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行政辦公設備采購招標流程?

行政辦公設備采購招標流程制度一、總則1.目的:為規范本高端賓館行政辦公設備采購招標活動,確保采購過程的公平、公正、公開,提高采購資金的使用效益,保證所采購辦公設備的質量和性能滿足賓館運營需求,特制定本流程制度。2.適用范圍:本制度適用于賓館行政部門所需辦公設備的采購招標活動,包括但不限于電腦、打印機、復印機、辦公桌椅、文件柜等設備的采購。3.原則:采購招標活動應遵循公平競爭、公正合理、誠實守信的原則,嚴格按照法律法規和本制度規定的程序進行。二、采購需求確認1.需求提出-賓館各部門根據工作需要,填寫《行政辦公設備采購需求申請表》,詳細說明所需辦公設備的名稱、規格型號、數量、用途、技術參數要求等信息。申請表需由部門負責人簽字確認。-對于大型或關鍵辦公設備的采購需求,需求部門應組織內部討論,確保需求的合理性和必要性,并提供相應的論證報告。2.需求審核-申請表提交至行政部門后,行政部門負責人組織相關人員對需求進行初步審核,檢查申請表填寫是否完整、準確,需求是否符合賓館整體規劃和預算安排。-對于專業性較強的辦公設備需求,行政部門可邀請技術專家或相關專業人員進行技術審核,評估需求的可行性和技術合理性。審核意見應記錄在案,并反饋給需求部門。-審核通過的需求申請表提交至財務部門,財務部門根據賓館預算情況進行資金審核,確定采購資金的來源和可行性。審核通過后,申請表返回行政部門。三、招標準備1.成立招標小組-行政部門負責組建招標小組,成員包括行政部門負責人、財務人員、技術專家、使用部門代表等。招標小組負責整個招標活動的組織、協調和評審工作。-招標小組應明確各成員的職責分工,確保招標工作的順利進行。成員應具備相應的專業知識和經驗,熟悉辦公設備市場情況和招標流程。2.制定招標文件-招標小組根據審核通過的采購需求,編制招標文件。招標文件應包括以下內容:-招標公告:明確招標項目名稱、采購內容、招標范圍、投標人資格要求、招標時間、地點等基本信息。-投標須知:詳細說明投標文件的編制要求、格式、密封包裝、遞交截止時間、開標時間和地點等事項。-采購需求:具體描述所需辦公設備的技術規格、性能參數、質量標準、售后服務要求等內容。-評標標準:制定科學合理的評標標準,明確評審因素和權重,如價格、技術方案、售后服務、業績信譽等。評標標準應客觀、公正,避免模糊不清或帶有傾向性的條款。-合同條款:包括采購合同的基本條款,如設備交付時間、地點、驗收標準、付款方式、質量保證期、違約責任等內容。-招標文件編制完成后,招標小組應組織內部審核,確保文件內容準確、完整、清晰,無歧義。審核通過后,招標文件報賓館管理層審批。3.發布招標公告-經審批后的招標文件,通過多種渠道發布招標公告,如賓館官網、行業網站、社交媒體平臺、報紙等。招標公告應在投標截止日期前至少[X]個工作日發布,確保潛在投標人有足夠的時間獲取信息并準備投標文件。-招標公告應明確招標人的名稱、地址、聯系方式,招標項目的詳細信息,以及獲取招標文件的方式和時間等內容。同時,應告知潛在投標人如有疑問可按公告中提供的聯系方式進行咨詢。四、投標報名與資格審查1.投標報名-潛在投標人在招標公告規定的時間內,按照公告要求的方式進行投標報名。報名時需提交以下資料:-投標報名登記表,填寫投標人名稱、地址、聯系方式、聯系人等基本信息。-營業執照副本復印件(加蓋公章),證明投標人具有合法經營資格。-法定代表人授權書(原件),若投標人代表不是法定代表人,需提供法定代表人授權其參加投標活動的授權書。-行政部門負責接收投標報名資料,并進行初步登記。對報名資料不齊全或不符合要求的,應及時通知投標人在規定時間內補充或更正。2.資格審查-招標小組對報名投標人的資格進行審查,依據招標文件中規定的投標人資格要求,對投標人提交的資料進行審核。