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發票管理制度

一、概述

為進一步規范我公司經濟活動，加強發票管理和財務監督，根據《中華人民

共和國稅收征收管理法》、《中華人民共和國發票管理辦法》，結合本公司的具體

情況制定本制度。

本制度適用于***x股份有限公司

本制度所稱發票，是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活

動中，開具、收取的收付款憑證。

本制度由財務管理部負責解釋。

二、發票的領購、保管和繳銷

1.公司所用發票由財務管理總部按規定統一向稅務部門購買，財務管理總

部按稅務部門要求對發票進行管理。

2.公司所用發票由財務管理總部專門人員保管并建立完整的發票登記簿，

詳細登記各種發票購買、領用和結存情況。

3.公司在辦理變更或者注銷稅務登記的同時，辦理發票和發票領購簿的變

更、繳銷手續。

4.公司按照稅務機關的規定和公司《會計檔案管理制度》存放和保管發票，

不得擅自損毀，已經開具的發票存根聯和發票登記簿，應當保存5年。保

存期滿，報經稅務機關查驗后銷毀。

5.必須妥善保管發票。發生發票丟失情形時，應當于發現丟失當日書面報

告稅務機關，并登報聲明作廢。發票丟失，由責任人承擔造成的一切經濟

損失。

三、發票的開具

1.發票的基本聯次包括存根聯、發票聯、記賬聯。存根聯由收款方或開票

方留存備查；發票聯由付款方或受票方作為付款原始憑證；記賬聯由收款

方或開票方作為記賬原始憑證。

2.發票的基本內容包括：發票的名稱、發票代碼和號碼、聯次及用途、客

戶名稱、開戶銀行及賬號、商品名稱或經營項目、計量單位、數量、單價、

大小寫金額、開票人、開票日期、開票單位（個人）名稱（章）等。

3.不得有下列虛開發票行為：

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1）為他人、為自己開具與實際經營業務情況不符的發票；

2）讓他人為自己開具與實際經營業務情況不符的發票；

3）介紹他人開具與實際經營業務情況不符的發票。

4.公司按照發票管理規定使用發票，不得有下列行為：

1）轉借、轉讓、介紹他人轉讓發票、發票監制章和發票防偽專用品；

2）知道或者應當知道是私自印制、偽造、變造、非法取得或者廢止的發

票而受讓、開具、存放、攜帶、郵寄、運輸；

3）拆本使用發票；

4）擴大發票使用范圍；

5）以其他憑證代替發票使用。

5.發票限于公司所在省、自治區、直轄市內開具。不得冷規定的使用區域

攜帶、郵寄、運輸空白發票。

6.禁止攜帶、郵寄或者運輸空白發票出入境。

7.公司需要開具發票（包含增值稅專用發案和普通發票），首先由公司業

務部門相關人員發起銷售發票開具申請流程，載明與合同相符的開要信

息，經過適當審批后，提交財務部門開審核通過后開具發票。

8.按照國家規定，公司必須在發生經營業務確認營業收入時開具發票。未

發生經營業務一律不準開具發票。考慮到實際經營過程中，客戶往往將收

到發票作為支付款項的必要條件之一。為保證公司經營正常進行且風險可

控，對于銷售藍字發票開據，按下列變通措施進行控制：

1）不得虛開亂開發票，發票開據的各要素，必須與簽訂的合同完全一致。

2）開票申請流程，由工程部門（管理部）相關人員提起，須經適度的審

*匕，且經財務審核通過。

3）依據合同條款中簽訂的預收款條款，預收款須開具發票的，業務部相

關人員發起開票申請流程，經事業部總監審批同意，財務審核通過后，

開據發票。

4）達到銷售合同條款中簽訂的收款里程破點條件，須開具發票的，業務

部相關人員發起開票申請流程，經事業部總監審批同意，財務審核通

過后，開據發票。

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5）依據完工進度，符合外部收入確認條件的，業務部相關人員發起開票

