設計外協單位管理辦法一、前言在當今企業運營中，為了充分利用外部資源、提升設計效率與質量，越來越多的公司選擇與設計外協單位合作。然而，若管理不善，可能會引發諸多問題，如設計成果不符合要求、交付延遲、知識產權糾紛等。為規范公司與設計外協單位的合作流程，確保合作項目順利推進，依據相關法律法規及行業標準，結合公司實際運營情況，特制定本管理辦法。希望大家認真學習并遵守本辦法，共同維護良好的合作環境，實現公司與外協單位的互利共贏。二、適用范圍本辦法適用于公司所有與設計外協單位開展的設計合作項目，包括但不限于產品設計、平面設計、建筑設計等各類設計業務。三、職責分工1.業務部門：作為設計項目的需求發起方，負責明確設計需求，提出項目要求，參與外協單位的選擇、評估與管理，跟進項目進度，驗收設計成果。2.采購部門：負責組織設計外協單位的招標、詢價、合同簽訂等采購工作，建立并維護外協單位信息庫，協助業務部門處理與外協單位的商務事宜。3.質量部門：負責制定設計質量標準，對設計過程及成果進行質量監督與檢驗，提出質量改進意見，確保設計成果符合公司質量要求。4.法務部門：負責審核與設計外協單位簽訂的合同，確保合同條款符合法律法規要求，維護公司合法權益，處理與設計相關的知識產權糾紛等法律事務。四、設計外協單位選擇1.建立候選庫采購部門通過多種渠道收集設計外協單位信息，如行業推薦、網絡搜索、參加行業展會等，初步篩選出具有一定規模、專業能力和良好信譽的單位，建立候選庫。候選庫中的外協單位應具備相應的設計資質，其業務范圍與公司需求相匹配，有類似項目的成功經驗。2.資質審查業務部門根據項目需求，從候選庫中選取潛在的設計外協單位，要求其提供營業執照、資質證書、業績證明、人員構成等相關資料。采購部門、質量部門和法務部門協同對這些資料進行審查，評估外協單位的合法性、專業能力、質量保障能力和法律風險承受能力。3.實地考察對于重大設計項目或對合作方要求較高的項目，由業務部門牽頭，組織采購、質量、法務等相關人員對通過資質審查的外協單位進行實地考察。考察內容包括外協單位的辦公場地、設計設備、人員工作狀態、質量管理體系等，直觀了解其實際運營情況和執行能力。4.綜合評估考察結束后，各參與部門根據審查和考察情況，從專業能力、價格、信譽、服務響應速度等方面對外協單位進行綜合評估，形成評估報告。評估報告應明確各外協單位的優勢與不足，為最終選擇提供依據。5.確定合作單位業務部門根據評估報告，結合項目實際需求，選擇最合適的設計外協單位作為合作對象。若有多個外協單位參與競爭，應遵循公平、公正、公開的原則，通過招標、競爭性談判等方式確定合作單位。五、合同簽訂1.合同起草確定合作單位后，采購部門會同業務部門、法務部門根據項目要求和評估結果起草合作合同。合同內容應包括項目名稱、范圍、要求、進度安排、價格、付款方式、質量標準、知識產權歸屬、保密條款、違約責任等關鍵條款。2.合同審核法務部門對合同草案進行全面審核，確保合同條款符合法律法規要求，明確雙方權利義務，避免法律風險。質量部門審核合同中的質量標準和驗收條款，確保質量要求明確、可操作。業務部門和采購部門對合同的商務條款進行再次確認，保證合同符合項目實際和公司利益。3.合同簽訂經各部門審核通過后的合同，由公司授權代表與設計外協單位正式簽訂。簽訂后的合同一式多份，公司業務部門、采購部門、財務部門、法務部門及外協單位各執一份，以備查閱和執行。六、項目實施與管理1.項目啟動合同簽訂后，業務部門組織召開項目啟動會，向設計外協單位介紹項目背景、目標、要求及公司相關管理規定。明確雙方項目負責人及團隊成員，建立溝通機制，確保信息及時、準確傳遞。2.設計過程管理業務部門定期與設計外協單位溝通項目進展情況，了解設計思路、遇到的問題及解決方案。質量部門按照質量標準對設計過程進行抽檢，如發現質量問題，及時提出整改意見，要求外協單位限期整改。鼓勵設計外協單位在設計過程中積極與公司相關部門溝通，分享創新想法和設計亮點，共同提升設計質量。3.進度控制設計外協單位應根據合同約定的進度安排，制定詳細的項目進度計劃，并提交公司業務部門審核。業務部門按照進度計劃對項目進行跟蹤，如發現外協單位進度滯后，應及時與其溝通，分析原因，督促其采取措施加快進度，確保項目按時交付。4.變更管理在項目實施過程中，若因公司需求變化或其他原因需要對設計進行變更，業務部門應及時通知設計外協單位，并提交書面變更申請。變更申請應說明變更的原因、內容、對項目進度和費用的影響等。經公司相關部門審批通過后，與外協單位簽訂變更協議，明確變更后的項目要求、進度和費用等事項。七、驗收與付款1.驗收準備設計外協單位完成設計任務后，應提前通知公司業務部門，并提交完整的設計成果及相關資料，包括設計圖紙、文檔說明、電子文件等。業務部門收到驗收申請后，組織質量部門、使用部門等相關人員做好驗收準備工作。2.驗收實施驗收小組按照合同約定的質量標準和驗收方法對設計成果進行全面驗收。驗收內容包括設計是否滿足項目要求、是否符合質量標準、是否存在知識產權糾紛等。驗收過程中，若發現設計成果存在問題，驗收小組應明確指出問題所在，要求外協單位限期整改，整改完成后再次進行驗收。3.驗收報告驗收完成后，驗收小組應出具驗收報告，明確驗收結論。驗收合格的，予以通過；驗收不合格的，說明原因及整改要求。驗收報告應由驗收小組各成員簽字確認，并提交公司相關部門存檔。4.付款財務部門根據合同約定和驗收報告進行付款。對于驗收合格的項目，按照合同規定的付款方式和時間節點支付款項。在付款前，設計外協單位應提供合法有效的發票等付款憑證。八、知識產權與保密管理1.知識產權歸屬合同應明確約定設計成果的知識產權歸屬。一般情況下，公司支付設計費用后，設計成果的知識產權歸公司所有。若設計外協單位在設計過程中使用了自有知識產權或第三方知識產權，應確保不侵犯他人合法權益，并在合同中明確說明相關情況及處理方式。2.保密義務公司與設計外協單位應在合同中簽訂保密條款，明確雙方的保密義務。雙方應對在合作過程中知悉的對方商業秘密、技術秘密、設計方案等信息予以保密，未經對方書面同意，不得向任何第三方披露或使用。希望大家嚴格遵守保密規定，共同維護雙方的商業利益和知識產權安全。九、評價與考核1.定期評價項目結束后，業務部門組織采購、質量、財務等相關部門對設計外協單位進行評價。評價內容包括設計質量、項目進度、服務態度、價格合理性、合作配合度等方面。評價采用打分制，根據各項指標的完成情況給予相應分數，形成評價報告。2.考核結果應用根據評價結果，對設計外協單位進行分類管理。對于評價優秀的外協單位，在后續項目中優先考慮合作；對于評價良好的外協單位，繼續保持合作，