財務(wù)物資采購比價辦法

財務(wù)物資采購比價辦法一、總則1.目的：為加強(qiáng)本賓館財務(wù)物資采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購物資的質(zhì)量，提高資金使用效益，特制定本辦法。2.適用范圍：本辦法適用于本賓館各部門所需財務(wù)物資的采購活動。財務(wù)物資包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、客房用品、餐飲原材料、維修材料等各類用于賓館經(jīng)營管理的物資。3.基本原則：采購比價應(yīng)遵循公開、公平、公正、誠實(shí)信用和效益優(yōu)先的原則，確保采購過程透明，價格合理，質(zhì)量可靠。二、職責(zé)分工1.采購部門-負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。-根據(jù)各部門物資需求計(jì)劃，制定采購計(jì)劃，并組織實(shí)施采購活動。-負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，包括價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款的協(xié)商。-對采購物資的到貨情況進(jìn)行跟蹤，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.財務(wù)部門-參與采購預(yù)算的編制和審核，對采購資金進(jìn)行統(tǒng)籌安排和管理。-負(fù)責(zé)對采購合同的財務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期等。-對采購價格進(jìn)行監(jiān)控和分析，協(xié)助采購部門進(jìn)行比價工作，提供財務(wù)專業(yè)意見。-負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理。3.使用部門-負(fù)責(zé)提出物資需求計(jì)劃，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。-參與采購物資的驗(yàn)收工作，對物資的質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，確保符合使用要求。-對采購物資的使用情況進(jìn)行反饋，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他異常情況，及時通知采購部門處理。4.審計(jì)部門-對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，包括采購流程的合規(guī)性、采購價格的合理性、供應(yīng)商選擇的公正性等。-定期對采購比價情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇-資質(zhì)審核：采購部門應(yīng)收集供應(yīng)商的基本信息，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證書，對供應(yīng)商的合法經(jīng)營資格進(jìn)行審核。-實(shí)地考察：對于重要物資的供應(yīng)商或首次合作的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、設(shè)備狀況等情況。-綜合評估：采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，建立供應(yīng)商評估檔案，確定合格供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商分類管理-根據(jù)供應(yīng)商所提供物資的重要性、采購金額等因素，將供應(yīng)商分為戰(zhàn)略供應(yīng)商、重要供應(yīng)商和一般供應(yīng)商。-對于戰(zhàn)略供應(yīng)商，應(yīng)建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同開展成本控制、產(chǎn)品研發(fā)等方面的合作；對于重要供應(yīng)商，應(yīng)加強(qiáng)溝通與管理，確保物資供應(yīng)的穩(wěn)定性和質(zhì)量；對于一般供應(yīng)商，應(yīng)保持一定的競爭機(jī)制，定期進(jìn)行評估和篩選。3.供應(yīng)商考核-采購部門應(yīng)定期（每季度或半年）對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括物資質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。-根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)提出整改要求，如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。四、采購預(yù)算編制1.預(yù)算申報：各部門應(yīng)根據(jù)本部門的年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)，編制本部門的財務(wù)物資采購預(yù)算。預(yù)算應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價、采購金額等內(nèi)容。2.預(yù)算審核：采購部門對各部門申報的采購預(yù)算進(jìn)行匯總和初審，審核預(yù)算的合理性和必要性。財務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行綜合審核，結(jié)合賓館年度財務(wù)預(yù)算和資金狀況，提出審核意見。3.預(yù)算調(diào)整：在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，使用部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)采購部門、財務(wù)部門審核后，報賓館管理層審批。五、采購比價流程1.采購申請：使用部門根據(jù)物資需求計(jì)劃，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)使用時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交采購部門。2.市場調(diào)研：采購部門收到《采購申請表》后，對所需采購物資進(jìn)行市場調(diào)研，收集至少三家不同供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品信息等資料。對于采購金額較大或技術(shù)復(fù)雜的物資，可組織相關(guān)技術(shù)人員、財務(wù)人員共同參與市場調(diào)研。3.比價分析：采購部門對收集到的供應(yīng)商報價和相關(guān)資料進(jìn)行整理和分析，從價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合比較，填寫《采購比價分析表》。在比價過程中，應(yīng)充分考慮物資的性價比，避免單純追求低價而忽視質(zhì)量和其他因素。4.談判協(xié)商：對于符合采購要求且價格具有競爭力的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其進(jìn)行商務(wù)談判，進(jìn)一步協(xié)商價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等合同條款。