院供應商制度

一、總則本美容院一直秉持“用心呵護，塑造美麗”的企業文化，以“為每一位顧客提供最優質的美容服務，打造健康與美的和諧統一”為經營理念。在日益激烈的市場競爭中，為確保美容院的穩定運營與持續發展，與供應商建立緊密、互利、規范的合作關系至關重要。本制度旨在規范與供應商的合作流程，保障雙方權益，實現共同發展，同時符合美容院扁平化管理的要求，提升運營效益，保障數據安全與安全生產。本制度適用于與本美容院有業務往來的所有供應商。供應商應認同本美容院的企業文化與經營理念，具備良好的商業信譽、穩定的供應能力和優質的產品質量，以確保為美容院提供符合要求的產品和服務。二、組織架構與職責劃分1.采購部門：作為與供應商對接的核心部門，負責供應商的開發、篩選、評估與管理。采購人員需深入了解市場動態，尋找優質供應商資源，組織相關人員對潛在供應商進行考察評估。在合作過程中，采購部門要負責采購訂單的下達、跟進訂單執行情況、協調解決供應過程中的問題，同時還要對供應商的交貨期、產品質量、價格等方面進行監控與評估。2.質量檢驗部門：承擔對供應商所供產品的質量檢驗職責。該部門依據相關標準和規范，對采購的產品進行嚴格檢驗，確保產品質量符合美容院的使用要求。質量檢驗人員需具備專業的檢驗技能和知識，及時發現產品質量問題并反饋給采購部門和供應商，督促供應商采取整改措施。3.財務部門：負責與供應商的財務結算工作。財務人員要審核采購合同中的付款條款，按照合同約定及時、準確地向供應商支付貨款。同時，對供應商的發票進行嚴格審核，確保財務數據的真實性和合規性。財務部門還要定期與供應商進行賬務核對，保障雙方財務數據的一致性。4.高層管理團隊：對供應商的重大決策進行把控。在供應商的選擇、合作關系的調整等關鍵事項上，高層管理團隊要綜合各部門的意見和建議，從美容院的整體戰略和運營效益出發，做出決策。同時，高層管理團隊要關注供應商合作中的風險，制定相應的應對策略，保障美容院的利益。三、管理流程1.供應商開發-信息收集：采購人員通過多種渠道收集供應商信息，包括但不限于行業展會、網絡平臺、同行推薦等。對收集到的供應商信息進行初步篩選，確定潛在供應商名單。-初步溝通：采購人員與潛在供應商進行初步溝通，了解其基本情況、產品范圍、價格水平、供應能力等方面的信息。向潛在供應商介紹本美容院的需求和合作要求，邀請其提供相關資料和樣品。-實地考察：對于有合作意向的潛在供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察。考察內容包括供應商的生產環境、生產設備、質量管理體系、人員素質等方面。實地考察結束后，考察人員撰寫考察報告，對供應商的綜合實力進行評估。2.供應商評估-質量評估：質量檢驗部門對供應商提供的樣品進行嚴格檢驗，評估其產品質量是否符合美容院的標準和要求。同時，對供應商的質量管理體系進行審核，查看其是否具備完善的質量控制措施。-價格評估：采購部門對供應商的報價進行分析，結合市場行情，評估其價格的合理性。在價格評估過程中，要綜合考慮產品質量、交貨期、售后服務等因素，選擇性價比高的供應商。-交貨期評估：考察供應商的生產能力和物流配送能力，評估其能否按照美容院的需求按時交貨。通過與供應商溝通，了解其應對緊急訂單的能力和措施。-服務評估：評估供應商的售后服務水平，包括產品退換貨政策、技術支持、投訴處理等方面。良好的售后服務能夠保障美容院在使用產品過程中遇到問題時得到及時解決。-綜合評估：采購部門組織質量檢驗部門、財務部門等相關人員，根據各項評估結果，對供應商進行綜合評估。綜合評估得分達到一定標準的供應商，方可進入合格供應商名單。3.合同簽訂-合同起草：采購部門根據與供應商的洽談結果，起草采購合同。