申請流程，財務審核相符后，開據相應發票。

6）不符合上述三條件任何之一的，但確有需要開票的，屬特批開票，業

務部相關人員發起開票申請流程，須經事業部總經理審批同意，且財

務審核通過后，開據相應發票。

9.開具發票后，當發生銷貨退回、銷售折讓以及開票有誤等情況，符合發

票作廢條件的，收回原發票并注明“作廢”字樣，不需開紅票的情況：

1）符合普通發票作廢的條件，是指同時具備下列情形：

1收到退回的普通發票原件。

2購貨方未作帳務處理，且我方也未作帳務處理（即在發票開出

的當月又馬上退回公司財務部門發票）的。

3符合普通發票作廢條件的，業務部門相關人員負責收回原發票

原件，在將發票原件交回財務部門前，發起發票退回流程，在流程

中注明發票退回原因及原件交財務時間，財務部門收到發票并簽收

確認，同時財務必須將收回的發票聯存根聯、記帳聯等其他聯次粘

貼在一起，在每聯上加蓋作廢章，作為發票檔案保存。

2）符合增值稅專用發票作廢的條件，是指同時具備下列情形：

1收到退回的發票聯、抵扣聯原件的時間未超過我方開票當月

（注超出當月的須開紅票）；

2我方未抄稅并且未記賬；

3購買方未認證或者認證結果為“納稅人識別號認證不符”、“專

用發票代碼、號碼認證不符”。

4符合專用發票作廢條件的，業務部門相關人員負責向購買方收

回原發票及抵扣聯原件，在將發票及抵扣聯原件交回財務部門前，

發起發票退回流程，在流程中注明發票退回原因及原件交財務時

間，財務部門收到發票并簽收確認，同時財務必須將收回的發票聯、

抵扣聯與存根聯、記帳聯等其他聯次粘貼在一起，在每聯上加蓋作

廢章，作為發票檔案保存。

10.當發生銷貨退回、開票有誤等情形或者因銷貨部分退回及發生銷售折

讓，需要開具紅字發票，應視不同情況分別處理視不同情況：

（一）開具紅字普通發票按以下辦法史理：

1）購買方未作帳務處理，我方已作帳務處理（即在發票開出的當月

未能及時退回發票）的，業務部門相關人員負責向購買方收回原

發票原件，在將發票原件交回財務前，發起發票退回流程，同時

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串發起紅字發票開票申請流程，同時在流程中注明發票退回原因

及原件交財務時間，財務收到發票并簽收確認，經事業部總經理

審批同意，財務審核相符后，方可開具等額的紅字發票。同時，

財務必須把紅字發票記帳聯撕下作為沖帳憑證，其余聯次不得撕

下，并把收回的原發票粘貼在紅字發票存根聯背面以備核查。

2）購買方已作帳務處理的，不論我方是否已作帳處理，業務部門相

關人員必須取得購買方出具的有效書面證明（購買方的有效書面

證明，必須記載與發票和銷貨清單內容一致的事項，包括原發票

聯的復印件和銀行收款進帳單（原已付款的），以及退貨的原因并

加蓋購貨方單位印章或財務專用章），業務部門相關人員在將購買

方出具的有效書面證明提交財務前，發起紅字發票開票申請流程,

并在流程中注明書面開經票原因及書面證明信息，財務收到此書

面證明并簽收確認，經事業部總經理審批同意，財務審核相符后，

方可開具等額的紅字發票。此開好的紅字發票，經業務人員復核

無誤后，在發票登記簿上或發票存根聯簽字，領取發票相應聯次；

財務人員依據記賬聯進行財務處理。

（二）需要開具紅字增值稅專用發票的，必須取得國稅機關開具的

《開具紅字府值稅專用發票通知單》（以下簡稱通知單），具體由購貨

方向主管稅務機關申請，還是由我方向主管稅務機關申請，應視不同

情況分別處理：

1）因購買方專用發票抵扣聯、發票聯均無法認證的，或所購貨物不

屬于增值稅扣稅項目范圍且取得的專用發票未經認證的：

1由購買方向其主管稅務機關申請出具《開具紅字增值稅專用發

票通知單》（以下簡稱通知單）。

2若同時有發票退回，但不符合作廢條件。

3由業務部門相關人員負責向購買方收取此通知單、發票及抵扣

聯原件，發起發票退回流程，同時串發紅字發票開票申請流程（若

未有發票退回的，直接發起紅字發票開票申請流程），并在申請

流程注明具體退回原因以及相對應原藍字專用發票的信息，財務

收到通知單及發票并簽收確認，經事業部總經理審批同意，財務

審核相符后，方可開具等額的紅字發票。

2）因開票有誤購買方拒收專用發票的：

1我方須在專用發票認證期限內向其主管稅務機關填報《申請

單》，并填寫具體原因以及相對應籃字專用發票的信息；

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2同時提供由購買方出具的寫明拒收理由、錯誤具體項目以及正

