院美容護理產品供應商管理制度

一、總則1.目的本制度旨在規范美容院美容護理產品供應商的管理，確保所采購的美容護理產品質量可靠、安全有效，符合美容院的經營理念和顧客需求，同時建立長期穩定、互利共贏的供應商合作關系，保障美容院的運營效益。2.適用范圍本制度適用于與美容院有美容護理產品供應業務往來的所有供應商，以及美容院內部涉及供應商管理的相關部門和人員。3.基本原則-質量優先：將產品質量作為選擇和評價供應商的首要標準，確保為顧客提供高品質的美容護理產品。-公平公正：在供應商的選擇、評估、合作等過程中，遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當行為。-合作共贏：秉持與供應商共同發展的理念，建立長期穩定的合作關系，實現互利共贏。-數據安全：在與供應商的合作過程中，注重保護雙方的商業機密和數據安全，防止信息泄露。-安全生產：要求供應商嚴格遵守國家安全生產相關法規，確保產品生產過程安全可靠。4.美容院企業文化與經營理念體現-本美容院以“自然、健康、美麗”為企業文化核心，追求為顧客提供最優質、最天然的美容護理服務。在供應商管理中，優先選擇符合這一理念，注重產品天然成分、環保生產的供應商。-經營理念強調“顧客至上，服務第一”。供應商提供的產品應能有效支持這一理念的實現，具備良好的品質和口碑，以滿足顧客日益增長的美容需求。二、組織架構與職責劃分1.采購部門-供應商開發：負責尋找、篩選潛在的美容護理產品供應商，建立供應商資源庫。-供應商評估：組織相關部門對新供應商進行實地考察和評估，定期對現有供應商進行績效評估。-合同簽訂與管理：與供應商簽訂采購合同，確保合同條款清晰、合理，并負責合同的執行和跟進。-采購談判：與供應商進行采購價格、交貨期、質量標準等方面的談判，爭取最有利的采購條件。2.質量控制部門-產品檢驗：對采購的美容護理產品進行嚴格的檢驗和檢測，確保產品質量符合相關標準和要求。-質量監督：監督供應商的生產過程，要求供應商提供產品質量合格證明等文件，對不合格產品及時提出處理意見。-質量改進：與供應商共同探討產品質量改進措施，推動供應商不斷提高產品質量。3.財務部門-預算管理：參與制定美容護理產品采購預算，確保采購資金的合理安排。-付款審核：審核供應商的付款申請，確保付款金額準確、付款流程合規。-成本分析：對采購成本進行分析，為采購決策提供財務數據支持，協助采購部門降低采購成本。4.運營部門-需求預測：根據美容院的經營狀況和市場需求，預測美容護理產品的采購需求，為采購部門提供準確的采購計劃。-庫存管理：負責美容護理產品的庫存管理，確保庫存水平合理，避免積壓或缺貨。-供應商溝通協調：在日常運營中與供應商保持溝通，及時反饋產品使用情況和顧客需求，協調解決合作過程中出現的問題。三、管理流程1.供應商開發流程-需求調研：運營部門根據美容院的業務發展和顧客需求，提出美容護理產品的采購需求，明確產品的種類、規格、質量標準等要求。-供應商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如行業展會、網絡搜索、供應商推薦等，收集供應商的基本信息，包括企業資質、生產能力、產品范圍、質量控制體系等。-初步篩選：采購部門對收集到的供應商信息進行初步篩選，排除明顯不符合要求的供應商，確定潛在供應商名單。-實地考察：對于初步篩選合格的供應商，采購部門組織質量控制等相關部門進行實地考察，了解供應商的生產環境、生產設備、質量管理流程、人員素質等情況，評估其生產能力和質量保障能力。-評估審批：考察結束后，考察小組撰寫考察報告，對供應商進行綜合評估，提出是否合格的建議。評估結果報上級領導審批，審批通過的供應商納入供應商資源庫。2.采購合同簽訂流程-采購申請：運營部門根據庫存情況和業務需求，填寫采購申請單，明確采購產品的名稱、規格、數量、交貨期等信息，經部門負責人審批后提交采購部門。-供應商選擇：采購部門根據采購申請，從供應商資源庫中選擇合適的供應商，如有必要，可進行多輪采購談判，確定采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等合同條款。-合同起草：采購部門根據談判結果起草采購合同，合同條款應明確雙方的權利和義務，包括產品規格、質量標準、價格、交貨期、包裝、運輸、驗收、付款方式、違約責任等內容。-合同審核：采購合同起草完成后，提交財務部門、法務部門等相關部門進行審核，重點審核合同條款的合法性、合理性、經濟性等方面。審核通過后，報上級領導審批。-合同簽訂：經領導審批通過的采購合同，由采購部門代表美容院與供應商簽訂，合同一式多份，雙方各執一份，同時分發給相關部門備案。