合同內容應明確雙方的權利與義務，包括產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合同條款要符合法律法規的要求，保障雙方的合法權益。-合同審核：合同起草完成后，提交給法務部門進行審核。法務部門對合同的合法性、合規性進行審查，提出修改意見。采購部門根據法務部門的意見對合同進行修改完善，確保合同條款清晰、準確、無歧義。-合同簽訂：合同審核通過后，由采購部門與供應商簽訂正式合同。合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。4.訂單管理-訂單下達：采購部門根據美容院的庫存情況和業務需求，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確產品規格、數量、交貨日期、交貨地點等信息。訂單下達后，采購人員要及時與供應商確認訂單信息，確保供應商準確接收訂單。-訂單跟進：采購人員負責跟進訂單執行情況，定期與供應商溝通，了解訂單的生產進度和發貨情況。如發現訂單執行過程中出現問題，采購人員要及時協調供應商解決，確保訂單按時、按質、按量完成。-訂單變更：如因特殊原因需要對訂單進行變更，采購部門應及時與供應商協商。經雙方協商一致后，簽訂訂單變更協議。訂單變更協議應明確變更的內容、對交貨期和價格的影響等事項。5.收貨與驗收-收貨通知：供應商在發貨前應提前通知采購部門，告知發貨日期、預計到貨時間、貨物數量等信息。采購部門接到通知后，及時安排收貨人員做好收貨準備工作。-貨物接收：貨物到達美容院后，收貨人員要核對貨物的數量、規格、包裝等信息是否與采購訂單一致。如發現貨物存在問題，應及時與供應商聯系，并做好記錄。-質量驗收：收貨完成后，質量檢驗部門按照相關標準和規范對貨物進行質量檢驗。質量檢驗合格的貨物，方可辦理入庫手續；質量檢驗不合格的貨物，按照不合格品處理流程進行處理。6.付款管理-付款申請：采購部門在收到供應商的發票后，核對發票信息與采購合同、驗收報告等是否一致。核對無誤后，填寫付款申請單，提交給財務部門。付款申請單應注明供應商名稱、采購合同編號、發票金額、付款方式等信息。-付款審核：財務部門對付款申請單進行審核，審核內容包括發票的真實性、合法性、合規性，以及采購合同的執行情況等。審核通過后，按照財務審批流程進行審批。-款項支付：財務部門根據審批結果，按照合同約定的付款方式和付款時間，向供應商支付貨款。在付款過程中，要確保資金的安全和準確支付。四、權利與義務1.供應商權利-獲得公平合作機會：供應商有權在符合本美容院供應商評估標準的前提下，參與公平競爭，獲得與本美容院合作的機會。-獲取合理利潤：供應商有權按照合同約定的價格獲得相應的貨款，保障自身的合理利潤空間。-了解需求信息：供應商有權從本美容院獲取準確的產品需求信息，包括產品規格、數量、質量要求等，以便更好地組織生產和供應。-提出合理建議：供應商有權就合作過程中的問題和改進措施向本美容院提出合理建議，共同推動合作關系的優化。2.供應商義務-提供合格產品：供應商應按照合同約定的質量標準和技術要求，為本美容院提供合格的產品。產品應符合國家相關法律法規和行業標準，確保美容院的正常使用和顧客的安全。-按時交貨：供應商應嚴格按照合同約定的交貨期和交貨地點，按時、準確地交付貨物。如因特殊原因無法按時交貨，應提前通知本美容院，并采取相應的補救措施。-提供售后服務：供應商應按照合同約定和相關承諾，為本美容院提供良好的售后服務。包括產品的維修、保養、退換貨等服務，及時解決本美容院在使用產品過程中遇到的問題。-保守商業秘密：供應商在與本美容院合作過程中，可能會接觸到本美容院的商業秘密，如顧客信息、經營策略、產品配方等。