談判過程應(yīng)做好記錄，形成《談判記錄》。5.確定供應(yīng)商：采購部門根據(jù)比價分析和談判結(jié)果，提出擬選擇的供應(yīng)商建議，報賓館管理層審批。經(jīng)審批同意后，采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。六、采購合同管理1.合同簽訂：采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同文本應(yīng)采用賓館統(tǒng)一制定的格式，經(jīng)采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門審核后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。2.合同執(zhí)行：采購部門負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和物資運(yùn)輸情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點(diǎn)和方式交貨，提供相關(guān)的質(zhì)量證明文件。3.合同變更與解除：如因特殊情況需要變更或解除采購合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的申請應(yīng)報賓館管理層審批，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同變更或解除情況調(diào)整相關(guān)賬務(wù)處理。4.合同歸檔：采購合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)附件整理歸檔，保存期限按照賓館檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、物資驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購部門在物資到貨前，應(yīng)通知使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門應(yīng)根據(jù)物資需求計(jì)劃和采購合同，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具、場地等條件。2.驗(yàn)收內(nèi)容：物資驗(yàn)收應(yīng)包括數(shù)量驗(yàn)收、質(zhì)量驗(yàn)收和包裝驗(yàn)收等方面。數(shù)量驗(yàn)收應(yīng)按照采購合同和送貨清單進(jìn)行核對，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確無誤；質(zhì)量驗(yàn)收應(yīng)依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，可采用外觀檢查、性能測試、抽樣檢驗(yàn)等方法；包裝驗(yàn)收應(yīng)檢查物資的包裝是否完好，標(biāo)識是否清晰。3.驗(yàn)收報告：驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收情況填寫《物資驗(yàn)收報告》，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、實(shí)際到貨數(shù)量、質(zhì)量情況、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。驗(yàn)收報告應(yīng)由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，并報采購部門、使用部門負(fù)責(zé)人審核。4.不合格物資處理：如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時通知采購部門。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價等措施。對于不合格物資，應(yīng)做好標(biāo)識和隔離，防止流入使用環(huán)節(jié)。八、采購付款1.付款申請：物資驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報告，填寫《付款申請表》，注明供應(yīng)商名稱、采購合同編號、物資名稱、數(shù)量、金額、應(yīng)付款項(xiàng)等信息，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后提交財務(wù)部門。2.付款審核：財務(wù)部門對《付款申請表》及相關(guān)附件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、付款金額的準(zhǔn)確性等。審核無誤后，報賓館管理層審批。3.付款方式：根據(jù)采購合同約定的付款方式，財務(wù)部門選擇合適的支付方式進(jìn)行付款，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。對于金額較大的采購款項(xiàng)，應(yīng)優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬方式，確保資金安全。4.付款記錄與對賬：財務(wù)部門應(yīng)及時記錄采購付款情況，定期與供應(yīng)商進(jìn)行對賬，確保雙方賬目一致。如發(fā)現(xiàn)賬目不符，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，審查采購流程的合規(guī)性、采購比價的合理性、供應(yīng)商選擇的公正性等方面。對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.日常檢查：采購部門、財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購活動的日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決采購過程中出現(xiàn)的問題。檢查內(nèi)容包括采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況、物資驗(yàn)收情況、付款情況等。3.投訴處理：建立投訴舉報機(jī)制，接受賓館內(nèi)部員工和供應(yīng)商的投訴舉報。對于投訴舉報事項(xiàng)，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，應(yīng)依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報人。十、獎懲措施1.獎勵：對于在采購比價工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，如通過合理比價降低采購成本、提高采購物資質(zhì)量等，賓館應(yīng)給予表彰和獎勵，獎勵方式包括獎金、榮譽(yù)證書等。2.懲罰：對于在采購活動中存在違規(guī)行為的部門或個人，如違反采購流程、與供應(yīng)商串通謀取私利、接受供應(yīng)商賄賂等，賓館應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。十一、附則1.本辦法由賓館財務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2