跨境貿易公司離職規定

一、總則1.目的本規定旨在規范本跨境貿易公司員工離職管理流程，確保員工離職過程的公平、公正、有序進行，保障公司和員工雙方的合法權益，維護公司正常的運營秩序，同時體現公司以人為本的企業文化和經營理念。2.適用范圍本規定適用于跨境貿易公司全體員工。3.基本原則-合法性原則：離職管理嚴格遵循國家法律法規以及相關勞動政策，確保各項操作在法律框架內進行。-誠信與公平原則：公司和員工在離職過程中應秉持誠信態度，公司公平對待每一位離職員工，員工如實提供相關信息。-效率與效益原則：在保障各方權益的前提下，盡量簡化離職流程，提高辦理效率，減少對公司運營效益的不利影響。同時注重信息的及時傳遞與溝通，避免因離職造成業務中斷或客戶流失。二、組織架構與職責劃分1.人力資源部門-負責制定和完善離職管理制度及流程，并確保制度的有效執行和更新。-接收員工離職申請，審核離職申請的合規性，包括離職原因、申請時間等。-組織離職面談，了解員工離職的真實想法和意見，向公司管理層反饋，為公司管理提供參考。-辦理離職員工的人事檔案、社保、公積金等手續的減員或轉移，確保員工相關權益不受損害，同時避免公司在這些方面產生不必要的風險。-對離職員工的薪酬進行核算和結算，確保薪酬計算準確無誤，并按照規定的時間和方式發放給員工。-對離職數據進行統計和分析，定期形成報告，為公司人才規劃和管理改進提供數據支持。2.員工所在部門-負責接收本部門員工的離職意向溝通，初步了解離職原因，并及時向人力資源部門反饋。-安排離職員工的工作交接事宜，指定合適的交接人員，確保工作的連續性和準確性。-對離職員工的工作表現、工作成果進行評價，為人力資源部門核算績效獎金等提供依據。-在離職員工完成工作交接后，向人力資源部門出具離職員工工作交接完成的確認報告。3.財務部門-負責審核離職員工的借款、費用報銷等財務事項，確保員工不存在未結清的財務欠款。-配合人力資源部門進行離職員工薪酬的核算，提供相關財務數據和支持。4.行政部門-收回離職員工的工作證件、門禁卡、辦公設備、公司資料等資產，確保公司資產不流失。-協助人力資源部門完成離職手續的辦理，如提供場地、協助組織面談等。三、管理流程1.離職申請-預告離職：員工因個人原因（如升學、家庭搬遷、職業發展等）決定離職，應提前[X]天以書面形式向所在部門負責人提交《離職申請單》。在申請單中應清晰注明離職原因、預計離職日期等信息。試用期員工應提前[X]天提交離職申請。-即時離職：若員工因嚴重違反公司規章制度、觸犯法律法規等特殊情況導致公司決定與其解除勞動合同，或員工因自身突發重大原因（如重大疾病、家庭突發重大變故等）無法繼續工作且情況緊急，可即時提出離職。但需提供相關證明材料，如醫院診斷證明、法院判決書等。2.離職審批-部門負責人審批：部門負責人收到員工的離職申請后，應在[X]個工作日內進行審批。審批過程中，部門負責人需與員工進行溝通，了解離職原因的真實性，并評估該員工離職對本部門工作的影響。如同意離職，簽署審批意見后將申請單轉至人力資源部門；如不同意離職，應與員工進一步溝通挽留，并說明不同意的理由。-人力資源部門審批：人力資源部門收到部門負責人轉來的離職申請單后，在[X]個工作日內進行審核。審核內容包括離職申請的合規性、員工是否存在未完成的培訓、未結清的財務款項等。如審核通過，安排離職面談；如存在問題，及時與員工和相關部門溝通解決。-高層領導審批：對于中高層管理人員的離職申請，在人力資源部門審核通過后，需提交公司高層領導進行最終審批。高層領導應綜合考慮公司戰略、團隊穩定等因素，在[X]個工作日內做出審批決定。3.離職面談-人力資源部門在審批通過后，安排與離職員工進行離職面談。面談由人力資源專員或經理主持，可邀請員工所在部門負責人共同參與。-面談內容主要包括了解員工離職的真實原因、對公司管理、工作環境、團隊合作等方面的意見和建議、是否存在離職糾紛隱患等。面談過程應做好記錄，并形成《離職面談記錄》。-通過離職面談，人力資源部門一方面向離職員工解釋離職相關政策和流程，另一方面收集員工反饋信息，為公司改進管理提供參考。4.工作交接-離職申請獲批后，員工所在部門負責人應及時安排工作交接事宜。指定一名或多名交接人員，與離職員工共同制定《工作交接清單》，明確交接的工作內容、進度、重要資料、客戶信息等。-工作交接期限一般為[X]天，具體可根據工作的復雜程度和重要性進行調整。在交接期間，離職員工應積極配合交接人員，詳細介紹工作情況，提供必要的培訓和指導，確保交接工作順利完成。-交接完成后，離職員工和交接人員應在《工作交接清單》上簽字確認，部門負責人對交接結果進行審核并簽字。