科技檔案屬地管理辦法一、引言親愛的同事們，在我們企業不斷發展壯大的過程中，科技檔案作為企業知識資產的重要組成部分，其管理的科學性、規范性與安全性至關重要。為了更好地對科技檔案進行管理，確保檔案的完整、準確、系統，便于開發利用，結合公司實際運營情況以及相關法律法規和行業標準，我們制定了本《科技檔案屬地管理辦法》。希望大家認真學習并貫徹執行，共同做好科技檔案的管理工作。二、適用范圍本辦法適用于公司在各個屬地所產生的科技檔案管理工作。這里的科技檔案，涵蓋了公司在科研、生產、基建、設備等科技活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。無論是公司總部所在屬地，還是各個分支機構、項目所在地等屬地產生的科技檔案，均按照本辦法進行管理。三、管理原則1.屬地負責原則：各屬地應承擔起本區域內科技檔案管理的主體責任。每個屬地的相關部門和人員要積極主動地對本屬地產生的科技檔案進行收集、整理、保管和利用等工作。我們鼓勵各屬地充分發揮主觀能動性，結合當地實際情況，采取靈活有效的管理方式，但需確保符合本辦法的總體要求。2.集中統一管理原則：雖然實行屬地管理，但公司對科技檔案實行集中統一領導。公司設立專門的檔案管理部門，對各屬地的科技檔案管理工作進行統籌規劃、組織協調、監督指導。各屬地的科技檔案管理工作要在公司統一的制度框架下進行，以保證檔案管理的一致性和規范性。3.完整性與準確性原則：在科技檔案管理過程中，要確保檔案資料的完整性，不得遺漏重要的文件、數據等信息。同時，要保證檔案內容的準確性，如實反映科技活動的全過程和實際情況。希望大家在日常工作中，認真對待每一份檔案資料，從源頭上保證檔案的質量。4.安全性與保密性原則：科技檔案往往包含公司的核心技術、商業機密等重要信息，各屬地要高度重視檔案的安全與保密工作。采取必要的安全防護措施，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發生。嚴格遵守國家和公司的保密制度，對涉及保密內容的檔案進行嚴格管理。四、職責分工1.公司檔案管理部門負責制定和完善公司科技檔案屬地管理的相關制度、標準和規范，并根據實際情況進行適時修訂。對各屬地的科技檔案管理工作進行業務指導和培訓，提高各屬地檔案管理人員的專業素質和業務能力。我們鼓勵檔案管理部門主動深入各屬地，了解實際需求，提供有針對性的指導。定期對各屬地的科技檔案管理工作進行檢查、評估和考核，及時發現問題并督促整改。對管理工作表現優秀的屬地給予表彰和獎勵，對存在問題的屬地提出改進意見。統籌協調各屬地之間科技檔案的交流與共享，促進公司整體科技資源的有效利用。2.各屬地檔案管理部門負責本屬地科技檔案管理工作的具體組織實施，按照公司統一要求，制定本屬地的科技檔案管理細則和工作計劃。組織開展本屬地科技檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理工作的有序進行。負責本屬地科技檔案庫房的建設與管理，配備必要的設施設備，保證檔案存放環境符合要求，確保檔案的安全。為本屬地各部門和人員提供科技檔案的查閱、借閱等服務，積極開發利用檔案資源，為屬地的科研、生產等工作提供支持。希望各屬地檔案管理部門能夠主動了解屬地內各部門的需求，提供優質高效的服務。3.各屬地科技業務部門負責本部門在科技活動過程中形成的科技檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的齊全、完整、準確。在科技項目完成或階段性工作結束后，及時將應歸檔的文件材料移交屬地檔案管理部門。協助屬地檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供專業的技術支持和意見。在日常工作中，積極利用科技檔案，為解決實際問題、推動業務發展提供參考依據。我們鼓勵各科技業務部門充分挖掘檔案價值，讓科技檔案更好地服務于業務工作。五、檔案收集1.收集范圍科研項目檔案：包括項目立項申請書、可行性研究報告、項目任務書、研究計劃、實驗記錄、研究報告、成果鑒定材料、專利文件等與科研項目相關的所有文件材料。生產技術檔案：涵蓋產品設計圖紙、工藝文件、操作規程、質量檢驗記錄、生產計劃與總結等在生產過程中形成的技術資料。