行政辦公設備采購招標流程?

行政辦公設備采購招標流程制度一、總則1.目的：為規范本高端賓館行政辦公設備采購招標活動，確保采購過程的公平、公正、公開，提高采購資金的使用效益，保證所采購辦公設備的質量和性能滿足賓館運營需求，特制定本流程制度。2.適用范圍：本制度適用于賓館行政部門所需辦公設備的采購招標活動，包括但不限于電腦、打印機、復印機、辦公桌椅、文件柜等設備的采購。3.原則：采購招標活動應遵循公平競爭、公正合理、誠實守信的原則，嚴格按照法律法規和本制度規定的程序進行。二、采購需求確認1.需求提出-賓館各部門根據工作需要，填寫《行政辦公設備采購需求申請表》，詳細說明所需辦公設備的名稱、規格型號、數量、用途、技術參數要求等信息。申請表需由部門負責人簽字確認。-對于大型或關鍵辦公設備的采購需求，需求部門應組織內部討論，確保需求的合理性和必要性，并提供相應的論證報告。2.需求審核-申請表提交至行政部門后，行政部門負責人組織相關人員對需求進行初步審核，檢查申請表填寫是否完整、準確，需求是否符合賓館整體規劃和預算安排。-對于專業性較強的辦公設備需求，行政部門可邀請技術專家或相關專業人員進行技術審核，評估需求的可行性和技術合理性。審核意見應記錄在案，并反饋給需求部門。-審核通過的需求申請表提交至財務部門，財務部門根據賓館預算情況進行資金審核，確定采購資金的來源和可行性。審核通過后，申請表返回行政部門。三、招標準備1.成立招標小組-行政部門負責組建招標小組，成員包括行政部門負責人、財務人員、技術專家、使用部門代表等。招標小組負責整個招標活動的組織、協調和評審工作。-招標小組應明確各成員的職責分工，確保招標工作的順利進行。成員應具備相應的專業知識和經驗，熟悉辦公設備市場情況和招標流程。2.制定招標文件-招標小組根據審核通過的采購需求，編制招標文件。招標文件應包括以下內容：-招標公告：明確招標項目名稱、采購內容、招標范圍、投標人資格要求、招標時間、地點等基本信息。-投標須知：詳細說明投標文件的編制要求、格式、密封包裝、遞交截止時間、開標時間和地點等事項。-采購需求：具體描述所需辦公設備的技術規格、性能參數、質量標準、售后服務要求等內容。-評標標準：制定科學合理的評標標準，明確評審因素和權重，如價格、技術方案、售后服務、業績信譽等。評標標準應客觀、公正，避免模糊不清或帶有傾向性的條款。-合同條款：包括采購合同的基本條款，如設備交付時間、地點、驗收標準、付款方式、質量保證期、違約責任等內容。-招標文件編制完成后，招標小組應組織內部審核，確保文件內容準確、完整、清晰，無歧義。審核通過后，招標文件報賓館管理層審批。3.發布招標公告-經審批后的招標文件，通過多種渠道發布招標公告，如賓館官網、行業網站、社交媒體平臺、報紙等。招標公告應在投標截止日期前至少[X]個工作日發布，確保潛在投標人有足夠的時間獲取信息并準備投標文件。-招標公告應明確招標人的名稱、地址、聯系方式，招標項目的詳細信息，以及獲取招標文件的方式和時間等內容。同時，應告知潛在投標人如有疑問可按公告中提供的聯系方式進行咨詢。四、投標報名與資格審查1.投標報名-潛在投標人在招標公告規定的時間內，按照公告要求的方式進行投標報名。報名時需提交以下資料：-投標報名登記表，填寫投標人名稱、地址、聯系方式、聯系人等基本信息。-營業執照副本復印件（加蓋公章），證明投標人具有合法經營資格。-法定代表人授權書（原件），若投標人代表不是法定代表人，需提供法定代表人授權其參加投標活動的授權書。-行政部門負責接收投標報名資料，并進行初步登記。對報名資料不齊全或不符合要求的，應及時通知投標人在規定時間內補充或更正。2.資格審查-招標小組對報名投標人的資格進行審查，依據招標文件中規定的投標人資格要求，對投標人提交的資料進行審核。資格審查內容包括：-投標人的營業執照經營范圍是否涵蓋本次招標的辦公設備采購項目。