第頁 企業公章使用風險要點及防范一、公章類型

公司印章主要由如下五類：公司公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章、發票專用章。上述五類公章中，公司公章在公司的運營過程中適用最為廣泛。二、風險要點梳理（一）公章的保管由誰來決定案例一：楊某某訴馬某某等要求確認董事會決議無效案核心問題：公司董事會依照法定程序對公司印章的掌管權作出決議，該決議的效力應如何認定？裁判要點：股東會是公司的權力機構，有權對公司的一切重大事項作出決議，董事會是公司的執行機構，有權對公司的日常管理制度作出決議。公司董事會決議第二項內容（注：即明確了公章保管人的決議），未違反法律、行政法規的強制性規定，且公司的大多數股東認可董事會的該項決議內容，因此認為該決議內容合法有效。實務要點總結：法定代表人也常作為公章保管人，但股東會/董事會決議、公司制度另有規定的除外。法定代表人在實務中常作為公章的保管人。但如果公司股東會、董事會對公章的保管作出了特別決議的，法定代表人也不能以其擔任公司法定代表人的身份抗拒該決議的執行。公司股東會/董事會免去了法定代表人職務的，公司有權要求原法定代表人交還公章。公司可通過股東會決議免除法定代表人的職務，并依據有效的股東會決議要求原法定代表人交還其持有的公司公章。（二）何時可要求公章保管人返還公章裁判要點：在上述案例一中，法院認為，燕京公司董事會決議的該項內容，未違反法律、行政法規的強制性規定，且燕京公司的大多數股東認可董事會的該項決議內容，因此認為該決議內容合法有效。對于楊國清來說，雖然其仍然是法定代表人，但是營業執照、資質證書副本和公章等的保管人已通過決議進行了確認，故應根據決議內容由馬百祥負責保管營業執照、資質證書副本和公章，不因楊國清仍是法定代表人而繼續享有保管的權利。實務要點總結：公章保管人的保管職責被免除，公司有權要求公章持有人返還公章。具體又分為兩種情形：一是公章保管人原擔任的職務已被公司依法免除；二是公司形成新的股東會決議、董事會決議指定了新的公章保管人。（三）公章占有人拒絕返還公章，公司如何救濟案例二：投資咨詢有限公司訴成之德等公司證照返還糾紛案、核心問題：公司高管在其在職期間負有保管公司證照的法定義務裁判要點：公司董事、經理等高管人員對公司負有忠實義務和勤勉義務，在公司章程未明確規定公司證照等的保管之責的情形下，公司高管在其在職期間應負有保管公司證照、印鑒章、財務賬冊等的法定義務，不論其是否實際經營、管理公司。在其離任后，應負有向公司移交返還公司證照等的義務。此外，在公司證照返還糾紛案件中，公司高管對其履行保管公司證照等法定義務的情況應承擔舉證責任。實務要點總結：公司作為訴訟案件的原告的一個實務難度在于，原告無法提供公章在起訴材料上用印。司法的解決方案是，股東會/董事會任命的新法定代表人可以代表公司在起訴狀上簽字。（四）公章使用范圍模糊案例三：建設集團有限公司訴鋼管服務中心等債務轉移合同糾紛案核心問題：在印章備注中明確“簽訂合同、出具欠條均無效”等字樣，是否影響后續以此印章對外簽訂合同的效力？裁判要點：盡管印章中備注無效，即無權代理，但其行為足以令相對方有理由相信系公司委托授權，構成表見代理。公司辯稱債權、債務未發生轉移，依法不予采信。實務要點總結：因為印章的效力可以脫離法定代表人而獨立存在，獨立發生效力。所以，一些分支機構章、部門章、項目部章等被超范圍用于簽訂未經審批的合同、擔保文件等文件資料上，根據實際，該類行為，極易構成表見代理，存在重大經濟風險隱患。（五）同一印章刻制多枚共用案例四：實業（集團）有限公司與天雄等建設工程施工合同糾紛再審案裁判要點：如果公司印章不唯一，有證據表明公司對其他公章的存在、使用是知曉的。盡管公司主張公章偽造，但其在明知該公章存在并使用的情況下，未采取措施防止相對人的利益損害，相對人使用其他公司印章簽訂履行合同的行為應當認定為公司的行為。實務要點總結：公司存在同時使用多枚公章的情況，不得主張使用公司“偽造印章”對外簽訂的合同對公司沒有約束力。公司不能對同一印章的效力在不同的交易或訴訟中做不同選擇。（六）公章未備案，企業一經使用，對外即具備法律效力裁判要點：在上述案例四中，重慶群洲公司在設立云南分公司時，向昆明市盤龍區工商行政管理局提交《分公司設立登記申請書》，明確云南分公司負責人為梁裕霖，該“申請書”蓋有重慶群洲公司認可的公章及法定代表人名章。重慶群洲公司內部文件《關于成立重慶群洲實業（集團）有限公司云南分公司的通知》不僅明確重慶群洲公司成立云南分公司而且任命梁裕霖為云南分公司總經理。因此，重慶群洲公司對云南分公司的存在、梁裕霖代表該分公司進行經營活動明知且認可。重慶群洲公司云南分公司有權委托朱惠德開展經營活動，朱惠德接受重慶群洲公司云南分公司委托，使用編號為“50010218011375”的重慶群洲公司印章簽訂履行合同的行為之法律后果應當由重慶群洲公司承擔。實務要點總結：公司對外使用的公章只要在某一交易或訴訟中承認其效力，則不論該公章是否經公司授權、是否進行工商備案，均不得在另一交易或訴訟中否定其效力。（七）發現私刻公章、偽造公章，未及時提出異議，導致抗辯無力案例五：江山市江建房地產開發有限責任公司與雷偉程等民間借貸糾紛再審案[5]裁判要點：吳自旺多次使用該枚公章從事一系列經營活動，且該公章已為施工單位和相關政府職能部門確認。吳自旺在《招標通知書》、《建設工程施工招標備案資料》及《建設工程施工合同》中均使用了該枚私刻的公章。在此情況下，推定江建公司對于吳自旺使用該枚公章知情并無不當。且依據一審時的鑒定結論，吳自旺使用的該枚公章與其向東鄉縣房管局申報《承諾書》中的公章相同。上述事實使雷偉程對于該公章形成合理信賴，雷偉程的合理信賴利益應當受到保護。實務要點總結：公司發現私刻印章、偽造印章時，應及時向交易對方提示，向公安機關報案，放任不管，會給公司帶來不必要的麻煩。（八）公章使用主體不當（盜用、冒用）案例六：湛江市第一建筑工程公司訴白增江租賃合同糾紛案[6]裁判要點：案涉《租賃合同》是2010年11月梁某為600mw工程施工而以湛江市第一建筑工程公司名義與獻縣鑫興建材租賃站的白增江所簽訂。湛江一建主張《租賃合同》中公司及600mw項目部的印章均系梁某私刻，不代表公司真實意思表示，合同應無效。但因梁某與湛江一建之間存在掛靠關系，足以使白增江有理由相信印章的真實性以及梁某得到了湛江一建的授權，故梁某的行為構成表見代理，其行為后果應由湛江一建承擔。湛江一建主張租賃合同無效、其不應承擔相應法律后果無法律依據，本院不予支持。實務要點總結：當法人的公章被盜用、冒用，或者被人私刻用于法人不知情的情況下，合同相對方往往以構成表見代理為由，要求法人履行合同的義務或承擔相應的責任。三、蓋章行為法律效力的認定

