福建電子公章管理辦法一、引言在數字化飛速發展的今天，電子公章作為企業和組織日常運營中重要的工具，其使用的安全性和規范性顯得尤為重要。福建地區企業眾多，業務往來頻繁，電子公章的廣泛應用極大地提高了工作效率，但也帶來了一系列管理問題。為了確保電子公章在合法、安全、高效的環境下使用，我們制定了本管理辦法。希望大家能夠認真閱讀并遵守，共同維護電子公章使用的良好秩序。二、適用范圍本辦法適用于福建地區所有使用電子公章的企業、事業單位、社會團體以及其他組織。無論是在內部文件簽署，還是與外部合作伙伴進行業務往來，只要涉及電子公章的使用，都應當遵循本辦法的相關規定。三、電子公章的定義和特點（一）定義電子公章是指以數字簽名技術為核心，通過密碼技術生成的包含企業或組織身份信息和印章圖像的電子數據，用于在電子文檔上進行簽署，以確認文件的真實性、完整性和不可抵賴性。（二）特點1.便捷性：可以隨時隨地通過網絡進行簽署，無需紙質文件和實體印章，大大節省了時間和成本。2.安全性：采用先進的數字簽名技術，確保電子公章的唯一性和不可篡改性，有效防止印章被冒用和偽造。3.高效性：電子公章的簽署過程快速簡便，能夠提高文件處理的效率，加快業務流程的推進。四、電子公章的申請與制作（一）申請條件1.企業或組織必須具有合法的營業執照或登記證書。2.申請人必須是企業或組織的法定代表人或授權代表。3.企業或組織應當具備完善的內部管理制度和安全保障措施，能夠確保電子公章的安全使用。（二）申請流程1.企業或組織向當地公安機關指定的電子公章制作機構提出申請，并提交相關材料，包括營業執照副本、法定代表人身份證明、授權委托書等。2.電子公章制作機構對申請材料進行審核，審核通過后，為企業或組織制作電子公章。3.企業或組織在領取電子公章時，應當與電子公章制作機構簽訂使用協議，明確雙方的權利和義務。（三）制作要求1.電子公章的制作應當符合國家相關標準和規范，確保其安全性和可靠性。2.電子公章的圖像應當清晰、完整，與企業或組織的實體印章一致。3.電子公章應當包含企業或組織的名稱、法定代表人姓名、印章編號等必要信息。五、電子公章的使用與管理（一）使用范圍電子公章可以用于企業或組織內部的各類文件簽署，如合同、協議、報告、通知等；也可以用于與外部合作伙伴的業務往來，如商務合同、采購訂單、發票等。但涉及國家機密、個人隱私等敏感信息的文件，應當按照國家相關規定進行處理，不得使用電子公章簽署。（二）使用流程1.企業或組織應當建立健全電子公章使用管理制度，明確電子公章的使用權限和審批流程。2.申請人在使用電子公章時，應當填寫電子公章使用申請表，注明文件名稱、用途、簽署日期等信息，并經相關負責人審批同意。3.審批通過后，申請人可以通過電子公章管理系統對文件進行簽署。簽署時，應當確保電子公章的使用環境安全，避免在公共網絡或不安全的設備上進行操作。4.簽署完成后，電子公章管理系統應當自動記錄簽署信息，包括簽署時間、簽署人、文件內容等，以備查詢和審計。（三）管理職責1.企業或組織應當指定專人負責電子公章的管理，確保電子公章的安全使用。2.電子公章管理人員應當定期對電子公章管理系統進行維護和檢查，及時發現和處理安全隱患。3.企業或組織應當建立電子公章使用檔案，對電子公章的申請、制作、使用、注銷等情況進行記錄和管理。六、電子公章的安全保障（一）技術保障1.電子公章管理系統應當采用先進的加密技術，對電子公章和簽署文件進行加密處理，確保其安全性和保密性。2.電子公章管理系統應當具備身份認證、訪問控制、數據備份等功能，防止電子公章被非法獲取和使用。3.電子公章管理系統應當定期進行安全檢測和評估，及時發現和修復安全漏洞。（二）人員保障1.企業或組織應當對電子公章管理人員和使用人員進行安全培訓，提高其安全意識和操作技能。2.電子公章管理人員和使用人員應當嚴格遵守電子公章使用管理制度，不得將電子公章的密碼、密鑰等信息泄露給他人。3.企業或組織應當建立電子公章使用監督機制，對電子公章的使用情況進行監督和檢查，及時發現和糾正違規行為。（三）應急處理1.企業或組織應當制定電子公章安全應急預案，明確應急處理流程和責任分工。2.當發生電子公章被盜用、丟失、損壞等安全事件時，企業或組織應當立即采取措施，如暫停使用電子公章、通知相關部門、進行調查處理等。3.企業或組織應當及時向公安機關和電子公章制作機構報告安全事件的發生情況，并配合相關部門進行調查和處理。七、電子公章的注銷與銷毀（一）注銷條件1.企業或組織依法終止或解散。2.電子公章被盜用、丟失、損壞等，無法繼續使用。3.企業或組織需要更換電子公章。（二）注銷流程1.企業或組織向當地公安機關指定的電子公章制作機構提出注銷申請，并提交相關材料，包括營業執照副本、法定代表人身份證明、授權委托書等。2.電子公章制作機構對申請材料進行審核，審核通過后，為企業或組織注銷電子公章。3.企業或組織在注銷電子公章時，應當將電子公章的密碼、密鑰等信息交回電子公章制作機構，并銷毀相關的存儲介質。（三）銷毀要求1.電子公章制作機構應當對注銷的電子公章進行銷毀處理，確保其無法被恢復和使用。2.電子公章制作機構應當建立電子公章銷毀檔案，對電子公章的銷毀情況進行記錄和管理。八、監督與檢查（一）內部監督企業或組織應當建立內部監督機制，對電子公章的使用情況進行定期檢查和審計。檢查內容包括電子公章的申請、制作、使用、注銷等環節是否符合本辦法的相關規定，電子公章管理系統是否安全可靠等。對于發現的問題，應當及時進行整改和處理。（二）外部監督公安機關和相關部門將對福建地區電子公章的使用情況進行監督檢查。企業或組織應當積極配合公安機關和相關部門的工作，如實提供有關電子公章的使用情況和相關資料。對于違反本辦法規定的行為，公安機關和相關部門將依法進行處理。九、法律責任（一）企業或組織責任企業或組織違反本辦法規定，有下列行為之一的，由公安機關責令限期改正；逾期不改正的，處1000元以上5000元以下罰款：1.未按照規定申請、制作、使用、注銷電子公章的；2.未建立健全電子公章使用管理制度，導致電子公章被盜用、丟失、損壞等安全事件發生的；3.未對電子公章管理人員和使用人員進行安全培訓，導致電子公章使用不當的；4.未配合公安機關和相關部門進行監督檢查的。（二）個人責任個人違反本辦法規定，有下列行為之一的，由公安機關處警告或者500元以下罰款；情節嚴重的，處500元以上2000元以下罰款：1.冒用他人電子公章簽署文件的