《工作交接清單》一式三份，離職員工、交接人員和人力資源部門各留存一份。5.離職手續辦理-行政手續：離職員工需到行政部門辦理資產歸還手續，交回工作證件、門禁卡、辦公設備、公司資料等。行政部門對歸還的資產進行核對和驗收，確認無誤后在《離職手續辦理清單》上簽字。-財務手續：離職員工到財務部門辦理財務結算手續，包括報銷費用的結清、借款的歸還等。財務部門審核相關賬目后，在《離職手續辦理清單》上簽字。-人事手續：人力資源部門在收到行政和財務部門簽字的《離職手續辦理清單》后，為離職員工辦理人事檔案轉移、社保和公積金減員等手續。同時，核算員工的工資、獎金、績效等薪酬待遇，按照公司規定的時間發放給員工。最后，向離職員工出具《離職證明》。6.離職生效-當離職員工完成所有離職手續，且離職日期到達申請的日期后，離職正式生效。公司與離職員工的勞動關系自離職生效日起解除。四、權利與義務1.員工權利-獲得準確信息的權利：員工有權在離職過程中獲得關于離職政策、流程、薪酬結算等方面的準確信息。人力資源部門和相關部門應及時、清晰地向員工解答疑問。-要求公平對待的權利：員工有權要求公司在離職審批、工作交接、薪酬結算等環節給予公平、公正的對待，不受歧視或不合理的限制。-獲得合法經濟補償的權利：若員工的離職符合法律法規規定的公司應支付經濟補償的情形，員工有權按照法律規定獲得相應的經濟補償。-保護個人隱私的權利：公司應保護離職員工的個人隱私，不得泄露員工在離職過程中提供的個人信息，如離職原因、家庭情況等。2.員工義務-提前告知的義務：員工應按照規定提前向公司提交離職申請，以便公司有足夠的時間安排工作交接和人員調整，避免對公司運營造成不必要的影響。-如實提供信息的義務：員工在離職申請和面談過程中，應如實提供離職原因、工作經歷等相關信息，不得隱瞞或提供虛假信息。-完成工作交接的義務：離職員工有義務按照公司要求，與交接人員認真完成工作交接，確保工作的連續性和準確性。不得故意拖延或拒絕交接工作。-保守公司機密的義務：即使離職后，員工仍需遵守與公司簽訂的保密協議，保守公司的商業秘密、技術秘密等，不得向競爭對手或其他第三方泄露。3.公司權利-審核離職申請的權利：公司有權對員工的離職申請進行審核，包括離職原因、申請時間等，確保離職申請符合公司規定和法律法規要求。-要求員工配合工作交接的權利：公司有權要求離職員工積極配合工作交接，提供必要的協助和指導，以保障公司業務的正常運轉。-追究法律責任的權利：若離職員工違反保密協議、競業限制協議或其他法律法規規定，給公司造成損失的，公司有權依法追究其法律責任。4.公司義務-及時審批和溝通的義務：公司相關部門應按照規定的時間對員工的離職申請進行審批，并及時與員工溝通審批結果。在離職過程中，保持與員工的良好溝通，解答員工的疑問。-支付薪酬和經濟補償的義務：公司應按照法律法規和公司規定，及時、準確地核算和支付離職員工的薪酬、獎金、績效等勞動報酬。如符合支付經濟補償的條件，應按時足額支付。-辦理離職手續的義務：公司有義務為離職員工辦理各項離職手續，包括人事檔案轉移、社保和公積金減員、出具離職證明等，確保員工能夠順利離職。五、監督與獎懲機制1.監督機制-公司設立專門的離職監督小組，成員由人力資源部門、法務部門和工會代表組成。監督小組負責對離職管理流程進行全程監督，確保各項規定得到嚴格執行。-定期對離職手續辦理情況進行檢查，審核《離職申請單》、《工作交接清單》、《離職面談記錄》等相關文件，發現問題及時督促相關部門整改。-接受員工對離職過程中不公平、不合理現象的投訴，對投訴進行調查核實，如情況屬實，按照公司規定進行處理，并向員工反饋處理結果。2.獎勵機制-對于在離職過程中積極配合公司工作，認真完成工作交接，為公司減少損失或提供有價值建議的離職員工，公司可給予一定的獎勵。獎勵方式包括但不限于頒發榮譽證書、給予一定金額的獎金等。-對于在離職管理工作中表現出色的部門或個人，如及時解決離職糾紛、優化離職流程提高工作效率等，公司將在年度績效考核中給予加分或其他形式的獎勵。3.懲罰機制-若員工未按照規定提前提交離職申請或擅自離職，給公司造成經濟損失的，公司有權要求員工賠償相應損失。損失賠償可從員工工資中扣除，但扣除金額不得超過法律規定的上限。-對于在離職過程中故意隱瞞信息、拒絕配合工作交接或泄露公司機密的員工，公司將視情節輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處理，情節嚴重的將依法追究法律責任。-相關部門或個人在離職管理工作中存在失職、瀆職行為，導致離職手續辦理延誤、員工權益受損或公司利益受到影響的，公司將按照績效考核制度和相關規定進行處罰，包括扣減績效