《全國法院民商事審判工作會議紀要》第41條規定，“人民法院在審理案件時，應當主要審查簽約人于蓋章之時有無代表權或者代理權，從而根據代表或者代理的相關規則來確定合同的效力。”也就是說，哪怕合同上的印章是偽造的，但只要能證明加蓋印章的人是公司的法定代表人，或者具有授權的代理人，合同就會對公司生效。《全國法院民商事審判工作會議紀要》第41條還規定，“法定代表人或者其授權之人在合同上加蓋法人公章的行為，表明其是以法人名義簽訂合同，除《公司法》等法律對其職權有特別規定的情形外，應當由法人承擔相應的法律后果。法人以法定代表人事后已無代表權、加蓋的是假章、所蓋之章與備案公章不一致等為由否定合同效力的，人民法院不予支持。代理人以被代理人名義簽訂合同，要取得合法授權。代理人取得合法授權后，以被代理人名義簽訂的合同，應當由被代理人承擔責任。被代理人以代理人事后已無代理權、加蓋的是假章、所蓋之章與備案公章不一致等為由否定合同效力的，人民法院不予支持。”

針對上述規定，對于蓋章行為的效力可做如下理解：

1、由法定代表人或其委托代理人簽署的合同，其效力應等同于公司訂立合同，亦即，該合同經加蓋公章后，將對法人產生約束力。

2、法定代表人或授權代表蓋章之合同如果屬于《公司法》規定的“公司向其他企業投資或者為他人提供擔保”依據公司章程應經董事會或股東（大）會決議的決議事項的，未經相應董事會或股東（大）會決議不對該法人發生效力。

3、除了《公司法》規定外，如果其他法律對法定代表人或授權代表的前述職權有特別規定的，也仍可適用前述規則。

4、如果蓋章的是法定代表人，那么該法定代表人事后已無代表權、加蓋的是假章，所蓋的章與備案公章不一致為由來否定合同的效力，也即意味著只要是法定代表人加蓋的章，無論公章真偽，公章與備案章是否一致，或者之后還是不是法定代表人均不能改變該合同對該法人的拘束力。

