律所檔案歸檔管理辦法總則目的為了加強本律所檔案的科學管理，提高檔案利用效率，確保檔案的完整、準確與安全，更好地服務于律所的各項工作，根據《中華人民共和國檔案法》以及相關行業標準和規定，結合本律所實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于本律所各類檔案的歸檔管理工作，包括但不限于訴訟、非訴訟業務檔案，行政檔案，財務檔案等。管理原則1.集中統一管理原則：律所檔案由檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的系統性和完整性。2.分類管理原則：按照檔案的性質、來源、時間等因素進行科學分類，便于管理和查找。3.真實準確原則：歸檔的檔案必須真實、準確地反映律所各項工作的實際情況。4.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保檔案的安全，嚴格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。檔案分類業務檔案1.訴訟業務檔案包括民事、刑事、行政等各類訴訟案件的檔案。具體內容有：委托代理合同、授權委托書、起訴書、答辯狀、證據材料、庭審筆錄、判決書、裁定書等與案件審理過程相關的所有文件材料。按照案件的受理時間、案件類型、當事人等進行分類整理。2.非訴訟業務檔案涵蓋法律顧問服務、合同審查、項目談判、盡職調查等非訴訟業務的檔案。包含服務合同、法律意見書、盡職調查報告、合同文本、會議紀要等相關文件。按照業務項目的名稱、時間順序等進行分類歸檔。行政檔案1.人員檔案：律所員工的招聘資料、勞動合同、培訓記錄、績效考核、獎懲情況等檔案。2.行政事務檔案：律所的規章制度、會議記錄、通知公告、行政管理文件等。財務檔案1.會計憑證：原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報表：資產負債表、利潤表、現金流量表等。4.其他財務文件：稅務申報資料、審計報告、財務分析報告等。歸檔流程收集1.業務檔案收集案件承辦律師在案件辦理過程中，應及時收集與案件相關的各類文件材料。案件辦結后一個月內，將全部材料整理后移交檔案管理部門。對于非訴訟業務，項目負責人在項目結束后半個月內，將項目相關的所有文件材料收集齊全并交至檔案管理部門。2.行政檔案收集各部門在日常工作中產生的行政文件，應在文件形成后的一周內，由文件起草部門或相關人員將文件原件交至行政辦公室，由行政辦公室統一收集整理。3.財務檔案收集財務部門在會計年度結束后三個月內，將上一年度的會計憑證、賬簿、報表等財務檔案整理裝訂成冊，移交檔案管理部門。整理1.業務檔案整理檔案管理人員對收集到的業務檔案進行分類、編號。按照案件材料的時間順序和重要程度進行排列，編寫卷內目錄。對于訴訟案件檔案，一般按照立案、審理、執行等階段進行整理；非訴訟業務檔案按照項目的流程進行整理。2.行政檔案整理行政檔案按照文件的類別和時間順序進行整理。對于重要文件，可單獨裝訂成冊；對于一般性文件，可按照一定的數量和時間跨度進行合并裝訂。編寫文件目錄，注明文件的名稱、文號、日期、來源等信息。3.財務檔案整理財務檔案按照會計檔案的管理要求進行整理。會計憑證按照月份和編號順序裝訂成冊，賬簿和報表分別進行裝訂。在每本檔案的封面上注明檔案的名稱、年度、月份、保管期限等信息。裝訂1.業務檔案裝訂采用線裝或膠裝的方式，確保檔案的牢固和整齊。裝訂時要注意文件的順序和頁碼的連續性。在檔案的左側或上側打孔裝訂，避免損壞文件內容。2.行政檔案裝訂根據文件的厚度和數量選擇合適的裝訂方式。對于較薄的文件，可采用訂書釘裝訂；對于較厚的文件，采用線裝或膠裝。裝訂后的檔案要平整、美觀，便于保管和查閱。3.財務檔案裝訂會計憑證采用專用的憑證裝訂機進行裝訂，在裝訂處加封簽，由裝訂人員和會計主管人員簽字或蓋章。賬簿和報表采用硬紙板封面進行裝訂，在封面上加蓋財務專用章。編目1.業務檔案編目建立電子和紙質兩種目錄。電子目錄通過檔案管理系統進行錄入和管理，紙質目錄打印后附在檔案卷首。目錄內容包括案件編號、案件名稱、當事人、承辦律師、立案時間、結案時間、檔案保管期限等信息。2.行政檔案編目同樣采用電子和紙質目錄相結合的方式。電子目錄記錄文件的詳細信息，紙質目錄方便在檔案柜中查找。目錄應包含文件名稱、文號、日期、保管期限等內容。3.財務檔案編目按照會計檔案的類別和時間順序進行編目。