基建檔案：包含工程項目的規劃、設計、施工圖紙、招投標文件、工程合同、施工記錄、竣工驗收報告等與基本建設相關的文件。設備檔案：設備的購置合同、說明書、安裝調試記錄、維修保養記錄、操作規程、報廢申請等資料都屬于設備檔案的收集范圍。2.收集時間一般情況下，科技業務部門應在科技項目完成后或階段性工作結束后的[X]個月內，將應歸檔的文件材料整理好移交屬地檔案管理部門。對于周期較長的項目，可按年度或階段進行歸檔。基建項目在竣工驗收后的[X]個月內，由項目建設部門負責將基建檔案整理移交屬地檔案管理部門。設備檔案在設備安裝調試完成后，由設備管理部門及時收集相關資料移交檔案管理部門；設備在使用過程中的維修保養等后續資料，應在每次工作完成后的[X]周內移交歸檔。3.收集要求科技業務部門在收集檔案資料時，要確保文件材料的齊全完整，不得隨意遺漏。文件的內容應真實準確，簽字蓋章等手續完備。檔案資料應使用符合檔案管理要求的紙張、筆墨等書寫材料，字跡清晰，圖表整潔。對于電子文件，要保證其格式規范、能夠長期可讀，并做好備份工作。希望大家在日常工作中養成良好的文件整理習慣，為檔案收集工作打下堅實基礎。六、檔案整理1.分類各屬地檔案管理部門應按照科技檔案的種類和形成規律，對收集的檔案進行科學分類。一般可分為科研、生產、基建、設備等大類，各大類下再根據實際情況細分若干小類。例如，科研類可細分為基礎研究、應用研究、開發研究等小類；生產類可按產品類別進行細分。分類要保持相對穩定性和系統性，便于檔案的管理和利用。2.編號對分類后的檔案要進行編號，以固定其排列位置，便于檢索和管理。編號應遵循一定的規則，一般采用層次碼的方式，體現檔案的類別、項目、年度等信息。例如，編號格式可為“類別代碼項目編號年度順序號”。各屬地可根據實際情況制定具體的編號規則，但需報公司檔案管理部門備案。3.編目編目是對檔案進行登記和著錄的工作，以便于查找和利用。檔案管理部門應編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。目錄應詳細記錄檔案的題名、責任者、日期、頁號、保管期限等信息。編目要做到準確、規范，字跡清晰。希望檔案管理人員認真細致地做好編目工作，為檔案利用提供便利。4.裝訂對于需要裝訂的檔案，應按照一定的規格和要求進行裝訂。裝訂要牢固、整齊，便于保管和翻閱。一般采用線裝或膠裝的方式，裝訂前要去除金屬裝訂物，對破損的文件進行修復。裝訂后的檔案厚度要適中，一般不超過[X]厘米。七、檔案保管1.庫房管理各屬地應設立專門的科技檔案庫房，用于存放檔案。庫房要保持適宜的溫度、濕度，一般溫度控制在[1424]℃，相對濕度控制在[4560]%。配備溫濕度監測設備，定期記錄溫濕度情況，發現異常及時采取調節措施。庫房要做好防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防光等工作。安裝防火報警設備和滅火器材，定期進行檢查維護；庫房地面要進行防潮處理，設置防潮層；放置防蟲、防鼠藥品，并定期更換；安裝防盜門窗和監控設備，確保庫房安全；定期打掃庫房，保持清潔；窗戶要安裝遮光窗簾，避免陽光直射檔案。檔案架（柜）的排列要合理，便于檔案的存取和管理。檔案架（柜）應編號，標明存放檔案的類別和范圍。2.保管期限科技檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是對公司具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案，如科研成果、重大基建項目檔案等；長期保管的檔案一般為[1650]年，主要是對公司在較長時間內有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案為[115]年，是在一定時期內有參考作用的檔案。各屬地檔案管理部門要按照公司制定的保管期限表，對檔案進行準確劃分和標注。3.定期檢查檔案管理人員要定期對庫房內的檔案進行檢查，一般每季度檢查一次。檢查內容包括檔案的數量、完整性、保管狀況等。發現檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，要及時采取修復、搶救措施。