培訓機構學員學習檔案建立與管理制度

一、總則1.目的本制度旨在規范本培訓機構學員學習檔案的建立、管理與使用，確保學員學習信息的完整性、準確性和安全性，為學員提供優質的學習服務，同時為教學質量的提升和機構的科學決策提供有力支持，契合本機構“以學員為中心，助力全面成長”的企業文化和經營理念。2.適用范圍本制度適用于本培訓機構全體在冊學員的學習檔案管理工作，涉及參與檔案建立、管理、使用的全體員工。3.基本原則遵循真實性、完整性、保密性、便利性原則。確保檔案信息真實反映學員學習情況，涵蓋全面學習信息，嚴格保護學員隱私，同時保證檔案易于查詢和使用，以提高運營效益。二、組織架構與職責劃分1.檔案管理小組設立專門的學員學習檔案管理小組，由行政主管擔任組長，成員包括教學部門、市場部門、客服部門等相關人員，實行扁平化管理，減少溝通層級，提高工作效率。-行政主管：全面負責學員學習檔案管理制度的制定、監督執行與協調工作，確保檔案管理工作符合機構整體發展戰略和運營要求。-教學部門人員：負責提供學員的學習成績、課堂表現、作業完成情況、考試成績等與教學直接相關的信息，確保教學信息的及時、準確錄入檔案。-市場部門人員：協助提供學員報名時的基本信息、招生渠道等資料，為檔案的完整性提供支持。-客服部門人員：收集學員的反饋意見、投訴記錄等信息，將其納入學員檔案，以便全面了解學員需求和滿意度。2.檔案管理員由專人擔任檔案管理員，負責檔案的日常建立、整理、歸檔、保管和查詢服務等工作。具體職責如下：-按照規定的流程和標準，及時建立新學員的學習檔案，并確保檔案信息的初始錄入準確無誤。-定期對檔案進行整理和更新，將各部門提供的學員信息有序納入檔案，保證檔案內容的時效性。-負責檔案的實體保管，確保檔案存儲環境安全，防止檔案損壞、丟失或泄露。-為有需求的部門和人員提供檔案查詢服務，嚴格執行檔案查閱審批流程。三、管理流程1.檔案建立-新學員報名成功后，市場部門在24小時內將學員報名信息（包括姓名、性別、年齡、聯系方式、報名課程、招生渠道等）傳遞給檔案管理員。-檔案管理員在收到信息后的48小時內創建學員檔案的電子和紙質文檔，分配唯一的檔案編號，并進行初步的信息錄入和整理。-教學部門在學員開課一周內，將學員的課程安排、教材領取等信息提供給檔案管理員，完善檔案內容。2.檔案更新-教學部門在每次課程結束后，應在3個工作日內將學員的課堂表現、作業完成情況等信息反饋給檔案管理員，以便及時更新檔案。-學員進行階段性考核或考試后，教學部門應在成績公布后的2個工作日內將成績錄入檔案系統，確保檔案信息的時效性。-客服部門在接到學員反饋意見或投訴后的24小時內，將相關信息整理后傳遞給檔案管理員，記錄在學員檔案中。3.檔案查閱-內部員工因工作需要查閱學員檔案時，需填寫《學員檔案查閱申請表》，注明查閱目的、所需信息范圍等，經部門負責人審批后提交給檔案管理員。-檔案管理員在核實申請表信息無誤后，為查閱人員提供相應檔案資料，并記錄查閱時間、查閱人等信息。查閱結束后，查閱人員需在檔案歸還記錄上簽字確認。-外部機構或個人（如學員家長、合作單位等）如需查閱學員檔案，必須經過學員本人（或監護人）書面授權，并提交相關證明文件，經機構負責人審批同意后，按照內部查閱流程進行查閱。4.檔案保管-檔案管理員負責將紙質檔案存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。同時，定期對紙質檔案進行檢查，防止受潮、蟲蛀等損壞情況。-電子檔案存儲在專用的服務器上，設置不同級別的訪問權限，確保數據安全。檔案管理員每周進行數據備份，備份數據存儲在異地存儲設備中，以防突發情況導致數據丟失。5.檔案銷毀-對于已畢業或退學超過規定年限（一般為5年）的學員檔案，經機構負責人審批后，可進行銷毀處理。-檔案銷毀應采用合適的方式，如粉碎紙質檔案、徹底刪除電子檔案數據等，并做好銷毀記錄，包括銷毀檔案的編號、數量、時間等信息。四、權利與義務1.學員權利-學員有權了解自己學習檔案的內容，可在提前預約的情況下，到機構檔案管理部門申請查閱個人檔案。-學員如發現檔案中存在錯誤或遺漏信息，有權要求檔案管理部門及時更正和補充。-學員對自己檔案信息的保密性享有權利，機構應嚴格保護學員檔案信息，未經學員授權，不得向任何第三方泄露。2.學員義務-學員在報名時應如實提供個人信息，如有信息變更，應及時通知機構相關部門，以便更新檔案。-配合教學部門和檔案管理部門完成檔案信息的收集和整理工作，如按時提交作業、參加考核等。3.員工權利-員工有權根據工作需要，按照規定流程查閱學員檔案，獲取必要的信息支持，以更好地為學員服務。-員工對檔案管理制度的改進和完善有權提出建議和意見。4.員工義務-各部門員工有義務及時、準確地向檔案管理部門提供學員相關信息，確保檔案內容的完整性和及時性。-嚴格遵守檔案管理的保密規定，不得擅自泄露學員檔案信息。五、監督與獎懲機制1.監督機制-由行政主管定期對學員學習檔案管理工作進行檢查，包括檔案建立的及時性、信息錄入的準確性、檔案保管的安全性等方面。-設立內部監督郵箱和電話，鼓勵員工和學員對檔案管理工作中的違規行為進行舉報。對于舉報信息，應及時進行調查核實。2.獎勵機制-對于在學員檔案管理工作中表現出色的員工，如檔案信息錄入準確無誤、檔案整理規范高效、及時發現并解決檔案管理問題等，給予績效加分、獎金、榮譽證書等獎勵，以激勵員工積極工作，提升工作質量和運營效益。-對提出有助于優化檔案管理制度和流程的合理建議，并被機構采納實施后取得良好效果的員工，給予相應的獎勵。3.懲罰機制-對于未按照規定流程和時間節點提供學員信息，導致檔案建立或更新延誤的部門或員工，視情節輕重給予績效扣分、警告等處罰。-若員工因疏忽大意導致學員檔案信息錯誤或丟失，根據造成的影響大小，給予相應的經濟處罰和紀律處分。-對于擅自泄露學員檔案信息的員工，一經查實，立即解除勞動合同，并依法追究法律責任，以強化員工的保密意識，保障學員權益。六、附則1.本制度自發布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政主管負責解釋和修訂。2.本制度應根據國家法律法規、行業規范以及機構發展