供應商有義務嚴格保守這些商業秘密，不得泄露給任何第三方。-配合管理與監督：供應商應積極配合本美容院的管理與監督工作，接受本美容院對其產品質量、生產過程、售后服務等方面的檢查和評估。對于本美容院提出的整改要求，供應商應及時落實并反饋整改情況。3.美容院權利-選擇供應商：本美容院有權根據自身需求和供應商評估標準，自主選擇符合要求的供應商進行合作。-監督產品質量：本美容院有權對供應商提供的產品質量進行監督檢查，要求供應商提供產品質量證明文件和檢測報告。如發現產品質量問題，有權要求供應商采取整改措施或退換貨。-要求按時交貨：本美容院有權要求供應商按照合同約定的交貨期按時交付貨物，以保障美容院的正常運營。如供應商未能按時交貨，本美容院有權追究其違約責任。-獲取售后服務：本美容院有權享受供應商提供的售后服務，包括產品的維修、保養、退換貨等服務。供應商應及時響應本美容院的售后服務需求，確保問題得到妥善解決。-保護商業秘密：本美容院有權要求供應商保守在合作過程中知悉的本美容院的商業秘密，如發現供應商有泄露商業秘密的行為，本美容院有權追究其法律責任。4.美容院義務-公平合作：本美容院應在供應商選擇、合作過程中遵循公平、公正、公開的原則，為供應商提供公平的合作機會，不得歧視任何供應商。-及時付款：本美容院應按照合同約定的付款方式和付款時間，及時向供應商支付貨款。不得無故拖欠供應商貨款，保障供應商的合法權益。-提供準確信息：本美容院應向供應商提供準確的產品需求信息，包括產品規格、數量、質量要求等，避免因信息不準確給供應商造成損失。-配合供應商工作：在合作過程中，本美容院應積極配合供應商的工作，為供應商提供必要的協助和支持，共同完成合作項目。五、監督與獎懲機制1.監督機制-定期評估：采購部門會同質量檢驗部門、財務部門等相關人員，定期對供應商進行評估。評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于表現不佳的供應商提出整改要求或終止合作。-日常監督：采購人員在日常工作中要對供應商的訂單執行情況、產品質量等進行監督。如發現問題，應及時與供應商溝通，要求其采取措施解決。質量檢驗部門要加強對采購產品的質量檢驗，確保產品質量符合要求。-投訴處理：建立供應商投訴處理機制，接受美容院內部員工和顧客對供應商產品質量、服務質量等方面的投訴。對于投訴，要及時進行調查核實，根據調查結果采取相應的處理措施，并將處理結果反饋給投訴人。2.獎勵機制-訂單獎勵：對于產品質量穩定、交貨期準時、售后服務良好的供應商，在后續的采購訂單分配上給予一定的傾斜，增加訂單數量。-價格優惠獎勵：在合同續簽時，對于表現優秀的供應商，可以考慮給予一定的價格優惠，以體現對其合作的認可和鼓勵。-榮譽表彰：定期評選優秀供應商，在美容院內部會議或相關活動上對優秀供應商進行表彰，頒發榮譽證書，提升供應商的知名度和美譽度。-合作升級：對于與本美容院合作緊密、貢獻突出的供應商，可以考慮與其建立更深入的合作關系，如共同開發新產品、拓展市場等。3.懲罰機制-警告：對于首次出現產品質量問題、交貨延遲等輕微違規行為的供應商，發出書面警告，要求其限期整改，并提交整改報告。-罰款：如供應商的違規行為給本美容院造成經濟損失，按照合同約定對供應商進行罰款，以彌補損失。-減少訂單：對于多次出現問題或問題較為嚴重的供應商，適當減少其采購訂單數量，促使其改進。-終止合作：對于嚴重違反合同約定、產品質量問題頻發且整改不力、泄露本美容院商業秘密等行為的供應商，立即終止合作，并依法追究其法律責任。六、附則1.本制度自發布之日起生效實施，如有未盡事宜，由美容院管理層負責解釋和修