mro采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司MRO（Maintenance,Repair&Operations）采購管理工作，確保采購活動的高效、有序進行，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)運營需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有MRO物資的采購活動，包括但不限于設(shè)備維修零部件、辦公用品、勞保用品、工具、輔料等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和流程，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機會。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合公司生產(chǎn)運營要求。5.歸口管理原則：MRO采購工作實行歸口管理，明確各部門職責，確保采購工作的協(xié)調(diào)與統(tǒng)一。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定和執(zhí)行MRO采購計劃，根據(jù)各部門需求，及時采購所需物資。2.開發(fā)、評估、選擇供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護供應(yīng)商關(guān)系。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.定期分析采購數(shù)據(jù)，總結(jié)采購經(jīng)驗，提出改進采購工作的建議。（二）需求部門1.根據(jù)生產(chǎn)運營需要，提出MRO物資需求計劃，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與供應(yīng)商評估和選擇，提供相關(guān)意見和建議。3.負責驗收所采購的物資，確保物資符合需求部門要求。4.對采購物資的使用情況進行跟蹤和反饋，協(xié)助采購部門優(yōu)化采購計劃。（三）質(zhì)量部門1.制定MRO物資的質(zhì)量檢驗標準和驗收流程。2.參與供應(yīng)商評估，對供應(yīng)商提供的物資進行質(zhì)量檢驗和抽檢。3.對采購物資的質(zhì)量問題進行調(diào)查和處理，提出改進措施和建議。（四）財務(wù)部門1.負責審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。2.參與采購合同的審核，確保合同付款條款符合公司財務(wù)規(guī)定。3.辦理采購款項的支付手續(xù)，進行采購成本的核算和分析。三、采購流程（一）需求計劃1.各需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)運營情況，提前制定MRO物資需求計劃。需求計劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，并提交至采購部門。2.采購部門對各需求部門提交的需求計劃進行匯總和審核，結(jié)合庫存情況，編制月度采購計劃。月度采購計劃應(yīng)經(jīng)采購部門負責人審批后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面情況，確定入圍供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估采購部門定期（每年至少一次）對供應(yīng)商進行全面評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、環(huán)保等方面。評估方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)商業(yè)績考核等多種形式。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為A、B、C三類，A類為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為待改進供應(yīng)商。3.供應(yīng)商選擇采購部門在進行具體采購時，應(yīng)優(yōu)先從A類供應(yīng)商中選擇。如A類供應(yīng)商無法滿足需求，可從B類供應(yīng)商中選擇。對于新采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進行實地考察，確保供應(yīng)商具備提供合格產(chǎn)品的能力。采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。（三）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等信息。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)確認訂單內(nèi)容，并按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。3.采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等，確保物資按時、按質(zhì)、按量交付。（四）驗收1.物資到貨前，需求部門應(yīng)做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、準備驗收工具等。2.物資到貨后，需求部門應(yīng)按照驗收標準和流程對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。3.對于驗收合格的物資，需求部門應(yīng)在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的物資，需求部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門負責與供應(yīng)商協(xié)商解決。（五）付款1.采購部門應(yīng)在收到供應(yīng)商發(fā)票后，按照合同約定的付款方式和期限，填寫付款申請單，并附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.付款申請單經(jīng)采購部門負責人、財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和MRO物資需求情況，編制年度采購預(yù)算。年度采購預(yù)算應(yīng)明確各類物資的采購金額、采購時間等信息。2.采購預(yù)算編制應(yīng)充分考慮市場價格波動、物資需求變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準確性。3.年度采購預(yù)算經(jīng)采購部門負責人審核、財務(wù)部門匯總平衡、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制程序進行審批。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。3.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購預(yù)算執(zhí)行情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和檢查。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如供應(yīng)商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、交貨期風險等。2.風險識別應(yīng)結(jié)合公司采購業(yè)務(wù)實際情況，采用多種方法進行，如問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等。（二）風險應(yīng)對1.針對識別出的風險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。如對于供應(yīng)商違約風險，可通過選擇信譽良好的供應(yīng)商、簽訂詳細的采購合同、收取履約保證金等方式進行防范；對于質(zhì)量風險，可加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理、增加檢驗頻次、建立質(zhì)量追溯機制等。2.風險應(yīng)對措施應(yīng)具有可操作性和有效性，能夠降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。3.采購部門應(yīng)定期對風險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風險應(yīng)對措施。六、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)建立采購信息收集渠道，及時收集市場價格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動態(tài)等相關(guān)信息。2.采購信息收集應(yīng)采用多種方式進行，如網(wǎng)絡(luò)搜索、參加行業(yè)展會、與供應(yīng)商溝通、訂閱行業(yè)雜志等。（二）采購信息分析與利用1.采購部門應(yīng)定期對收集到的采購信息進行分析和整理，提取有價值的信息，為采購決策提供參考依據(jù)。2.采購信息分析應(yīng)包括市場價格走勢分析、供應(yīng)商競爭力分析、物資需求預(yù)測等方面內(nèi)容。3.采購部門應(yīng)根據(jù)采購信息分析結(jié)果，及時調(diào)整采購策略和計劃，優(yōu)化采購工作流程。（三）采購檔案管理1.采購部門應(yīng)建立完善的采購檔案管理制度，對采購過程中形成的各類文件和資料進行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案應(yīng)包括采購計劃、采購訂單、采購合同、驗收單、發(fā)票、供應(yīng)商檔案等相關(guān)資料。3.采購檔案保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，確保檔案資料的完整性和可追溯性。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對MRO采購管理工作進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購管理工作中存在的問題，提出改進建議和措施，促進采購管理工作規(guī)范、高效運行。（二）考核評價1.公司應(yīng)建立MRO采購工作考核評價機制，對采購部門及相關(guān)人員的工作業(yè)績進行考核評價