3.產品驗收流程-到貨通知：供應商按照合同約定的交貨期將美容護理產品送達美容院指定地點后，提前通知采購部門和質量控制部門。-外觀檢驗：質量控制部門收到到貨通知后，對產品的外包裝、數量、規格等進行外觀檢驗，檢查是否有破損、變形、數量不符等情況。-質量檢驗：外觀檢驗合格后，質量控制部門按照相關標準和檢驗方法對產品進行質量檢驗，可采取抽樣檢驗或全檢的方式，檢驗項目包括產品的成分、性能、安全性等。-驗收報告：質量檢驗完成后，質量控制部門出具驗收報告，記錄檢驗結果。如產品驗收合格，驗收報告報相關部門備案；如產品驗收不合格，質量控制部門應及時通知采購部門和供應商，按照合同約定進行處理。4.供應商績效評估流程-評估周期：定期對供應商進行績效評估，評估周期一般為每季度或每半年一次。-數據收集：采購部門、質量控制部門、運營部門等相關部門負責收集供應商的績效數據，包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面的信息。-評估指標：建立科學合理的供應商績效評估指標體系，主要指標包括產品合格率、按時交貨率、價格合理性、售后服務響應速度等。-評估打分：根據收集到的數據和評估指標，對供應商進行打分評價。評估小組由采購部門、質量控制部門、財務部門等相關人員組成，綜合各部門意見進行打分。-評估結果反饋：評估結束后，采購部門將評估結果反饋給供應商，對于表現優秀的供應商給予表揚和獎勵，對于存在問題的供應商提出改進意見和期限，督促其改進。四、權利與義務1.供應商權利-公平參與權：有權公平參與美容院的供應商開發、采購項目的競爭，不受不合理的歧視。-獲取信息權：在合作過程中，有權獲取與合作相關的必要信息，如采購需求、產品標準、驗收要求等。-合理收益權：按照合同約定，有權獲得合理的貨款結算，確保自身的合法收益。-提出建議權：對于美容院的管理流程、產品需求等方面，有權提出合理的建議和意見。2.供應商義務-產品供應義務：按照合同約定的產品規格、質量標準、數量、交貨期等要求，按時、按質、按量提供美容護理產品。-質量保障義務：建立完善的質量管理體系，確保所供應的產品符合國家相關標準和美容院的質量要求，對產品質量負責到底。-價格合理義務：提供的產品價格應合理、公平，不得隨意提高價格，如有價格調整需提前通知美容院并說明合理理由。-信息保密義務：對在合作過程中獲取的美容院的商業機密、顧客信息等予以保密，不得泄露給任何第三方。-安全生產義務：遵守國家安全生產法規，確保產品生產過程安全，如因生產安全問題導致的一切后果由供應商承擔責任。3.美容院權利-產品選擇權：有權根據自身需求和評估結果，自主選擇合適的美容護理產品供應商和產品。-質量監督權：對供應商的生產過程、產品質量進行監督檢查，要求供應商提供相關證明文件和資料。-價格談判權：與供應商就采購價格、付款方式等進行談判，爭取最有利的采購條件。-違約追究權：如供應商違反合同約定，有權追究其違約責任，要求其承擔相應的賠償責任。4.美容院義務-及時溝通義務：在合作過程中，及時向供應商反饋產品使用情況、需求變化等信息，保持良好的溝通。-按時付款義務：按照合同約定的付款方式和期限，按時向供應商支付貨款。-信息保護義務：對供應商的商業機密和信息予以保護，不得泄露給第三方。五、監督與獎懲機制1.監督機制-內部監督：美容院內部建立供應商管理監督小組，由采購部門、質量控制部門、財務部門等相關人員組成，負責對供應商管理流程進行監督，確保各項制度和流程的執行到位。-定期審計：財務部門定期對采購業務進行審計，檢查采購合同的執行情況、付款情況等，防止出現違規操作和財務風險。-投訴處理：設立專門的供應商投訴渠道，接受供應商的投訴和舉報，對于投訴事項及時進行調查處理，維護供應商的合法權益。2.獎勵機制-優秀供應商表彰：每年評選優秀供應商，對在產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面表現突出的供應商進行表彰，頒發榮譽證書，并給予一定的物質獎勵。-合作升級：對于優秀供應商，在后續的采購項目中給予優先合作權，增加采購份額，延長合作期限等，進一步深化合作關系。-培訓支持：為表現優秀的供應商提供相關的培訓和技術支持，幫助其提升生產管理水平和產品質量。3.懲罰機制-警告整改：對于在績效評估中出現問題的供應商，首次給予警告，要求其在規定期限內提交整改方案并進行整改。-扣減貨款：如供應商未能按照合同約定提供產品或服務，根據合同條款扣減相應的貨款作為懲罰。-暫停合作：對于多次出現問題或問題較為嚴重的供應商，暫停合作一段時間，直至其整改合格并經評估通過后，方可恢復合作。-終止合作：對于嚴重違反合同約定、產品質