部門費用收繳管理辦法一、總則（一）目的在公司日常運營中，各項業務的開展會產生各類費用，為了合理規范部門費用的收繳工作，確保費用收繳的準確性、及時性，保障公司財務的正常流轉，同時維護公司和員工的合法權益，特制定本管理辦法。我們希望大家共同遵守本辦法，使費用收繳工作有序進行。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有部門及涉及費用收繳相關工作的人員。無論是一線業務部門，還是后端支持部門，在涉及費用收繳事務時，都應依據本辦法執行。（三）制定依據本辦法依據國家相關財經法律法規，如《中華人民共和國會計法》《企業財務通則》等，以及行業通行的財務管理標準和規范進行制定。我們嚴格遵循這些法律法規和標準，旨在為公司打造一個合規、透明的費用收繳管理環境。二、費用收繳的范圍與類別（一）范圍1.部門開展業務活動所產生的直接費用，如采購辦公用品、支付業務外包費用等。這些費用是部門為完成特定業務目標而產生的必要支出。2.因使用公司共有資源而分攤的間接費用，像水電費、場地租金等。公司資源為各部門共同使用，合理分攤有助于成本的精確核算。（二）類別1.固定費用指在一定時期內相對穩定、金額基本不變的費用，例如每月固定的辦公室租金、設備租賃費用等。這些費用有著相對穩定的支出規律，是公司運營成本的重要組成部分。2.變動費用隨著業務量或其他因素變化而變動的費用，如業務招待費、差旅費等。此類費用的額度會因業務實際情況而有所波動。三、費用收繳的職責分工（一）財務部門1.核算與預算負責對各部門費用進行準確核算，依據公司戰略規劃和歷史數據，協助各部門制定合理的費用預算。例如，在新一年度預算制定前，財務部門主動收集各部門上一年度費用數據，并結合市場行情和公司業務發展方向，為部門預算提供參考建議。希望大家積極配合財務部門，共同做好費用預算工作。2.收繳執行按照規定的時間和方式，向各部門收繳費用。在收繳過程中，要及時解答部門關于費用收繳的疑問，確保費用收繳工作順利進行。財務人員需耐心、細致地與各部門溝通，避免因溝通不暢造成誤解。3.賬目管理對費用收繳情況進行詳細記錄，建立健全的賬目體系。定期對賬目進行核對與清理，保證費用數據的真實、準確。財務部門要像守護公司的“錢袋子”一樣，嚴謹對待每一筆費用賬目。（二）各業務部門1.預算申報根據本部門業務計劃和工作需求，如實編制費用預算，并按時提交給財務部門。在申報預算時，要充分考慮業務實際情況，避免預算過高或過低。我們鼓勵各部門深入分析業務，盡可能精準地申報預算。2.費用控制在日常工作中，嚴格控制本部門費用支出，確保費用使用符合預算和公司規定。對于超預算的費用，需提前申請并說明原因。希望大家強化費用控制意識，杜絕不必要的浪費。3.協助收繳積極配合財務部門的費用收繳工作，及時提供相關資料和信息。若對費用收繳存在異議，應及時與財務部門溝通協商解決。四、費用收繳流程（一）預算編制階段1.每年末，財務部門向各部門發布下一年度費用預算編制通知，明確預算編制的要求、時間節點和相關表格模板。2.各部門根據業務規劃，詳細梳理下一年度可能產生的各項費用，填寫預算申請表。例如，市場部門要考慮到市場推廣活動、客戶拜訪等方面的費用；研發部門則需涵蓋研發設備采購、實驗材料費用等。填寫過程中要盡可能詳細、準確。3.各部門將填寫好的預算申請表提交給部門負責人審核。部門負責人要站在整體業務的角度，對預算的合理性、必要性進行把關，確保預算能夠支持部門業務的順利開展。4.審核通過后，部門將預算申請表報送至財務部門。財務部門匯總各部門預算，結合公司整體財務狀況和發展戰略，進行綜合平衡和調整。對于不合理的預算，財務部門要與相關部門溝通，共同商討調整方案。5.最終確定的費用預算經公司管理層審批后，下發給各部門執行。（二）費用發生與報銷階段1.各部門在費用發生時，必須嚴格按照公司規定進行操作。