確內容的書面材料，銷售方主管稅務機關審核后出具《通知單》，

我方憑通知單開具紅字專用發票；

3此種情況由業務部門相關人員負責在專用發票認證期限內，將

發票及抵扣聯原件交回財務，交回前發起發票退回流程，同時串

發紅字發票開票申請流程，并在申請流程注明具體退回原因以及

相對應原藍字專用發票的信息，財務收到發票及抵扣聯原件并簽

收確認，經事業部總經理審批同意，財務審核相符后，方可開具

等額的紅字發票。

3）我方因開票有誤等原因尚未將專用發票交付購買方的：

1我方須在開具有誤專用發票的次月內向主管稅務機關填報申

請單，并填寫具體原因以及相對應藍字專用發票的信息；

2同時提供由我方出具的寫明具體理由、錯誤具體項目以及正確

內容的書面材料，主管稅務機關審核確認后出具通知單，我方憑

通知單開具紅字專用發票。

3此種情況由業務部門相關人員負責在專用發票認證期限內，及

時將發票及抵扣聯原件交回財務，交回前發起發票退回流程，同

時串發紅字發票開票申請流程，并在申請流程注明具體退回原因

以及相對應原藍字專用發票的信息，財務收到發票及抵扣聯原件

并簽收確認，經事業部總經理審批同意，財務審核相符后，方可

開具等額的紅字發票。

11.因我方將發票聯遺失需要作廢或開據紅字發票的，由責任人員負責將作

廢聲明、行政處罰決定書復印件交財務部門（財務部門可協助辦理相關手

續），并發起發票作廢流程，或發紅字發票開票申請流程，并在申請流程

注明遺失責任人及原因，財務收到作廢聲明、行政處罰決定書復印件并簽

收確認，經公司總經理審批同意，財務審核相符后，方可開具作廢或開據

等額的紅字發票。

12.因購貨方將發票聯遺失的，由業務部門相關人員向財務部門取得原發票

的存根聯復印件，并在存根聯復印件上加蓋發票專用章交予受票方。若購

貨方堅持需要重開藍字發票的，業務部門相關人員負責向購貨方取得購貨

方的發票作廢聲明及行政處罰決定書，作為我方重開發票的依據，且些重

開發票的流程須經事業部總經理審批，并經財務審核相符。

13.已開具發票的發票聯遺失處理辦法

（一）開票方將發票聯遺失的，應按以下規定處理：

1）開票方于發現丟失當日書面報告主管稅務機關，在登報聲明作廢

后接受行政處罰。

2）開票方將作廢聲明、行政處罰決定書復印件與該份發票的存根聯、

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記賬聯等其它聯次粘貼在一起，對該份發票進行作廢或開具相應

紅字發票后，再重新開具發票給受票方。

（二）受票方將發票聯遺失的，應按以下規定處理：

1）受票方于發現丟失當日書面報告主管稅務機關，在登報聲明作廢

后接受行政處罰。

2）受票方憑作廢聲明及行政處罰決定書向開票方索取該份發票的存

根聯復印件，開票方應在存根聯復印件上加蓋發票專用章交予受

票方。

3）若受票方丟失的發票為單聯發票的，由開票方重新開具發票給受

票方，重開時須備注說明原遺失的發票號碼、開票日期、開票金

額等內容，并將受票方作廢聲明及行政處罰決定書留存作為重開

發票的依據。

14.因發票遺失紿公司造成損失的，由相關責任人承擔損失賠償責任。

15.依據本制度之三8的條件開出銷售發票的，銷售人員須負責在發票開出

60天內收回貸款，未能及時收回的，按此部分應收未收金額的1%扣減責

任業務人員的當年考核業績。

16.開具發票時，必須做到按照號碼順序填開，填寫項目齊全，內容真實，

字跡清楚，全部聯次一次打印，內容完全一致，并在發票聯和抵扣聯加蓋

發票專用章。

17.已開好的發票，經業務人員復核無誤后，在發票登記簿上或發票存根聯

簽字，領取發票相應聯次；財務人員依據記賬聯進行財務處理。

18.公司按照規定使用稅控裝置開具發票，并按期向主管稅務機關報送開具

發票的數據.