5、如果蓋章的是代理人，關鍵還是要審查合法授權，如果蓋章時代理人已取得合法授權的，同樣地，也不能以該代理人事后不再具有代理權、加蓋的是假章，所蓋的章與備案公章不一致為由來否定合同的效力。四、風險防范要點（一）公司對內防范要點1、明確公司各部門印章管理職責，明晰使用的業務流程，做到有規可依、有章可循。2、與印章保管人簽訂責任書。建議公司根據勞動法律法規的規定，一方面制定印章保管制度，明確規定印章管理人在上崗前要經過培訓，未經培訓及試用期職工不得保管印章；將印章保管職責寫進公司規章制度里；另一方面與保管人員簽訂責任書，明確其職責。公司的規章制度里，必須明確規定，凡是涉及印章保管人員的材料，必須既有公司印章，又有公司負責人的簽字，單獨加蓋印章無效。當然，公司的規章制度還要滿足勞動合同法規定的內容合法、民主程序制定、公示的三個條件。公司章程可以約定印章的使用規則，但由于章程僅對內有約束力，如果相對人是善意的，即使印章的使用違反章程，合同也有效。但是，違反章程使用公章損害公司利益的人需要對公司承擔賠償責任。3、建立印章使用審批登記制度，建立統一的印章使用臺賬，制定印章使用申請表。4、印章保管人員必須加強對印章的保管，未經公司主要領導批準，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時，必須指定監印人隨同。印章遺失必須在第一時間向公安機關報案，并取得報案證明，同時在當地或項目所在地報紙上刊登遺失聲明，不得私刻印章頂替。5、公司應加強對項目部印章、部門印章、分公司印章的使用管理，限定其用途和使用審批程序，嚴格按公司行政公章的使用程序要求各級印章保管和使用單位。項目部印章和部門印章、分公司印章要嚴格限定使用范圍，不能用于對外簽訂合同，不能在對外承諾、證明等材料上使用，必要時要將使用權限通知公司客戶等利益相關方。項目部和公司的部門、分公司要指定印章用印和保管人，建立使用臺賬，絕不允許分包方使用項目部印章。6、公司新注冊設立的子公司在領取營業執照后，應直接到行政服務中心公安機關刻制印章并備案。公司臨時刻制印章，包括項目部印章，必須由印章管理部門統一提出，經過法律部門、專業部門審查，報公司主要領導審批。經批準后，由印章管理部門統一在公安機關指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前，應下發印章啟用文件，未經啟用的印章不能使用。7、公司所屬部門發生變更或被撤銷后，印章統一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄；所屬分公司注銷后，在工商注銷手續完成后，必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財務專用章、負責人名章等在內的全部印章及用印記錄；項目部關閉后，項目部印章及用印記錄必須全部上繳公司印章管理部門。公司印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規定存檔。8、公司在遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時，公司印章管理部門要及時將有關情況通報法律部門，由法律部門按法律規定解決。基本做法如下：首先，及時向公安機關報案，追究仿冒人的法律責任；其次，在相關報紙上發布澄清聲明，及時知會潛在客戶；再次，及時通知仿冒合同的相對人，陳述相關事實，解除相關合同，如果相對人不予配合，要及時向當地法院申請，通過法律途徑認定合同無效，解除相關合同。9、因為合同雙方的簽字蓋章大多不可能同時進行，為防范風險，盡可能讓對方先簽字、蓋章；重大合同要求對方法定代表人或者負責人或委托代理人簽字。10、多頁合同等文件為防止相對方將其中部分內容更改，引發糾紛，要求加蓋騎縫章；正文結束時緊接下一行“以下無正文”或“以下為簽字、蓋章處”，并且正文與落款間的距離不能太大；原則上不允許存在單獨的簽字頁。11、控制刻制印章的數量，源頭上消除法律隱患。由于公司分支機構較多，總計印章也有較多，管理的難度大，法律風險大。對沒有必要刻制的印章以及沒有必要刻章的二級、三級部門，就不要刻制印章，從嚴控制刻制印章的數量，源頭上消除法律隱患。12、不要在空白文件上加蓋印章。13、公章與營業執照不能同由一人保管。14、蓋章的材料能收回的要及時收回。15、公司必須定期檢查印章使用情況。公司印章管理部門應按照印章管理規定組織法律、審計等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查，發現問題及時采取相應措施，嚴肅責任追究制度，對擅自刻制、使用公章的，及時移交司法機關追究刑事責任。（二）公司對外防范要點1、重大合同可約定合同生效條件為：法定代表人簽字并蓋章，合同生效。對于特殊重大合同，公司可約定合同生效的條件為：法定代表人簽字并加蓋法定代表人章。這樣，當出現違規公章或合同上加蓋假章時，該合同不會對公司發生法律效力，可有效避免風險。2、公司發現私刻印章、偽造印章時，應及時向交易對方提示，向公安機關及時報案。3、公司在經營管理過程中，如存在使用兩枚公章的情況，兩枚公章對外均代表公司，合同上加蓋哪一枚公章，不影響合同的效力。但無證據證明該印章在別的場合也被公司使用過或追認效力，才不能認可該印章的真實性。五、電子簽章的效力（一）法律依據及解讀《中華人民共和國電子簽名法》（以下簡稱《電子簽名法》）第十三條電子簽名同時符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：（一）電子簽名制作數據用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；（二）簽署時電子簽名制作數據僅由電子簽名人控制；（三）簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發現；（四）簽署后對數