費用支出應取得合法有效的票據，如發票、收據等。例如，購買辦公用品時，要向供應商索要正規發票，并確保發票信息準確無誤。2.員工填寫費用報銷單，詳細注明費用的用途、金額、發生時間等信息。同時，要附上相關的票據和證明材料，如出差申請單、業務合同等。填寫報銷單時，務必認真仔細，避免因信息不全導致報銷延誤。3.將填寫好的費用報銷單提交給部門負責人審批。部門負責人要對費用的真實性、合理性進行審核，確保費用支出符合部門業務需要和公司規定。4.部門負責人審批通過后，報銷單流轉至財務部門。財務人員對報銷單進行再次審核，重點審查票據的合法性、報銷金額的準確性以及是否符合預算等。若發現問題，及時與報銷人溝通反饋。5.財務審核通過后，按照公司的財務流程進行報銷支付。報銷款項將以銀行轉賬等方式支付給報銷人。（三）費用收繳階段1.財務部門按照既定的費用收繳周期（如每月、每季度），依據各部門實際發生的費用和預算執行情況，編制費用收繳清單。在編制清單時，要確保數據準確、清晰，便于各部門核對。2.將費用收繳清單發送至各部門進行核對。各部門收到清單后，應及時組織相關人員對清單內容進行仔細核對。若發現差異，要及時與財務部門溝通，說明情況并提供相關證明材料。3.核對無誤后，各部門按照清單要求，在規定的時間內將費用繳納至公司指定賬戶。繳費方式可包括銀行轉賬、支票等，具體以財務部門通知為準。希望大家按時繳納費用，維護公司財務秩序。4.財務部門收到款項后，進行確認并記錄入賬。同時，向繳費部門開具收款憑證，作為費用繳納的證明。五、費用收繳的監督與檢查（一）內部審計監督1.公司內部審計部門定期對費用收繳工作進行審計檢查，審計周期一般為每半年一次。審計內容包括費用收繳流程的合規性、預算執行情況、費用核算的準確性等。2.在審計過程中，內部審計人員通過查閱財務賬目、費用報銷憑證、合同文件等資料，與相關人員進行訪談，深入了解費用收繳工作的實際情況。對于發現的問題，審計人員要詳細記錄，并及時與被審計部門溝通反饋。3.審計結束后，內部審計部門出具審計報告，對費用收繳工作中存在的問題提出整改建議。被審計部門應根據審計報告，制定切實可行的整改措施，并在規定的時間內完成整改。希望各部門重視內部審計工作，積極配合整改，不斷完善費用收繳管理。（二）部門自查自糾1.各部門應每月對本部門的費用收繳情況進行自查。自查內容包括費用預算執行情況、費用報銷的合規性、與財務部門核對數據的準確性等。2.在自查過程中，若發現問題，應及時進行自糾。對于能夠立即整改的問題，要立行立改；對于短期內無法解決的問題，要制定整改計劃，明確整改責任人、整改措施和整改期限。3.各部門應定期向公司管理層匯報自查自糾情況，確保公司對費用收繳管理工作的整體掌控。六、違規處理與責任追究（一）違規行為界定1.故意虛報、多報費用，以獲取不正當利益的行為。例如，虛構業務活動，偽造費用報銷憑證。2.未經批準擅自超預算支出費用，且無合理理由的。3.拒絕配合財務部門費用收繳工作，故意拖延繳費時間，影響公司財務正常運轉的。4.在費用收繳過程中，存在弄虛作假、營私舞弊等違法違規行為的。（二）處理措施1.對于初次發現且情節較輕的違規行為，由財務部門或相關管理部門對違規部門或個人進行警告，并要求其立即改正。希望大家能夠引以為戒，避免再次出現類似問題。2.對于多次發生或情節較為嚴重的違規行為，除責令改正外，公司將視情況給予違規部門或個人經濟處罰。經濟處罰的額度將根據違規行為造成的損失和影響程度確定。3.對于涉及違法犯罪的違規行為，公司將依法移交司法機關處理，絕不姑息遷就。（三）責任追究1.若因部門負責人對費用管理不善，導致本部門出現嚴重違規行為，公司將追究部門負責人的管理責任。部門負責人要對部門費用收繳工作負總責，加強對下屬員工的教育和管理。2.對于具體實施違規行為的個人，公司將根據其行為的性質和后果