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文檔簡介
招商集團合同管理辦法一、引言在招商集團日常的業務運營中,合同作為規范各方權利義務的重要法律文件,貫穿于各項商業活動的始終。從項目的洽談合作,到資源的采購供應,再到服務的提供與接受,合同無處不在。一份嚴謹、規范的合同不僅能夠保障集團的合法權益,確保交易的順利進行,還能有效預防和化解潛在的法律風險。隨著集團業務的不斷拓展和多元化發展,合同管理的重要性愈發凸顯。為了進一步加強合同管理,提高合同質量,依據國家相關法律法規以及行業通行標準,結合招商集團實際運營情況,特制定本合同管理辦法。希望大家認真學習并嚴格遵守本辦法,共同維護集團的利益,促進集團業務的穩健發展。二、適用范圍本辦法適用于招商集團及其下屬各子公司、分公司在經營活動中簽訂的各類合同,包括但不限于買賣合同、租賃合同、建設工程合同、服務合同、借款合同、擔保合同等。無論是集團總部直接簽訂的合同,還是下屬機構以自身名義簽訂的合同,均應按照本辦法的規定進行管理。三、合同管理原則1.合法性原則:合同的簽訂、履行、變更、轉讓、終止等活動必須符合國家法律法規的規定,不得違反法律的強制性規定,確保合同的法律效力。我們鼓勵大家在合同管理過程中,始終將合法性作為首要考量因素,遇到法律疑問及時咨詢集團法務部門。2.全面性原則:合同管理應涵蓋合同從起草、審核、簽訂、履行到歸檔的全過程,對合同涉及的各個環節進行全面把控,確保合同管理無死角。希望大家在日常工作中,注重合同管理流程的完整性,不要忽視任何一個環節。3.審慎性原則:在合同簽訂前,應對合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行充分的調查和評估,對合同條款進行仔細審查,審慎對待合同中的每一項權利義務,避免因疏忽大意而給集團帶來損失。4.效率性原則:在確保合同質量和風險可控的前提下,優化合同管理流程,提高合同審批和流轉效率,以適應市場變化和業務發展的需要。我們希望各部門之間能夠密切配合,協同推進合同管理工作,避免因流程繁瑣而影響業務進展。四、合同管理職責分工1.業務部門作為合同的發起部門,負責合同相對方的初步篩選和考察,收集對方的相關資質證明、信用信息等資料,對其主體資格和履約能力進行初步評估。根據業務需求起草合同文本,確保合同條款能夠準確反映業務內容和雙方的權利義務關系。起草過程中,應充分考慮業務實際情況和可能出現的風險,并在合同中設置相應的防范措施。在合同簽訂前,負責組織本部門內部對合同草案進行討論和審核,確保合同內容符合本部門的業務要求和管理規定。負責合同的履行,跟蹤合同執行情況,及時協調解決合同履行過程中出現的問題,并按照合同約定及時辦理結算等相關手續。如發現合同相對方存在違約行為或可能影響合同履行的重大事項,應及時向本部門負責人和法務部門報告。合同履行完畢后,負責整理合同相關資料,按照檔案管理規定及時移交歸檔。2.法務部門負責對合同進行法律審核,重點審查合同的合法性、合規性,包括合同主體資格、合同條款的法律效力、爭議解決條款等方面,確保合同不存在法律漏洞和風險。為業務部門提供合同相關的法律咨詢服務,解答業務人員在合同起草、審核、履行過程中遇到的法律問題,提供專業的法律意見和建議。參與重大合同的談判和起草工作,從法律角度對合同條款進行把關,協助業務部門制定合理的合同框架和條款,維護集團的合法權益。定期對集團合同管理情況進行檢查和評估,對發現的問題提出改進意見和建議,推動合同管理制度的不斷完善。負責處理與合同相關的法律糾紛,代表集團參與仲裁、訴訟等法律程序,維護集團的合法權益。3.財務部門負責對合同中的財務條款進行審核,包括合同價款、結算方式、付款期限、稅務條款等,確保合同的財務安排合理、合規,符合集團財務管理規定。根據合同約定和業務部門的付款申請,辦理合同款項的支付手續,并對合同款項的收支情況進行核算和監督,確保合同款項的收付準確、及時。