資格審查內容包括:-投標人的營業執照經營范圍是否涵蓋本次招標的辦公設備采購項目。-投標人是否具有良好的商業信譽和財務狀況,可通過查詢信用記錄、要求投標人提供財務報表等方式進行評估。-投標人是否具備履行合同所需的設備和專業技術能力,例如相關的生產設備、技術人員資質證書等。-投標人是否有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄,可要求投標人提供納稅和社保繳納證明材料。-投標人在近[X]年內是否在經營活動中沒有重大違法記錄,通過查詢相關政府部門網站或要求投標人提供聲明等方式進行核實。-資格審查結束后,招標小組應編制資格審查報告,記錄審查過程和結果。對通過資格審查的投標人,通知其購買招標文件;對未通過資格審查的投標人,應書面說明理由。五、招標文件發售與答疑1.招標文件發售-通過資格審查的投標人,在規定時間內到指定地點購買招標文件。招標文件售價應合理,僅收取工本費,不得以營利為目的。-行政部門負責招標文件的發售工作,對購買招標文件的投標人進行登記,記錄其名稱、購買時間等信息。發售過程中,應確保招標文件的完整性和準確性,向投標人提供必要的文件資料說明。2.答疑與澄清-投標人在閱讀招標文件過程中如有疑問,應在規定時間內以書面形式(包括信函、傳真、電子郵件等)向招標人提出。招標人應在收到疑問后[X]個工作日內進行答復。-對于投標人提出的共性問題或對招標文件的重要澄清,招標人應以書面形式通知所有購買招標文件的投標人。答疑和澄清文件應作為招標文件的組成部分,具有同等法律效力。六、投標文件編制與遞交1.投標文件編制-投標人應按照招標文件的要求編制投標文件。投標文件應包括以下內容:-投標函:聲明投標報價、投標有效期、投標保證金繳納情況等基本投標信息,并承諾遵守招標文件的各項規定。-法定代表人身份證明或法定代表人授權書:證明投標人代表的身份合法性。-投標報價表:詳細列出所投辦公設備的各項報價,包括設備單價、總價、備品備件價格等。報價應清晰、準確,不得有漏項或模糊不清的表述。-技術方案:針對招標文件中的技術規格要求,詳細闡述所投辦公設備的技術參數、性能指標、技術方案的優勢等內容。技術方案應能夠充分證明所投設備滿足或優于招標文件的要求。-商務條款響應情況:對照招標文件中的商務條款,如交貨期、付款方式、售后服務等,說明投標人的響應情況,如有偏離應明確列出并說明理由。-售后服務承諾:提供詳細的售后服務方案,包括售后服務內容、響應時間、質保期承諾、售后服務團隊情況等信息,確保所投設備在質保期內得到良好的維護和支持。-業績證明材料:提供投標人近[X]年內類似辦公設備采購項目的業績合同復印件,以證明其具備相應的項目實施能力和經驗。-其他資料:投標人認為有助于證明其投標實力和優勢的其他相關資料,如企業資質證書、榮譽證書等。-投標文件應按照招標文件規定的格式和要求進行編制,內容應清晰、完整、裝訂成冊,并密封包裝。投標文件應一式[X]份,其中正本[X]份,副本[X]份,分別標明“正本”和“副本”字樣。正本與副本內容不一致時,以正本為準。2.投標文件遞交-投標人應在招標文件規定的投標截止時間前,將投標文件送達指定的投標地點。投標文件遞交時,招標人應檢查投標文件的密封情況,并由投標人簽字確認。-對于在投標截止時間后送達的投標文件,招標人應拒收,并向投標人說明原因。招標人應妥善保管已接收的投標文件,直至開標時啟封。七、開標、評標與定標1.開標-開標應在招標文件規定的時間和地點公開進行。開標由招標小組主持,邀請所有投標人或其授權代表參加。-開標時,首先由投標人或其推選的代表檢查投標文件的密封情況,確認無誤后,由工作人員當眾拆封投標文件,宣讀投標人名稱、投標報價、投標保證金繳納情況等投標文件的主要內容。開標過程應進行記錄,并存檔備查。2.評標-開標結束后,招標小組立即進入評標階段。評標應在嚴格保密的情況下進行,評標過程中,評標小組成員不得與外界進行不必要的聯系,不得透露評標情況。