會議室使用規定

一、總則1.目的：為加強本校會議室的規范化管理，合理有效地利用會議室資源，確保學校各項會議、教學研討、學術交流等活動的順利進行，結合本校扁平化管理理念，提高工作效率和服務質量，特制定本規定。2.適用范圍：本規定適用于學校全體教職員工及因教學、管理等相關活動需要使用會議室的在校學生團體。3.遵循原則：遵循公開、公平、公正的使用原則，按照先預約先使用、緊急重要會議優先的順序安排會議室資源。同時，充分考慮學校文化中倡導的高效協作、開放創新理念，鼓勵各部門、各學科組之間靈活調配使用會議室，以促進信息共享和團隊合作。4.學校文化體現：本校以“博學、篤行、創新、至善”為校訓，在會議室使用過程中，使用者應秉持這一文化理念，保持會議室整潔、安靜，營造良好的學習和交流氛圍，展現學校師生的良好精神風貌。二、組織架構與職責劃分1.管理部門：學校行政辦公室作為會議室的統一管理部門，負責會議室的統籌安排、設備維護、衛生管理等工作。行政辦公室秉持扁平化管理理念，直接與各使用部門和人員對接，減少中間環節，提高管理效率。-統籌安排：負責制定會議室使用計劃，根據各部門、各學科組的預約申請，合理分配會議室資源，確保會議室得到充分利用。-設備維護：定期檢查會議室的設備設施，包括投影儀、音響、燈光、空調等，確保設備正常運行。對于出現故障的設備，及時聯系專業維修人員進行維修，保障會議的順利進行。-衛生管理：安排專人負責會議室的日常清潔工作，保持會議室的整潔衛生。在重要會議前后，加強對會議室的清潔消毒工作，為使用者提供良好的環境。2.使用部門：各部門、各學科組及學生團體作為會議室的使用方，應嚴格遵守本規定，按照要求提前預約使用會議室，并在使用過程中愛護會議室的設備設施，保持會議室的衛生。-提前預約：根據會議需求，提前向行政辦公室提交會議室使用申請，說明使用時間、時長、參會人數等信息。-規范使用：在使用過程中，嚴格按照操作規程使用設備設施，不得擅自更改設備設置或損壞設備。如需特殊設備或技術支持，及時與行政辦公室溝通。-會后清理：會議結束后，使用部門應及時清理會議室，將桌椅擺放整齊，關閉設備電源，帶走個人物品，保持會議室的整潔。三、管理流程1.預約流程-申請：使用者需提前至少[X]小時填寫《會議室使用申請表》，可通過學校內部辦公系統在線填寫或到行政辦公室領取紙質申請表。申請表應包含使用部門、使用人姓名、聯系電話、會議主題、使用時間（開始時間和結束時間）、參會人數等詳細信息。對于學生團體使用會議室，需有指導教師簽字確認。-審批：行政辦公室在收到申請后，根據會議室的使用情況進行審批。如申請時間段內會議室無其他安排，予以批準；如該時間段已被預約，行政辦公室將與申請人協商調整使用時間或推薦其他可用會議室。審批結果將在[X]小時內通過辦公系統或電話反饋給申請人。-確認：申請人在收到批準通知后，應再次確認使用時間和會議室信息。如因特殊情況需要取消或更改預約，應至少提前[X]小時通知行政辦公室，以便重新安排會議室資源。2.使用流程-簽到：使用者應在預約開始時間前[X]分鐘到達會議室，到行政辦公室簽到并領取會議室鑰匙（如有需要）。如未能按時簽到，行政辦公室有權將會議室安排給其他緊急需要的部門或人員。-設備調試：進入會議室后，使用者應根據會議需求，提前調試好投影儀、音響、燈光等設備。如在調試過程中遇到問題，及時聯系行政辦公室尋求技術支持。-會議進行：會議期間，使用者應遵守學校的相關規定，保持會議室的安靜，不得大聲喧嘩或進行與會議無關的活動。同時，注意保護會議室的設備設施，不得隨意損壞或帶走。-結束清理：會議結束后，使用者應及時關閉設備電源，將桌椅擺放整齊，清理會議產生的垃圾，保持會議室的整潔。將會議室鑰匙歸還行政辦公室（如有領取），并在簽到表上注明會議結束時間。3.特殊情況處理流程-緊急會議：對于因突發事件或緊急工作需要臨時使用會議室的情況，使用者可直接聯系行政辦公室。行政辦公室在核實情況后，將優先安排會議室，并及時調整其他預約安排。-設備故障：如在會議進行過程中設備出現故障，使用者應立即聯系行政辦公室。行政辦公室將盡快安排技術人員進行維修，如短時間內無法修復，將根據實際情況為使用者提供其他會議室或解決方案。-衛生問題：如發現會議室衛生狀況不符合要求，使用者可向行政辦公室反映。行政辦公室將及時安排清潔人員進行清理，確保會議的正常進行。四、權利與義務1.使用者權利-平等使用權利：學校全體教職員工和符合條件的在校學生團體享有平等使用會議室的權利，不受部門、職位、年級等因素限制。