對檢查情況要做好記錄，發現問題及時向上級報告。希望檔案管理人員能夠認真履行檢查職責，確保檔案的安全和完整。八、檔案鑒定與銷毀1.鑒定組織公司成立科技檔案鑒定小組，負責對各屬地科技檔案的鑒定工作進行指導和審核。鑒定小組由公司檔案管理部門、相關科技業務部門的專家等組成。各屬地也應成立相應的鑒定小組，具體負責本屬地科技檔案的鑒定工作。2.鑒定標準檔案鑒定應依據國家有關規定和公司制定的鑒定標準進行。主要從檔案的歷史價值、現實利用價值、保管期限等方面進行綜合評估。對于已到保管期限且無繼續保存價值的檔案，可考慮銷毀；對于仍有利用價值的檔案，應延長保管期限。3.鑒定程序各屬地檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案進行初步鑒定，提出存毀意見，并填寫《科技檔案鑒定申請表》，報屬地鑒定小組審核。屬地鑒定小組對檔案管理部門提交的鑒定申請進行審核，形成鑒定報告。對于擬銷毀的檔案，應列出詳細清單。鑒定報告和銷毀清單報公司鑒定小組審批。經公司鑒定小組批準后，方可進行檔案銷毀工作。4.銷毀處理對批準銷毀的檔案，要進行嚴格的銷毀處理。一般采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復。銷毀工作應由兩人以上負責監銷，并在銷毀記錄上簽字。銷毀記錄應包括檔案名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式、監銷人等信息，長期保存。希望大家嚴格按照鑒定與銷毀程序執行，確保檔案管理的規范性和安全性。九、檔案利用1.查閱服務公司內部各部門和人員因工作需要，可向屬地檔案管理部門申請查閱科技檔案。查閱人需填寫《科技檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字批準后，提交檔案管理部門。檔案管理部門接到查閱申請后，應及時審核。對于符合查閱條件的，應在[X]個工作日內安排查閱，并提供必要的查閱場所和設備。查閱人應在指定場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。希望檔案管理部門能夠熱情服務，為查閱人員提供便利。2.借閱服務因工作需要確需借閱科技檔案的，借閱人應填寫《科技檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和屬地檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]周，如需延期，應辦理續借手續。借閱人要妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、損壞、丟失。歸還檔案時，檔案管理部門要認真檢查，如發現問題，應及時查明原因并按規定處理。希望大家能夠珍惜檔案資源，愛護借閱的檔案。3.開發利用各屬地檔案管理部門要積極開展科技檔案的開發利用工作，通過編制專題匯編、舉辦檔案展覽等方式，充分挖掘檔案的價值，為公司的科研、生產、管理等工作提供支持。鼓勵檔案管理人員主動與科技業務部門溝通合作，了解需求，有針對性地開展檔案開發利用工作。十、培訓與宣傳1.培訓工作公司檔案管理部門要定期組織對各屬地檔案管理人員的培訓，培訓內容包括檔案管理的法律法規、業務知識、操作技能等。培訓方式可采用集中授課、現場指導、網絡培訓等多種形式，不斷提高檔案管理人員的專業水平。希望檔案管理人員能夠積極參加培訓，提升自身能力。各屬地檔案管理部門要對本屬地的科技業務部門人員進行檔案知識培訓，使其了解檔案收集、整理等基本要求，提高全員的檔案意識。2.宣傳工作通過公司內部刊物、宣傳欄、網絡平臺等渠道，廣泛宣傳科技檔案管理的重要性，普及檔案知識，增強全體員工的檔案保護意識。鼓勵員工積極參與檔案管理工作，形成良好的檔案管理氛圍。十一、獎勵與處罰1.獎勵對于在科技檔案屬地管理工作中表現突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括頒發榮譽證書、獎金、晉升機會等。表現突出的情形包括檔案收集完整準確、整理規范有序、保管安全無事故、開發利用成