-評標小組按照招標文件規定的評標標準和方法,對投標文件進行評審。評審分為初步評審和詳細評審兩個階段:-初步評審:對投標文件的形式、資格、響應性等方面進行審查,檢查投標文件是否符合招標文件的基本要求,是否存在重大偏差。對于存在重大偏差的投標文件,應予以否決。-詳細評審:對通過初步評審的投標文件,從價格、技術、商務等方面進行詳細評估和比較。評標小組應根據評標標準,對每個評審因素進行量化打分,計算各投標人的綜合得分。-評標小組在評標過程中,如有需要可要求投標人對投標文件中的有關問題進行澄清或說明。投標人的澄清或說明應以書面形式提交,且不得超出投標文件的范圍或改變投標文件的實質性內容。-評標結束后,評標小組應編制評標報告,推薦中標候選人。中標候選人應按照綜合得分由高到低的順序排列,一般推薦[X]名中標候選人,并明確排名順序。評標報告應包括評標過程、評標結果、廢標情況說明等內容,由評標小組成員簽字確認。3.定標-賓館管理層根據評標報告,在中標候選人中確定中標人。一般情況下,應確定排名第一的中標候選人為中標人。如排名第一的中標候選人放棄中標、因不可抗力不能履行合同或存在其他不符合中標條件的情況,可按照評標報告推薦的順序依次確定其他中標候選人為中標人。-定標后,招標人應在[X]個工作日內發出中標通知書,并同時將中標結果通知所有未中標的投標人。中標通知書對招標人和中標人具有法律效力,中標通知書發出后,招標人改變中標結果或中標人放棄中標的,應依法承擔法律責任。八、合同簽訂與執行1.合同簽訂-中標人應在中標通知書規定的時間內,與招標人簽訂采購合同。合同條款應依據招標文件和中標人的投標文件確定,不得對招標文件和投標文件的實質性內容進行修改。-合同簽訂前,招標人應審核中標人的履約能力,如要求中標人提供履約保證金或銀行保函等。履約保證金的金額一般為中標合同金額的[X]%。-合同應明確雙方的權利和義務,包括設備的規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、售后服務等內容。合同簽訂后,雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。2.合同執行-中標人應按照合同規定的交貨期,將辦公設備按時、按質、按量交付至指定地點。交貨時,中標人應提供設備的合格證明、質量檢驗報告等相關資料。-招標人應組織相關人員對所采購的辦公設備進行驗收。驗收應按照合同規定的質量標準和驗收方式進行,包括外觀檢查、性能測試、功能驗證等環節。如驗收發現設備存在質量問題或不符合合同要求,招標人應及時通知中標人進行整改或更換。-驗收合格后,招標人應按照合同約定的付款方式支付貨款。付款前,中標人應提供合法有效的發票等付款憑證。財務部門應嚴格審核付款申請,確保付款符合合同約定和財務制度規定。九、監督與管理1.內部監督-賓館審計部門負責對行政辦公設備采購招標活動進行全過程監督。審計部門應參與招標過程的關鍵環節,如招標文件審核、開標、評標等,檢查招標活動是否符合法律法規和本制度的規定。-審計部門定期對采購招標活動進行審計檢查,審查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、資金使用的合理性等內容。對于發現的問題,應及時提出整改意見,并跟蹤整改落實情況。2.投訴處理-投標人如對招標活動的公正性、評標結果等有異議,可在規定時間內向招標人提出書面投訴。招標人應在收到投訴后[X]個工作日內進行調查核實,并將處理結果書面通知投訴人。-對于投標人的投訴,若涉及嚴重違規行為或影響較大的問題,招標人應及時報告賓館管理層,并配合相關部門進行調查處理。3.檔案管理-行政部門負責建立行政辦公設備采購招標檔案,對

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