參與重大合同的財務評估工作,對合同的經濟效益進行分析和預測,為集團決策提供財務依據。4.其他相關部門:根據各自職責和業務范圍,對合同涉及的相關專業內容進行審核,提供專業意見和建議,協助業務部門完善合同條款。例如,技術部門對涉及技術服務、技術轉讓等合同中的技術條款進行審核;審計部門對合同的合規性和效益性進行審計監督等。五、合同的訂立1.合同相對方的選擇與審查業務部門在選擇合同相對方時,應遵循公開、公平、公正的原則,通過招標、競爭性談判、詢價等方式,選擇具有良好信譽、較強履約能力的合作伙伴。在確定合同相對方后,業務部門應要求對方提供營業執照、資質證書、法定代表人身份證明、授權委托書等相關證明文件,并對其真實性、合法性進行審查。同時,通過信用查詢平臺、行業協會等渠道,了解對方的信用狀況和經營情況,評估其履約能力。對于重大合同或與新合作方簽訂的合同,業務部門可組織法務、財務等相關部門對合同相對方進行實地考察,進一步核實其生產經營狀況、技術實力、管理水平等情況,確保合作方具備履行合同的能力。2.合同文本的起草合同文本原則上應由業務部門起草。業務部門應根據業務實際情況和相關法律法規的要求,參照集團制定的合同示范文本進行起草。如果沒有適用的示范文本,業務部門應在起草過程中充分考慮合同的完整性、準確性和可操作性,確保合同條款能夠清晰界定雙方的權利義務關系,明確違約責任和爭議解決方式。合同起草過程中,業務部門應與法務、財務等相關部門保持溝通,充分聽取他們的意見和建議。對于涉及專業技術、商務條款等方面的內容,業務部門應組織相關專業人員進行討論和論證,確保合同條款符合專業要求和業務實際。合同文本應使用規范的語言文字,表述準確、清晰,避免使用模糊、歧義性的詞語。合同條款應邏輯嚴謹,層次分明,條款之間相互銜接,避免出現矛盾或漏洞。3.合同的審核與審批合同起草完成后,業務部門應首先進行內部審核,由部門負責人組織本部門相關人員對合同草案進行討論和審核,重點審查合同內容是否符合業務要求、合同條款是否完善、風險防范措施是否到位等。內部審核通過后,業務部門將合同草案連同相關資料提交法務部門進行法律審核。法務部門收到合同草案后,應在規定的時間內完成法律審核工作。審核內容包括合同主體資格是否合法、合同條款是否符合法律法規的規定、合同的法律效力是否存在瑕疵、爭議解決條款是否合理等。法務部門應出具書面的法律審核意見,對合同中存在的法律問題提出修改建議。財務部門對合同中的財務條款進行審核,重點審查合同價款的合理性、結算方式的可行性、付款期限的合規性、稅務條款的準確性等。財務部門應出具書面的財務審核意見,對合同中存在的財務問題提出修改建議。其他相關部門根據各自職責對合同涉及的專業內容進行審核,并出具書面審核意見。業務部門根據各部門的審核意見對合同草案進行修改完善后,提交集團領導審批。審批流程按照集團相關規定執行。對于重大合同或涉及金額較大的合同,集團領導可組織相關部門進行專題討論和審議,確保合同的簽訂符合集團的戰略規劃和利益。4.合同的簽訂合同經審批通過后,由業務部門負責與合同相對方簽訂合同。簽訂合同前,業務部門應再次核對合同文本與審批通過的版本是否一致,確保合同內容準確無誤。合同簽訂應采用書面形式,由雙方法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章或合同專用章。授權代表簽訂合同的,應出具法定代表人授權委托書。授權委托書應明確授權范圍、授權期限等內容。合同簽訂時,應確保合同文本的份數符合雙方的需要,并在合同中明確約定合同的生效條件和生效時間。一般情況下,合同自雙方簽字(蓋章)之日起生效。如果合同約定了生效條件或生效時間,應按照合同約定執行。六、合同的履行1.合同履行的跟蹤與監督業務部門作為合同履行的主要責任部門,應建立合同履行臺賬,對合同的履行情況進行詳細記錄,包括合同簽訂日期、合同相對方、合同標的、履行期限、履行進度、付款情況等信息。