-投標人是否具有良好的商業信譽和財務狀況，可通過查詢信用記錄、要求投標人提供財務報表等方式進行評估。-投標人是否具備履行合同所需的設備和專業技術能力，例如相關的生產設備、技術人員資質證書等。-投標人是否有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄，可要求投標人提供納稅和社保繳納證明材料。-投標人在近[X]年內是否在經營活動中沒有重大違法記錄，通過查詢相關政府部門網站或要求投標人提供聲明等方式進行核實。-資格審查結束后，招標小組應編制資格審查報告，記錄審查過程和結果。對通過資格審查的投標人，通知其購買招標文件；對未通過資格審查的投標人，應書面說明理由。五、招標文件發售與答疑1.招標文件發售-通過資格審查的投標人，在規定時間內到指定地點購買招標文件。招標文件售價應合理，僅收取工本費，不得以營利為目的。-行政部門負責招標文件的發售工作，對購買招標文件的投標人進行登記，記錄其名稱、購買時間等信息。發售過程中，應確保招標文件的完整性和準確性，向投標人提供必要的文件資料說明。2.答疑與澄清-投標人在閱讀招標文件過程中如有疑問，應在規定時間內以書面形式（包括信函、傳真、電子郵件等）向招標人提出。招標人應在收到疑問后[X]個工作日內進行答復。-對于投標人提出的共性問題或對招標文件的重要澄清，招標人應以書面形式通知所有購買招標文件的投標人。答疑和澄清文件應作為招標文件的組成部分，具有同等法律效力。六、投標文件編制與遞交1.投標文件編制-投標人應按照招標文件的要求編制投標文件。投標文件應包括以下內容：-投標函：聲明投標報價、投標有效期、投標保證金繳納情況等基本投標信息，并承諾遵守招標文件的各項規定。-法定代表人身份證明或法定代表人授權書：證明投標人代表的身份合法性。-投標報價表：詳細列出所投辦公設備的各項報價，包括設備單價、總價、備品備件價格等。報價應清晰、準確，不得有漏項或模糊不清的表述。-技術方案：針對招標文件中的技術規格要求，詳細闡述所投辦公設備的技術參數、性能指標、技術方案的優勢等內容。技術方案應能夠充分證明所投設備滿足或優于招標文件的要求。-商務條款響應情況：對照招標文件中的商務條款，如交貨期、付款方式、售后服務等，說明投標人的響應情況，如有偏離應明確列出并說明理由。-售后服務承諾：提供詳細的售后服務方案，包括售后服務內容、響應時間、質保期承諾、售后服務團隊情況等信息，確保所投設備在質保期內得到良好的維護和支持。-業績證明材料：提供投標人近[X]年內類似辦公設備采購項目的業績合同復印件，以證明其具備相應的項目實施能力和經驗。-其他資料：投標人認為有助于證明其投標實力和優勢的其他相關資料，如企業資質證書、榮譽證書等。-投標文件應按照招標文件規定的格式和要求進行編制，內容應清晰、完整、裝訂成冊，并密封包裝。投標文件應一式[X]份，其中正本[X]份，副本[X]份，分別標明“正本”和“副本”字樣。正本與副本內容不一致時，以正本為準。2.投標文件遞交-投標人應在招標文件規定的投標截止時間前，將投標文件送達指定的投標地點。投標文件遞交時，招標人應檢查投標文件的密封情況，并由投標人簽字確認。-對于在投標截止時間后送達的投標文件，招標人應拒收，并向投標人說明原因。招標人應妥善保管已接收的投標文件，直至開標時啟封。七、開標、評標與定標1.開標-開標應在招標文件規定的時間和地點公開進行。開標由招標小組主持，邀請所有投標人或其授權代表參加。-開標時，首先由投標人或其推選的代表檢查投標文件的密封情況，確認無誤后，由工作人員當眾拆封投標文件，宣讀投標人名稱、投標報價、投標保證金繳納情況等投標文件的主要內容。開標過程應進行記錄，并存檔備查。2.評標-開標結束后，招標小組立即進入評標階段。評標應在嚴格保密的情況下進行，評標過程中，評標小組成員不得與外界進行不必要的聯系，不得透露評標情況。