行政辦公室應按照公平公正的原則安排會議室資源，保障各使用者的合法權益。-設備使用權利：使用者在預約成功后，有權使用會議室配備的投影儀、音響、燈光、空調等設備設施，以滿足會議需求。行政辦公室應確保設備設施的正常運行，為使用者提供必要的技術支持。-環境保障權利：使用者有權要求行政辦公室提供整潔、安靜、舒適的會議室環境。行政辦公室應加強對會議室的衛生管理和秩序維護，及時處理影響會議進行的各種問題。2.使用者義務-遵守規定義務：使用者應嚴格遵守本規定，按照預約流程和使用要求使用會議室，不得擅自更改預約信息或違規使用會議室。如違反規定，行政辦公室有權取消其使用資格，并根據情節輕重給予相應的處罰。-愛護設備義務：使用者在使用會議室設備設施時，應愛護設備，按照操作規程正確使用，不得擅自拆卸、改裝或損壞設備。如因使用不當造成設備損壞，使用者應承擔相應的維修或賠償責任。-保持衛生義務：使用者在會議期間應保持會議室的衛生，不得隨意丟棄垃圾或破壞會議室的整潔。會議結束后，應及時清理會議室，將桌椅擺放整齊，恢復會議室原狀。3.行政辦公室權利-資源調配權利：行政辦公室有權根據學校的整體工作安排和會議室的使用情況，對會議室資源進行合理調配。在特殊情況下，如學校舉辦大型活動或緊急會議需要，行政辦公室有權臨時調整或取消已有的預約安排，但應提前通知相關使用者，并說明原因。-監督檢查權利：行政辦公室有權對會議室的使用情況進行監督檢查，包括設備設施的使用情況、衛生狀況、會議秩序等。如發現使用者違反本規定，行政辦公室有權及時制止并要求其整改。-處罰權利：對于違反本規定的使用者，行政辦公室有權根據情節輕重給予相應的處罰，包括警告、限制使用會議室、通報批評等。對于造成嚴重后果的，將追究相關人員的責任。4.行政辦公室義務-服務保障義務：行政辦公室應積極為使用者提供優質的服務，包括及時審批預約申請、提供技術支持、保障會議室環境等。在接到使用者的需求和反饋后，應及時處理并回復，確保使用者的滿意度。-信息公開義務：行政辦公室應通過學校內部辦公系統、公告欄等渠道，及時公開會議室的使用情況和預約信息，方便各部門、各學科組和學生團體查詢和預約。同時，定期對會議室的使用情況進行統計分析，為學校的資源管理提供數據支持。-設備維護義務：行政辦公室應定期對會議室的設備設施進行維護保養，確保設備的正常運行。建立設備檔案，記錄設備的維修、更換等情況，及時更新設備，提高會議室的使用效率和質量。五、監督與獎懲機制1.監督機制-日常巡查：行政辦公室安排專人定期對會議室進行巡查，檢查會議室的使用情況、設備設施狀況、衛生情況等。巡查人員應做好巡查記錄，及時發現和處理問題。-使用者反饋：鼓勵使用者對會議室的使用情況進行反饋，包括設備故障、衛生問題、預約流程等方面的意見和建議。行政辦公室設立專門的反饋渠道，如電話、郵箱、意見箱等，及時收集使用者的反饋信息，并進行整理和分析。-數據分析：行政辦公室通過對會議室使用數據的分析，如預約次數、使用時長、設備故障率等，評估會議室的使用效率和管理水平。根據數據分析結果，及時調整管理策略，優化資源配置。2.獎勵機制-優秀使用部門和個人表彰：行政辦公室定期對會議室的使用情況進行評估，對于嚴格遵守規定、愛護設備、保持衛生的部門和個人，給予優秀使用部門和個人的表彰，并在學校內部進行通報表揚。-獎勵措施：獲得優秀使用部門和個人的，在會議室預約方面享有一定的優先權，如可提前更長時間預約、優先選擇會議室等。同時，對于提出合理化建議并被采納的使用者，給予一定的物質獎勵或精神獎勵。3.懲罰機制-警告處理：對于首次違反本規定的使用者，行政辦公室將給予口頭警告，并要求其立即整改。如在規定時間內未完成整改，將給予書面警告，并記錄在案。-限制使用：對于多次違反規定或情節較為嚴重的使用者，行政辦公室將限制其使用會議室的權利，限制期限根據情節輕重確定，一般為[X]天至[X]個月不等。-通報批評：對于嚴重違反規定，造成惡劣影響或重大損失的使用者，行政辦公室將在學校內部進行通報批評，并根據學校相關規定追究其責任。如因使用不當造成設備損壞或丟失的，使用者應照價賠償。六、附則1.解釋權：本規定由學校行政辦公室負責解釋。如有未盡事宜，行政辦公室將根據實際情況進行補充和完善。2.修訂：本規定將根據學校的發展和管理需求，定期進行修訂。修訂后的規定將通過學校內部辦公系統、公告欄等渠道向全體教職員工和在校學生公布。3.生效日期：本規定自發布之日起生效。全體教職員工和在校學生應嚴格遵守本規定，共同維護會議室的正常使