某小學檔案信息化管理制度?

某小學檔案信息化管理制度一、總則1.為加強學校檔案信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平，充分發揮檔案在學校教學、管理等各項工作中的作用，根據國家有關檔案管理的法律法規及教育行業相關規定，結合本校實際情況，特制定本制度。2.本制度適用于學校各部門及全體教職員工在檔案信息化管理工作中的行為規范。3.學校檔案信息化管理工作遵循統一領導、分級負責、規范管理、安全保密、便于利用的原則。二、管理機構與職責1.檔案信息化管理領導小組-成立以校長為組長，各部門負責人為成員的檔案信息化管理領導小組，全面負責學校檔案信息化建設的規劃、決策和協調工作。-定期召開會議，研究解決檔案信息化管理工作中的重大問題，保障檔案信息化建設所需的人力、物力和財力。2.檔案管理部門-學校檔案管理部門負責檔案信息化管理的具體工作，配備專職檔案信息化管理人員，負責檔案信息的收集、整理、存儲、檢索、利用等日常管理工作。-制定檔案信息化工作計劃和管理制度，組織實施檔案數字化加工，建立和維護檔案信息管理系統，確保檔案信息的安全與完整。3.各部門職責-各部門應指定專人負責本部門檔案信息化工作，按照學校檔案信息化管理要求，及時收集、整理、移交本部門產生的電子文件和紙質檔案數字化副本。-協助檔案管理部門做好檔案信息化建設相關工作，配合開展檔案信息的利用和統計等工作。三、檔案信息化建設1.基礎設施建設-學校應配備滿足檔案信息化管理需要的硬件設備，包括計算機、服務器、存儲設備、掃描設備、網絡設備等，并定期進行維護和更新，確保設備的正常運行。-建立檔案信息化管理專用機房或存儲場所，配備必要的安全防護設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，保障檔案信息存儲環境的安全。2.軟件系統建設-選用符合國家檔案管理標準和學校實際需求的檔案信息管理系統，實現檔案信息的數字化采集、整理、編目、存儲、檢索、利用等功能。-定期對檔案信息管理系統進行升級和維護，確保系統的穩定性和安全性，及時更新系統功能以適應學校檔案管理工作的發展需要。3.數字化加工-按照檔案數字化技術規范，對學校各類紙質檔案進行數字化加工，包括掃描、圖像處理、數據掛接、存儲等環節，確保數字化檔案的質量和完整性。-對于學校產生的電子文件，應按照相關標準進行規范整理和歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件的歸檔范圍、保管期限等應與紙質檔案保持一致。四、檔案信息收集與整理1.收集范圍-學校在教學、管理、科研等各項活動中形成的具有保存價值的電子文件，包括辦公文件、教學文件、科研成果、人事檔案、財務檔案等。-對紙質檔案進行數字化加工后形成的圖像、文本等電子數據。2.收集要求-各部門應在電子文件形成或辦理完畢后的規定時間內，將電子文件移交至學校檔案管理部門。移交的電子文件應確保內容完整、格式規范、元數據齊全。-檔案管理部門在接收電子文件時，應進行認真檢查，對不符合要求的電子文件應及時退回相關部門重新整理或補充完善。3.整理編目-檔案管理部門按照檔案分類方案和編號規則，對收集的電子文件進行分類、編號、編目等整理工作，建立電子檔案目錄數據庫。-電子檔案的編目應準確、規范，確保檔案信息的準確檢索和有效利用。同時，應建立電子檔案與紙質檔案的對應關系，便于相互印證和查閱。五、檔案信息存儲與備份1.存儲管理-檔案信息應存儲在安全可靠的存儲設備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲方式，并進行定期的數據校驗和維護，確保數據的完整性和可用性。-對存儲的檔案信息應進行分類存儲，建立清晰的存儲目錄結構，便于管理和查找。同時，應設置不同的訪問權限，嚴格控制對檔案信息的訪問。2.備份策略-制定完善的檔案信息備份策略，定期對檔案信息進行備份，備份頻率根據檔案的重要性和使用頻率確定，至少每周進行一次全量備份，每天進行增量備份。-備份數據應存儲在異地，采用磁帶、光盤等離線存儲介質或云存儲等方式，確保在本地存儲設備出現故障或災難時能夠快速恢復數據。-定期對備份數據進行恢復測試，確保備份數據的可恢復性。備份數據的保管期限應與檔案的保管期限一致。六、檔案信息檢索與利用1.檢索系統建設-完善檔案信息檢索系統，提供多種檢索方式，如關鍵詞檢索、分類檢索、組合檢索等，方便用戶快速準確地查找所需檔案信息。-對檔案信息進行深度標引和加工，提高檢索系統的查全率和查準率。同時，應根據用戶反饋和使用情況，不斷優化檢索系統的功能和性能。2.利用服務-檔案管理部門應建立健全檔案信息利用制度，明確檔案信息利用的范圍、程序和方式，為學校師生和其他合法利用者提供優質的檔案信息服務。-檔案信息利用應遵循保密原則，嚴格按照規定的權限和程序進行申請、審批和利用。對于涉及國家機密、個人隱私等敏感信息的檔案，應嚴格控制利用范圍，確保信息安全。-積極開展檔案信息的開發利用工作，通過編制檔案專題匯編、開展檔案信息咨詢服務等方式，充分發揮檔案信息的價值，為學校的教學、管理和決策提供支持。七、安全保密管理1.安全制度-建立檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息安全管理的責任和要求，加強對檔案信息化管理全過程的安全監控和管理。-對檔案信息管理系統的用戶進行身份認證和授權管理，設置不同的用戶角色和權限，嚴格限制用戶對檔案信息的訪問操作。-加強對檔案信息化管理設備和網絡的安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統、防病毒軟件等安全防護軟件，定期進行安全漏洞掃描和修復，防止黑客攻擊、病毒感染等安全事件的發生。2.保密措施-對涉及國家機密、學校商業秘密和個人隱私等保密檔案信息，應采取加密存儲、訪問控制等保密技術措施，確保信息在存儲和傳輸過程中的保密性。-加強對檔案信息化管理人員的保密教育和培訓，簽訂保密協議，明確保密責任。檔案信息化管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。-對檔案信息的復制、傳輸、銷毀等操作應進行嚴格的審批和登記，確保檔案信息的流向可追溯。八、監督與考核1.監督檢查-檔案信息化管理領導小組定期對學校檔案信息化管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案信息化建設進展情況、檔案信息收集整理情況、存儲備份情況、安全保密措施落實情況等。-檔案管理部門應定期對各部門檔案信息化工作進行指導和檢查，及時發現問題并督促整改。對違反檔案信息化管理制度的行為，應及時予以糾正。2.考核評價-將檔案信息化管理工作納入學校各部門和相關人員的績效考核體系，制定科學合理的考核指標和評價標準，對檔案信息化管理工