電子目錄記錄每本檔案的詳細信息，紙質目錄粘貼在檔案盒上。目錄內容包括檔案名稱、年度、月份、保管期限等。歸檔1.業務檔案歸檔整理、裝訂、編目完成后的業務檔案，由檔案管理人員按照檔案編號和分類，存放在專門的業務檔案柜中。在檔案管理系統中錄入檔案的存放位置信息，以便快速查找。2.行政檔案歸檔行政檔案存放在行政檔案庫房的相應位置。按照文件的類別和時間順序排列，在檔案架上標注清晰的標識。及時更新行政檔案的電子目錄和紙質目錄，確保檔案信息的準確性。3.財務檔案歸檔財務檔案存放在財務檔案專用庫房，按照會計年度和檔案類別進行存放。在檔案柜上設置明顯的標識，注明檔案的年度、類別等信息。檔案保管保管條件1.檔案庫房：應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房內要保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具：采用符合國家標準的檔案柜、檔案盒等裝具。檔案柜要堅固耐用，便于存放和取用檔案。保管期限1.業務檔案保管期限一般訴訟案件檔案保管期限為30年；重大、復雜案件檔案永久保管。非訴訟業務檔案根據項目的重要程度和影響范圍，保管期限分為10年、30年和永久。2.行政檔案保管期限一般性行政文件保管期限為10年；重要的規章制度、會議記錄等保管期限為30年。3.財務檔案保管期限會計憑證、會計賬簿保管期限為30年；財務報表永久保管。保管責任1.檔案管理部門負責檔案的日常保管工作，定期對檔案進行檢查和維護。2.檔案管理人員要嚴格遵守檔案保管制度，確保檔案的安全和完整。如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的措施進行處理。檔案利用利用權限1.律所內部人員因工作需要可以查閱檔案。查閱業務檔案需經案件承辦律師或項目負責人同意；查閱行政檔案需經行政辦公室負責人批準；查閱財務檔案需經財務部門負責人批準。2.外部人員查閱檔案，必須持有合法的證明文件，并經律所主任批準。利用流程1.查閱申請：查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱的檔案名稱、編號、用途等信息，經相關負責人審批同意后，方可進行查閱。2.查閱登記：檔案管理人員在《檔案查閱登記簿》上記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱等信息。3.查閱方式：查閱人員在檔案查閱室進行查閱，一般不得將檔案帶出檔案庫房。如需復制檔案，需經檔案管理部門同意，并辦理復制手續。4.歸還檔案：查閱結束后，查閱人員應及時歸還檔案。檔案管理人員要對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整和安全。檔案鑒定與銷毀鑒定1.檔案管理部門定期（每5年）組織對到期檔案進行鑒定。鑒定小組由檔案管理人員、業務部門代表、行政部門代表和財務部門代表組成。2.鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案是否可以銷毀。銷毀1.經鑒定可以銷毀的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀清冊》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經律所主任批準后，由檔案管理部門和財務部門共同派人監督銷毀。銷毀檔案時，要采用安全可靠的方式，確保檔案信息不泄露。3.銷毀完畢后，在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期和銷毀方式，并由監銷人員簽字確認。檔案信息化管理系統建設1.建立檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理。系統應具備檔案錄入、查詢、統計、借閱管理等功能。2.檔案管理信息系統要與律所的其他業務系統進行數據對接，實現信息共享。數據安全1.加強檔案管理信息系統的安全防護，設置用戶權限管理，防止非法訪問和數據泄露。2.定期對檔案數據進行備份，備份數據存放在安全的存儲介質上，并異地存放。監督與考核監督1.律所設立檔案管理監督小組，定期對檔案管理工作進行檢查和監督。檢查內容包括檔案的收集、整理、保管、利用等各個環節。2.對發現的問題及時提出整改意見，督促相關部門和人