基金會紀念品管理辦法總則目的為了規范本基金會紀念品的管理，加強對紀念品的采購、發放、保管和處置等環節的監督，充分發揮紀念品在基金會宣傳、交流和文化建設等方面的作用，根據國家相關法律法規和本基金會的實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本基金會各類紀念品的管理，包括但不限于具有紀念意義的實物禮品、徽章、證書、書籍、音像制品等。管理原則1.統一管理原則：紀念品的采購、發放、保管和處置等工作由基金會指定的部門進行統一管理，確保管理工作的規范性和一致性。2.合理使用原則：紀念品的使用應符合基金會的宗旨和業務范圍，遵循節儉、實用的原則，避免浪費和濫用。3.嚴格審批原則：紀念品的采購、發放等事項應嚴格按照規定的審批程序進行，未經批準不得擅自進行。4.安全保密原則：對于涉及基金會機密信息或具有特殊意義的紀念品，應采取嚴格的安全保密措施，確保其安全和完整。管理機構與職責管理機構本基金會設立紀念品管理小組，由基金會辦公室、財務部門、項目部門等相關人員組成，負責紀念品的全面管理工作。紀念品管理小組下設辦公室，設在基金會辦公室，負責日常管理工作。職責分工1.紀念品管理小組職責制定和完善紀念品管理辦法及相關制度；審核紀念品的采購計劃和發放方案；監督和檢查紀念品的管理工作，協調解決管理過程中出現的問題；定期對紀念品的管理情況進行評估和總結。2.基金會辦公室職責負責紀念品的日常采購、登記、保管和發放工作；建立紀念品管理臺賬，記錄紀念品的名稱、數量、規格、來源、去向等信息；定期對紀念品進行盤點，確保賬實相符；協助財務部門進行紀念品的成本核算和財務報銷工作。3.財務部門職責負責審核紀念品的采購預算和費用報銷，確保資金使用的合理性和合規性；對紀念品的采購、發放等費用進行核算和賬務處理；監督紀念品管理過程中的財務收支情況，防范財務風險。4.項目部門職責根據項目需要提出紀念品的采購需求和發放建議；配合辦公室做好紀念品的發放工作，確保紀念品發放到合適的對象手中。紀念品的采購采購計劃的制定1.各部門根據工作需要，于每年[具體時間]前向紀念品管理小組辦公室提交下一年度的紀念品采購需求計劃，說明紀念品的名稱、數量、規格、用途、預算等信息。2.紀念品管理小組辦公室對各部門提交的采購需求計劃進行匯總和整理，結合基金會的年度工作計劃和財務預算，制定年度紀念品采購計劃，報紀念品管理小組審核。3.年度紀念品采購計劃應包括采購的紀念品種類、數量、預算金額、采購時間等內容，并明確采購的責任部門和責任人。采購審批程序1.年度紀念品采購計劃經紀念品管理小組審核通過后，報基金會理事會審批。2.對于臨時需要采購的紀念品，由需求部門填寫《紀念品采購申請表》，說明采購的原因、名稱、數量、預算等信息，經部門負責人簽字后，報紀念品管理小組辦公室審核。3.紀念品管理小組辦公室根據實際情況進行審核，對于金額較小（[具體金額]以下）的采購申請，由辦公室負責人審批；對于金額較大（[具體金額]以上）的采購申請，報紀念品管理小組審批。采購方式1.對于金額較?。╗具體金額]以下）的紀念品采購，可以采用直接采購的方式，由紀念品管理小組辦公室選擇合適的供應商進行采購。2.對于金額較大（[具體金額]以上）的紀念品采購，應采用招標、詢價等方式進行，確保采購的紀念品質量可靠、價格合理。在采購過程中，應嚴格按照相關法律法規和基金會的規定進行操作，確保采購的公正性和透明度。采購合同的簽訂1.對于采用招標、詢價等方式采購的紀念品，應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括紀念品的名稱、數量、規格、價格、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式等內容。2.采購合同簽訂前，應經基金會法務部門審核，確保合同的合法性和有效性。紀念品的發放發放范圍1.用于對外交流活動，如接待來訪嘉賓、參加會議、開展合作項目等，向合作方、嘉賓等贈送的紀念品。2.用于表彰和獎勵，如對優秀志愿者、捐贈人、合作伙伴等進行表彰和獎勵時發放的紀念品。3.用于內部活動，如基金會組織的年會、培訓、團建等活動，向員工發放的紀念品。發放審批程序1.各部門根據工作需要提出紀念品發放申請，填寫《紀念品發放申請表》，說明發放的對象、原因、數量、規格等信息，經部門負責人簽字后，報紀念品管理小組辦公室審核。2.紀念品管理小組辦公室根據發放范圍和庫存情況進行審核，對于符合發放條件的申請，報紀念品管理小組審批。3.對于重要的發放事項，如向重要嘉賓、大額捐贈人等發放紀念品，應報基金會理事長審批。發放登記與簽收1.紀念品管理小組辦公室根據審批通過的發放申請，辦理紀念品的發放手續。發放時，應填寫《紀念品發放登記表》，記錄發放的時間、對象、名稱、數量等信息，并由領取人簽字確認。2.對于發放給外部人員的紀念品，應同時做好相關的宣傳和記錄工作，如拍照、撰寫新聞稿等，以擴大基金會的影響力。紀念品的保管保管要求1.基金會應設立專門的紀念品倉庫或保管區域，配備必要的保管設施和設備，確保紀念品的安全和完整。2.紀念品應按照種類、規格、用途等進行分類存放，便于管理和查找。3.倉庫或保管區域應保持通風、干燥、清潔，防止紀念品受潮、發霉、損壞等。4.對于貴重或具有特殊意義的紀念品，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、設置保險柜等。盤點與清查1.紀念品管理小組辦公室應定期（至少每半年一次）對紀念品進行盤點，核對紀念品的數量、規格、狀態等信息，確保賬實相符。2.在盤點過程中，如發現紀念品有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，追究相關人員的責任，并按照規定進行處理。3.每年年底，紀念品管理小組應組織對全年的紀念品管理情況進行全面清查，總結經驗教訓，提出改進措施。紀念品的處置處置情形1.對于因損壞、過期、失去使用價值等原因無法繼續使用的紀念品，應進行處置。2.對于閑置或多余的紀念品，經紀念品管理小組評估后，可以進行處置。處置程序1.紀念品管理小組辦公室定期對需要處置的紀念品進行清理和統計，填寫《紀念品處置申請表》，說明處置的原因、名稱、數量、規格等信息，報紀念品管理小組審核。2.紀念品管理小組根據實際情況進行審核，對于符合處置條件的申請，報基金會理事會審批。3.經審批同意后，紀念品管理小組辦公室按照規定的方式進行處置，如報廢、捐贈、變賣等。處置過程中應做好記錄和賬務處理工作。處置收入的管理1.對于變賣紀念品取得的收入，應及時上繳基金會財務部門，納入基金會的財務統一管理。2.財務部門應按照相關規定對處置收入進行核算和賬務處理，確保資金的安全和合規使用。監督與檢查內部監督1.紀念品管理小組應定期對紀念品的管理工作進行監督和檢查，檢查內容包括采購計劃的執行情況、發放審批程序的合規性、保管情況、處置情況等。2.對于監督檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，要求相關部門和人員限期整改。外部監督1.基金會應接受社會