大學檔案館檔案收集整理制度?

一、總則1.為了加強大學檔案館檔案的收集與整理工作，確保檔案資料的完整性、準確性和系統性，充分發揮檔案在學校教學、科研、管理等各項工作中的作用，依據國家相關法律法規及檔案管理的有關規定，結合本校實際情況，特制定本制度。2.檔案收集整理工作遵循集中統一管理、全面收集、分類整理、便于利用的原則，確保檔案資料真實反映學校各項活動的歷史面貌。二、檔案收集范圍1.黨群類-學校黨委、紀委、各黨總支、直屬黨支部的工作計劃、總結、報告、決議、決定、會議記錄、會議紀要等文件材料。-上級黨組織關于學校黨組織建設、干部任免、黨員教育管理等方面的文件及本校相應的貫徹執行情況材料。-學校黨代會、黨委會、民主生活會等重要會議形成的各類文件、講話、照片、音像等資料。-學校黨委各部門開展思想政治工作、宣傳工作、統戰工作、群團工作等形成的文件材料。2.行政類-學校行政的工作計劃、總結、報告、規劃、規章制度、會議記錄、會議紀要等文件。-學校與上級行政部門及校外單位的往來公文，包括請示、批復、函件等。-學校行政部門關于教學、科研、人事、財務、資產、后勤等各項管理工作形成的文件材料。-學校各類行政會議、校長辦公會、行政工作會等重要會議的相關資料。3.教學類-學校教學管理制度、教學計劃、教學大綱、課程標準等文件。-各專業人才培養方案、教學改革方案及實施情況總結。-教師教學工作的教案、教學課件、教學質量評估材料、教學成果獎申報材料等。-學生學籍管理資料，包括學生入學登記表、成績冊、畢業生登記表、學位授予材料等。-教學實踐環節的相關資料，如實習計劃、實習報告、畢業設計（論文）等。4.科研類-學校科研管理制度、科研發展規劃等文件。-各級各類科研項目的申報書、立項通知書、研究報告、結題驗收材料等。-科研成果的鑒定證書、專利證書、科研論文發表情況等相關材料。-學校舉辦的學術會議、學術講座等活動的資料，包括會議通知、會議議程、論文集等。5.基建類-學?；窘ㄔO項目的規劃、設計、可行性研究報告、立項批復等前期文件。-施工過程中的工程圖紙、施工記錄、工程變更通知、工程質量檢驗報告等資料。-工程竣工驗收報告、竣工決算報告等文件。6.設備類-學校大型儀器設備的購置合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄等資料。-設備報廢、處置的相關文件。7.財務類-學校財務管理制度、財務預算、決算報告等文件。-會計憑證、會計賬簿、財務報表等會計核算資料。-財務審計報告、稅務申報材料等相關文件。8.聲像類-學校重要活動、會議、慶典、外事接待等形成的照片、錄像、錄音等資料。-學校自制的宣傳片、教學片、科研成果演示片等音像制品。9.實物類-學校獲得的各級各類榮譽證書、獎杯、獎牌、錦旗等。-具有紀念意義的禮品、贈品等實物。三、檔案收集要求1.部門職責-學校各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案收集工作的及時、準確、完整。-各部門在工作過程中形成的文件材料，應按照規定的分類標準和整理要求，進行初步整理后定期移交至檔案館。2.時間要求-一般文件材料應在次年上半年完成收集整理并移交檔案館；科研項目檔案應在項目結題后三個月內移交；基建項目檔案應在工程竣工驗收后六個月內移交。-聲像、實物類檔案應在活動結束后一周內及時向檔案館移交。3.質量要求-收集的檔案材料應內容完整、字跡清晰、簽字蓋章手續完備。-電子文件應存儲格式規范，有相應的元數據，確保文件的可讀性和可追溯性。-照片應圖像清晰，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息；錄像、錄音資料應音質、畫質良好，有簡要的文字說明。四、檔案整理原則與方法1.整理原則-遵循檔案形成的規律和特點，保持檔案之間的有機聯系。-區分不同門類、不同年度、不同保管期限的檔案進行整理。-便于保管和利用。2.整理方法-分類：按照檔案的來源、內容、時間等因素，將檔案分為黨群、行政、教學、科研、基建、設備、財務、聲像、實物等九大類別。在每一大類下，再根據具體情況細分若干小類。-編號：對整理好的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于管理和查找。-編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔號、題名、日期、來源、保管期限等項目，確保信息準確、完整。-裝訂與裝盒：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案牢固、整齊。將裝訂好的檔案或單份文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、年度、起止檔號等信息。-數字化處理：對有保存價值的檔案進行數字化掃描，形成電子檔案，并與紙質檔案建立對應關系，存儲于檔案管理系統中，實現檔案的信息化管理。五、檔案收集整理的監督與考核1.檔案館負責對各部門檔案收集整理工作進行監督指導，定期檢查各部門檔案收集整理工作的進展情況和質量。2.將檔案收集整理工作納入學校對各部