職業技術學院公文檔案借閱管理工作制度?

一、總則1.為加強學院公文檔案借閱管理，確保公文檔案的安全、完整，有效發揮公文檔案的作用，根據國家相關法律法規及學院實際情況，特制定本制度。2.本制度適用于學院內部各部門、全體教職員工及因工作需要借閱公文檔案的相關人員。二、借閱范圍1.可借閱公文檔案類別-上級機關下發的與學院工作相關的各類文件、通知、指示等。-學院黨委、行政制發的各類公文，包括決議、決定、通報、報告、請示、批復等。-學院各部門在工作過程中形成的具有保存價值的文件材料，如工作計劃、總結、會議紀要、調研報告等。2.限制借閱檔案類別涉及學院機密、商業秘密、個人隱私以及按規定不宜公開的公文檔案，嚴格限制借閱范圍，需經過特殊審批流程方可借閱。三、借閱申請與審批1.填寫申請表-借閱人需提前填寫《公文檔案借閱申請表》，詳細注明借閱人姓名、所在部門、聯系方式、借閱目的、擬借閱公文檔案的名稱、文號、日期等信息。-對于機密級及以上公文檔案的借閱申請，還需說明借閱的必要性和使用范圍。2.部門負責人審批-申請表首先提交至借閱人所在部門負責人進行審批。部門負責人應根據工作實際情況，審核借閱申請的合理性，并簽署審批意見。-若申請借閱的公文檔案涉及多個部門業務，需相關部門負責人共同審批。3.檔案管理部門審批-經部門負責人審批通過的申請表提交至學院公文檔案管理部門。檔案管理部門負責人根據檔案庫存情況、借閱規定等進行審核，確認無誤后簽署審批意見。-對于限制借閱的公文檔案，檔案管理部門負責人需報學院主管領導審批，經主管領導簽字同意后方可借閱。四、借閱期限1.一般公文檔案借閱期限普通公文檔案的借閱期限一般為[X]個工作日，借閱人應在規定期限內歸還。如需延期使用，應在借閱期限屆滿前[X]個工作日向檔案管理部門提出書面申請，經批準后方可延期，延期期限一般不超過[X]個工作日。2.特殊公文檔案借閱期限對于重要、珍貴或急需使用的公文檔案，檔案管理部門可根據實際情況縮短借閱期限或要求借閱人在指定地點、時間內查閱使用，借閱人應嚴格遵守相關規定。五、借閱登記與歸還1.借閱登記-檔案管理部門在批準借閱申請后，需對借閱情況進行詳細登記。登記內容包括借閱人姓名、所在部門、借閱日期、歸還日期、借閱公文檔案名稱、文號、數量等信息。-借閱人需在檔案借閱登記冊上簽字確認，以明確借閱責任。2.歸還檢查-借閱人應在借閱期限屆滿前按時歸還公文檔案。歸還時，檔案管理部門工作人員需對歸還的公文檔案進行認真檢查，核對檔案的完整性、準確性，檢查有無污損、涂改、遺失等情況。-如發現公文檔案有上述問題，檔案管理部門應及時記錄并與借閱人溝通，要求借閱人說明情況并承擔相應責任。-經檢查無誤后，檔案管理部門工作人員在借閱登記冊上注明歸還日期，并辦理借閱注銷手續。六、借閱紀律與責任1.保密要求-借閱人必須嚴格遵守國家保密法律法規和學院保密制度，對借閱的公文檔案負有保密責任。不得擅自將公文檔案轉借他人，不得在私人場合談論或泄露公文檔案內容。-對于涉及機密的公文檔案，借閱人應在符合保密要求的場所進行查閱，使用完畢后及時歸還。嚴禁在互聯網或其他非保密渠道傳播機密公文檔案信息。2.愛護檔案-借閱人應愛護公文檔案，不得隨意折疊、撕毀、污損、涂改檔案材料。在查閱過程中，如需摘錄、復制部分內容，應按照規定辦理相關手續，經批準后方可進行。-摘錄、復制的公文檔案內容應妥善保管，不得用于與工作無關的用途。使用完畢后，應將摘錄、復制件交回檔案管理部門統一處理。3.違規處罰-若借閱人違反本制度規定，造成公文檔案丟失、損壞、泄密等后果的，學院將視情節輕重，給予批評教育、警告、罰款等處罰；構成違法犯罪的，依法移送司法機關處理。七、監督與檢查1.學院公文檔案管理部門負責對公文檔案借閱工作進行日常監督和檢查，定期對借閱登記記錄、檔案歸還情況等進行核對，確保借閱工作規范有序進行。2.學院審計、紀檢等部門有權對公