-評標小組按照招標文件規定的評標標準和方法，對投標文件進行評審。評審分為初步評審和詳細評審兩個階段：-初步評審：對投標文件的形式、資格、響應性等方面進行審查，檢查投標文件是否符合招標文件的基本要求，是否存在重大偏差。對于存在重大偏差的投標文件，應予以否決。-詳細評審：對通過初步評審的投標文件，從價格、技術、商務等方面進行詳細評估和比較。評標小組應根據評標標準，對每個評審因素進行量化打分，計算各投標人的綜合得分。-評標小組在評標過程中，如有需要可要求投標人對投標文件中的有關問題進行澄清或說明。投標人的澄清或說明應以書面形式提交，且不得超出投標文件的范圍或改變投標文件的實質性內容。-評標結束后，評標小組應編制評標報告，推薦中標候選人。中標候選人應按照綜合得分由高到低的順序排列，一般推薦[X]名中標候選人，并明確排名順序。評標報告應包括評標過程、評標結果、廢標情況說明等內容，由評標小組成員簽字確認。3.定標-賓館管理層根據評標報告，在中標候選人中確定中標人。一般情況下，應確定排名第一的中標候選人為中標人。如排名第一的中標候選人放棄中標、因不可抗力不能履行合同或存在其他不符合中標條件的情況，可按照評標報告推薦的順序依次確定其他中標候選人為中標人。-定標后，招標人應在[X]個工作日內發出中標通知書，并同時將中標結果通知所有未中標的投標人。中標通知書對招標人和中標人具有法律效力，中標通知書發出后，招標人改變中標結果或中標人放棄中標的，應依法承擔法律責任。八、合同簽訂與執行1.合同簽訂-中標人應在中標通知書規定的時間內，與招標人簽訂采購合同。合同條款應依據招標文件和中標人的投標文件確定，不得對招標文件和投標文件的實質性內容進行修改。-合同簽訂前，招標人應審核中標人的履約能力，如要求中標人提供履約保證金或銀行保函等。履約保證金的金額一般為中標合同金額的[X]%。-合同應明確雙方的權利和義務，包括設備的規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、售后服務等內容。合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。2.合同執行-中標人應按照合同規定的交貨期，將辦公設備按時、按質、按量交付至指定地點。交貨時，中標人應提供設備的合格證明、質量檢驗報告等相關資料。-招標人應組織相關人員對所采購的辦公設備進行驗收。驗收應按照合同規定的質量標準和驗收方式進行，包括外觀檢查、性能測試、功能驗證等環節。如驗收發現設備存在質量問題或不符合合同要求，招標人應及時通知中標人進行整改或更換。-驗收合格后，招標人應按照合同約定的付款方式支付貨款。付款前，中標人應提供合法有效的發票等付款憑證。財務部門應嚴格審核付款申請，確保付款符合合同約定和財務制度規定。九、監督與管理1.內部監督-賓館審計部門負責對行政辦公設備采購招標活動進行全過程監督。審計部門應參與招標過程的關鍵環節，如招標文件審核、開標、評標等，檢查招標活動是否符合法律法規和本制度的規定。-審計部門定期對采購招標活動進行審計檢查，審查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、資金使用的合理性等內容。對于發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.投訴處理-投標人如對招標活動的公正性、評標結果等有異議，可在規定時間內向招標人提出書面投訴。招標人應在收到投訴后[X]個工作日內進行調查核實，并將處理結果書面通知投訴人。-對于投標人的投訴，若涉及嚴重違規行為或影響較大的問題，招標人應及時報告賓館管理層，并配合相關部門進行調查處理。3.檔案管理-行政部門負責建立行政辦公設備采購招標檔案，對