旅行社合同歸檔管理細則

一、總則1.目的為加強本旅行社合同檔案管理，確保合同資料的完整性、準確性和安全性，有效利用合同檔案資源，支持旅行社的業務運營、風險防控及決策制定，特制定本細則。2.適用范圍本細則適用于旅行社全體員工在業務活動中簽訂的各類合同及相關文件的歸檔管理，包括但不限于旅游服務合同、采購合同、合作協議等。3.遵循原則-完整性原則：確保合同從洽談、簽訂到履行完畢全過程的相關資料均完整歸檔。-準確性原則：保證歸檔合同及文件內容準確無誤，與實際業務操作相符。-及時性原則：合同簽訂或事項完成后，應及時進行整理歸檔，不得拖延。-保密性原則：對涉及商業機密、客戶隱私等敏感信息的合同檔案嚴格保密。4.企業文化與經營理念體現本旅行社秉持“誠信、專業、創新、共贏”的企業文化，在合同歸檔管理中，注重以誠信為基礎，確保合同記錄真實可靠；以專業的態度進行檔案分類整理；鼓勵創新管理方式，提高歸檔效率；追求與合作伙伴、客戶的共贏，通過妥善管理合同檔案維護各方合法權益，促進業務持續健康發展。二、組織架構與職責劃分1.檔案管理部門-職責：負責制定和完善合同歸檔管理制度與流程；統籌全社合同檔案的收集、整理、存儲、保管和利用；對各部門合同歸檔工作進行指導、監督和檢查；定期對合同檔案進行盤點清查。-扁平化管理體現：檔案管理部門直接與各業務部門對接，簡化溝通層級，提高信息傳遞效率，確保管理指令能快速準確傳達至各部門。2.業務部門-職責：負責本部門合同及相關文件的收集、初步整理和移交；確保移交檔案的完整性和準確性；配合檔案管理部門進行檔案查詢、調閱等工作；在合同履行過程中及時反饋相關信息至檔案管理部門。-績效考核關聯：業務部門合同檔案移交的及時性、完整性和準確性將納入部門績效考核指標體系，激勵各部門積極配合檔案管理工作，保障檔案管理質量。3.法務部門-職責：從法律專業角度對合同檔案管理提供支持，審核合同條款合規性；協助處理涉及合同糾紛的檔案查詢和提供相關資料；對合同檔案管理中的法律風險進行評估和預警。三、管理流程1.合同簽訂階段資料收集-業務人員：在合同洽談過程中，負責收集包括但不限于對方主體資格證明、授權委托書、報價單、往來郵件等相關資料。合同簽訂后，將合同正本、副本及所有相關資料及時移交至本部門檔案管理人員。-部門檔案管理人員：對收到的合同及資料進行初步審核，檢查資料是否齊全、簽字蓋章是否完備等，確保資料符合歸檔要求。2.檔案移交-定期移交：業務部門檔案管理人員應在每月末將當月整理好的合同檔案移交至檔案管理部門。對于重大項目合同或緊急需要歸檔的合同，應及時移交。-移交清單：移交時需填寫《合同檔案移交清單》，詳細列出合同名稱、編號、簽訂時間、對方單位、移交資料明細等信息，雙方簽字確認。3.整理與分類-檔案管理部門：收到移交的合同檔案后，按照合同類型（如旅游團隊合同、地接合同、供應商采購合同等）、簽訂時間、客戶類別等進行分類整理。為每份合同編制唯一的檔案編號，并建立電子臺賬，記錄合同的基本信息、存放位置等。-數字化管理：利用數字化技術對合同檔案進行掃描存儲，建立電子檔案庫，方便檢索查詢和遠程利用。同時，確保電子檔案與紙質檔案的一致性和完整性。4.存儲與保管-檔案庫房：設立專門的檔案庫房，配備必要的存儲設備，如檔案柜、貨架等，并做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護措施。對不同類型和保管期限的合同檔案進行分區存放，便于管理和查找。-備份管理：定期對電子檔案進行備份，存儲在異地存儲介質中，防止數據丟失。備份數據應定期進行檢查和維護，確保數據的可讀取性。5.檔案利用-內部查閱：旅行社內部員工因工作需要查閱合同檔案，需填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續。檔案管理部門應記錄查閱人員、查閱時間、查閱內容等信息。-外部提供：如因法律訴訟、政府部門檢查等特殊原因需要向外部單位或個人提供合同檔案，需經旅行社總經理審批同意，并按照相關規定辦理手續。提供的檔案應進行登記備案，注明提供的對象、內容、用途等。四、權利與義務1.員工權利-查閱權：員工有權根據工作需要，按照規定流程查閱與自身業務相關的合同檔案，以獲取必要的信息支持工作開展。-建議權：員工對合同歸檔管理制度和流程有提出改進建議的權利，檔案管理部門應積極聽取員工意見，不斷完善檔案管理工作。2.員工義務-及時移交義務：業務人員有義務在規定時間內將合同及相關資料移交給本部門檔案管理人員，部門檔案管理人員有義務按時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。-保密義務：全體員工對在工作中接觸到的合同檔案信息負有保密義務，不得擅自泄露合同中的商業機密、客戶信息等敏感內容。3.游客權利-知情權：游客有權了解旅行社在合同管理方面的相關規定，以及自身簽訂的旅游合同的歸檔情況。-監督權：游客對旅行社合同歸檔管理工作存在疑問或認為侵犯其合法權益時，有監督和投訴的權利。4.旅行社義務-告知義務：旅行社有義務向游客說明合同歸檔管理的流程和方式，保障游客的知情權。-合法合規義務：旅行社在合同歸檔管理過程中，應嚴格遵守法律法規和行業規范，保護游客的個人信息安全，不得利用合同檔案損害游客利益。五、監督與獎懲機制1.監督機制-定期檢查：檔案管理部門定期對各部門合同歸檔情況進行檢查，檢查內容包括檔案移交的及時性、完整性、準確性，檔案整理的規范性等。-內部審計：內部審計部門不定期對合同歸檔管理工作進行審計，審查檔案管理制度的執行情況、檔案存儲的安全性、檔案利用的合規性等，發現問題及時提出整改意見。2.獎勵機制-表彰獎勵：對于在合同歸檔管理工作中表現突出的部門或個人，如檔案移交及時準確、創新檔案管理方法提高工作效率等，給予全社通報表揚，并在績效考核、評優評先等方面予以優先考慮。-物質獎勵：根據實際貢獻情況，對表現優秀的部門或個人給予一定的物質獎勵，如獎金、獎品等，激勵員工積極參與和支持合同歸檔管理工作。3.懲罰機制-警告與整改：對于違反合同歸檔管理制度的部門或個人，如未按時移交檔案、檔案資料不完整等，首次給予警告，并責令限期整改。-績效扣分與處罰：若整改后仍未達到要求或多次違反規定，將根據情節嚴重程度，對相關部門或個人進行績效扣分、扣發獎金等處罰。對于因違規行為導致合同檔案丟失、損壞或泄露，給旅行社造成重大損失的，將依法追究相關人員的責任。六、附則1.制度修訂本細則將根據旅行社業務發展、法律法規