的轉讓應嚴格按照法律法規的規定進行。業務部門如需轉讓合同權利或義務，應事先征得合同相對方的同意，并按照合同簽訂的審批程序進行審核和審批。轉讓協議應明確轉讓的內容、轉讓的價格、轉讓后的權利義務等事項。3.合同的中止與終止合同履行過程中，如出現法定或約定的中止情形，業務部門應及時通知合同相對方，并采取相應的措施防止損失的擴大。中止情形消失后，業務部門應及時恢復合同的履行。合同履行完畢或出現法定、約定的終止情形，合同即告終止。業務部門應及時與合同相對方辦理合同終止手續，清理合同項下的債權債務，并將合同終止情況及時通知法務部門和財務部門。七、合同糾紛的處理1.糾紛的預防與預警業務部門在合同履行過程中，應加強對合同相對方的履約情況的監測，及時發現潛在的糾紛隱患。如發現合同相對方存在違約行為或可能出現違約的跡象，應及時采取措施進行溝通協商，爭取通過友好方式解決問題，避免糾紛的擴大化。法務部門應定期對集團合同履行情況進行分析評估，總結合同糾紛的特點和規律，提出針對性的預防措施和建議，為業務部門提供法律風險預警服務。2.糾紛的處理程序合同糾紛發生后，業務部門應及時向本部門負責人和法務部門報告，并提供相關的合同文本、履行記錄、往來函件等資料。法務部門應立即對糾紛情況進行調查了解，分析糾紛產生的原因，評估糾紛可能給集團帶來的影響。法務部門應根據糾紛的具體情況，制定糾紛處理方案。處理方案應包括糾紛的處理原則、處理方式、處理期限等內容。處理方式可以包括協商、調解、仲裁、訴訟等。在選擇處理方式時，應綜合考慮糾紛的性質、金額、復雜程度、對方的態度等因素，選擇最有利于維護集團利益的方式。業務部門應積極配合法務部門處理合同糾紛，提供必要的支持和協助。在糾紛處理過程中，業務部門應按照法務部門的要求，收集、整理相關證據材料，并及時與合同相對方進行溝通協商。糾紛處理過程中，如需要與合同相對方簽訂和解協議、調解協議等法律文件，應按照合同簽訂的審批程序進行審核和審批。協議簽訂后，業務部門應負責監督協議的履行情況，確保集團的合法權益得到有效維護。糾紛處理結束后，法務部門應及時對糾紛處理情況進行總結評估，分析糾紛產生的原因，總結經驗教訓，提出改進措施和建議，形成書面報告提交集團領導和相關部門。八、合同檔案管理1.檔案的收集與整理合同履行完畢后，業務部門應及時將合同相關資料進行收集整理，包括合同文本、審批文件、往來函件、履行記錄、結算憑證等。收集的資料應齊全、完整，能夠真實反映合同的簽訂、履行和終結過程。業務部門應按照檔案管理的要求，對收集的合同資料進行分類整理，編制目錄清單，并按照一定的順序進行裝訂成冊。整理后的合同檔案應便于查閱和保管。2.檔案的移交與保管業務部門整理好合同檔案后，應及時移交集團檔案管理部門進行保管。移交時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。檔案管理部門應建立合同檔案臺賬，對合同檔案的接收、保管、查閱等情況進行詳細記錄。檔案管理部門應按照檔案管理的相關規定，為合同檔案提供適宜的保管條件，確保檔案的安全和完整。對電子合同檔案，應采取有效的存儲和備份措施，防止數據丟失或損壞。3.檔案的查閱與利用集團內部人員因工作需要查閱合同檔案的，