四、發票的取得

1.報銷管理規定

1）對于報銷發票的要求：

1報銷各項費用必須提供真實合法的原始憑證，取得原始憑證時注意

辨別真假，虛假的原始憑證不能作為報銷憑據C

2與行政事業單位發生的經濟業務而開具的國家統一套印行政事業收

據可以報銷（比如行政、事業單位取得的財政部門監制收款收據和

軍隊總后勤部監制的收款發票），其他的收據一律不得報銷。

3報銷發票必須要蓋有稅務局的監制章和開票單位的發票專用章。

4不符合規定的發票，不得作為財務報銷憑證，財務部門有權拒收。

5報銷單所粘貼的發票必須和報銷單上填寫的項目名稱一致。

6個人報銷單除必須要實名制開具的發票（如通訊費）之外.其他的

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發票上的付款單位必須是本公司的全稱。

7本年度的發票不允許在下一個年度1月5日后拿來報銷。比如2014

年的發票不能在2015年1月5日之后拿來報銷。

8號碼連續的發票，發票填寫日期應依次開具。比如號碼為0001的發

票開具日期為7月20日，則號碼為0002以后的發票開具日期就應

該在7月20日之后。

9不能虛開發票日期。比如拿來報銷的日期是07.13,但是發票的日期

卻是07.28,這樣的情況不允許出現。

2）報銷單的填制要求：

1填制報銷也，應使用藍黑墨水或者碳素墨水鋼筆或簽字筆書寫，不

得使用圓珠筆或鉛筆書寫。

2填制的報銷單應字跡工整，不得污■損、涂改、刮擦或挖補。

3在報銷單上填寫相對應報銷的科目名稱、大小寫金額、日期、填報

人等相關停息。

4填制報銷也時應按費用類別填制，文件或合同等也要作為報銷業的

附件附在后面。

5報銷單上面的阿拉伯數字應當一個一個地寫，不得連寫。小寫金額

阿拉伯數字未頂格的，應在第一位阿拉伯數字前用“￥”劃銷，后

面的數字是“0”的不得以“一”或蕓他符號代替。大寫金額，一律

用正楷或者行書體書寫，不得任意自造簡化字。大寫金額數字到元

或者角為止的，在“元”或者“角”字之后應當寫“整”字或者

“正”字；大寫金額數字有分的，分字后面不寫“整”或者“正”

字。大小寫金額必須一致。

3）發票粘貼要求：

1不同類別的發票分別粘貼。具體按辦公費、差旅費、車輛使用費、

廣告費、促銷費、交通費、通訊費、宣傳費、業務招待費、郵遞費、

運輸費、其他費用的類別分別粘貼在不同的粘貼單上，分別報銷。

粘貼紙和報銷單使用公司統一印制的單據。

2票據粘貼應當整齊美觀，便于裝訂歸檔。對所附票據較多，且要據

大小不規范的差旅費、停車費、洗車費、路橋費、油費、業務招待

費等要在憑證裝訂線外根據票據金額的大小分類并有規律地從專用

粘貼紙右下角向左上角整潔有序、均勻地粘貼在粘貼紙上，票據粘

貼稀密的程度根據票據的多少具體確定，一張粘貼紙不夠的可月兩

張甚至多張。將粘貼好票據的粘貼紙的左上角與報銷單的左上角背

面粘貼在一起，再按公司相關制度填寫好報銷單的相關內容。粘貼

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時注意不要把金額遮住。

3不得使用訂書針、大頭釘、回形針將票據訂在一起，必須用膠水粘

貼。

4不按規定粘貼和填制報銷單的，財務人員有權拒絕報銷。

5填報費用報銷單據