業務部門應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查,及時掌握合同履行的動態,發現問題及時解決。對于重大合同或履行期限較長的合同,業務部門應制定詳細的履行計劃,并按照計劃推進合同的履行。法務部門和財務部門應定期對合同履行情況進行監督檢查,重點檢查合同履行是否符合法律法規的規定、合同款項的收付是否及時準確、合同履行過程中是否存在法律風險等。發現問題應及時向業務部門提出整改意見,并跟蹤整改落實情況。2.合同變更與轉讓合同履行過程中,如因客觀情況發生變化需要變更合同內容,業務部門應及時與合同相對方進行協商,并就變更事項達成書面協議。變更協議應按照合同簽訂的審批程序進行審核和審批。未經審批,不得擅自變更合同內容。合同的轉讓應嚴格按照法律法規的規定進行。業務部門如需轉讓合同權利或義務,應事先征得合同相對方的同意,并按照合同簽訂的審批程序進行審核和審批。轉讓協議應明確轉讓的內容、轉讓的價格、轉讓后的權利義務等事項。3.合同的中止與終止合同履行過程中,如出現法定或約定的中止情形,業務部門應及時通知合同相對方,并采取相應的措施防止損失的擴大。中止情形消失后,業務部門應及時恢復合同的履行。合同履行完畢或出現法定、約定的終止情形,合同即告終止。業務部門應及時與合同相對方辦理合同終止手續,清理合同項下的債權債務,并將合同終止情況及時通知法務部門和財務部門。七、合同糾紛的處理1.糾紛的預防與預警業務部門在合同履行過程中,應加強對合同相對方的履約情況的監測,及時發現潛在的糾紛隱患。如發現合同相對方存在違約行為或可能出現違約的跡象,應及時采取措施進行溝通協商,爭取通過友好方式解決問題,避免糾紛的擴大化。法務部門應定期對集團合同履行情況進行分析評估,總結合同糾紛的特點和規律,提出針對性的預防措施和建議,為業務部門提供法律風險預警服務。2.糾紛的處理程序合同糾紛發生后,業務部門應及時向本部門負責人和法務部門報告,并提供相關的合同文本、履行記錄、往來函件等資料。法務部門應立即對糾紛情況進行調查了解,分析糾紛產生的原因,評估糾紛可能給集團帶來的影響。法務部門應根據糾紛的具體情況,制定糾紛處理方案。處理方案應包括糾紛的處理原則、處理方式、處理期限等內容。處理方式可以包括協商、調解、仲裁、訴訟等。在選擇處理方式時,應綜合考慮糾紛的性質、金額、復雜程度、對方的態度等因素,選擇最有利于維護集團利益的方式。業務部門應積極配合法務部門處理合同糾紛,提供必要的支持和協助。在糾紛處理過程中,業務部門應按照法務部門的要求,收集、整理相關證據材料,并及時與合同相對方進行溝通協商。糾紛處理過程中,如需要與合同相對方簽訂和解協議、調解協議等法律文件,應按照合同簽訂的審批程序進行審核和審批。協議簽訂后,業務部門應負責監督協議的履行情況,確保集團的合法權益得到有效維護。糾紛處理結束后,法務部門應及時對糾紛處理情況進行總結評估,分析糾紛產生的原因,總結經驗教訓,提出改進措施和建議,形成書面報告提交集團領導和相關部門。八、合同檔案管理1.檔案的收集與整理合同履行完畢后,業務部門應及時將合同相關資料進行收集整理,包括合同文本、審批文件、往來函件、履行記錄、結算憑證等。收集的資料應齊全、完整,能夠真實反映合同的簽訂、履行和終結過程。業務部門應按照檔案管理的要求,對收集的合同資料進行分類整理,編制目錄清單,并按照一定的順序進行裝訂成冊。整理后的合同檔案應便于查閱和保管。2.檔案的移交與保管業務部門整理好合同檔案后,應及時移交集團檔案管理部門進行保管。移交時,應填寫檔案移交清單,雙方簽字確認。檔案管理部門應建立合同檔案臺賬,對合同檔案的接收、保管、查閱等情況進行詳細記錄。檔案管理部門應按照檔案管理的相關規定,為合同檔案提供適宜的保管條件,確保檔案的安全和完整。對電子合同檔案,應采取有效的存儲和備份措施,防止數據丟失或損壞。3.檔案的查閱與利用集團內部人員因工作需要查閱合同檔案的,
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