中小學檔案管理制度總則目的為加強中小學檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在學校教育教學、行政管理及各項工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各班級及全體教職工在工作中形成的各類檔案。基本原則1.集中統一管理原則：學校檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，各部門應積極配合，不得分散保存檔案。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映學校各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理學校工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，對涉及學校機密和個人隱私的檔案妥善保管，防止泄露。檔案管理機構及職責檔案管理部門學校設立檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。檔案管理人員職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全學校檔案管理制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規范化管理。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發生。4.積極開展檔案利用工作，為學校各項工作提供檔案信息服務，編制必要的檢索工具和參考資料。5.負責對學校各部門檔案工作進行業務指導和監督檢查，組織檔案業務培訓。6.參與學校重大活動和重要工作的文件材料收集、整理和歸檔工作。7.完成領導交辦的其他有關檔案工作任務。各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.按照學校檔案管理要求，定期將本部門檔案移交學校檔案管理室。3.協助檔案管理室開展檔案整理、編目、查詢等工作，提供必要的檔案信息。4.對本部門人員進行檔案管理知識宣傳和培訓，提高檔案意識。檔案的收集與整理收集范圍1.黨群工作類：包括學校黨組織建設、黨員管理、思想政治工作、紀檢監察等方面的文件材料。2.行政管理類：學校行政事務管理、工作計劃與總結、會議記錄、規章制度、人事任免、公文處理等文件材料。3.教育教學類：教學計劃、教案、教材、教學研究、學生成績、教師業務檔案等文件材料。4.學生管理類：學生學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質評價、班級管理等文件材料。5.后勤管理類：校園建設、物資采購、財務管理、安全保衛等文件材料。6.其他類：學校獲得的榮譽證書、對外交流材料、師生作品等具有保存價值的文件材料。收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時收集齊全。2.收集的文件材料應真實、完整、字跡清晰，符合檔案保管要求。3.對重要文件材料應及時備份，防止原件損壞或丟失。整理方法1.分類：按照檔案的形成領域和內容性質，將檔案分為黨群工作、行政管理、教育教學、學生管理、后勤管理、其他等六大類，每大類下再根據具體情況細分若干小類。2.編號：為便于管理和查詢，對每一份檔案編制唯一的編號。編號采用“年度類別順序號”的格式，例如：2023行政001，表示2023年度行政管理類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙張規格不一致、破損或易散失的文件材料進行整理和修補后，按照一定順序裝訂成冊。檔案的保管保管期限1.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如學校歷史沿革、重要會議記錄、規章制度、重大事件材料等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。保管期限為30年的檔案：主要是學校在一定時期內具有查考利用價值的文件材料，如教學計劃、工作總結、學生學籍檔案等。保管期限為10年的檔案：是學校一般性工作中形成的，在較短時間內有參考價值的文件材料，如一般性會議記錄、臨時性工作文件等。保管條件1.檔案管理室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.保持檔案管理室的清潔衛生，定期進行清掃和消毒。檔案的存放1.按照檔案類別和保管期限，將檔案分類存放在檔案柜或密集架上，并在顯著位置標明類別和年度。2.建立檔案存放索引，注明檔案存放位置，便于查找。3.對電子檔案應進行備份，存儲在安全的存儲設備上，并做好數據維護和管理。檔案的利用利用原則1.遵循保密制度，嚴格履行查閱、借閱手續，確保檔案信息安全。2.在不影響檔案完整和安全的前提下，積極為學校各項工作提供檔案利用服務。3.優先提供近期形成的、利用率高的檔案。查閱手續1.校內人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容和期限，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經學校分管領導批準。3.檔案管理人員應根據查閱申請，提供相應的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。借閱手續1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限和歸還時間，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞、丟失檔案，按時歸還檔案。4.檔案管理人員應對借閱檔案進行跟蹤檢查，督促借閱人員按時歸還。檔案利用登記1.建立檔案利用登記簿，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記內容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、所在部門、查閱（借閱）內容、查閱（借閱）期限、歸還日期等。3.定期對檔案利用登記情況進行統計分析，為檔案管理工作提供參考。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.學校成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作。2.檔案鑒定小組定期對保管期滿的檔案進行鑒定，根據檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中，應充分考慮檔案的利用價值、歷史連續性和完整性等因素，確保鑒定結果準確合理。銷毀程序1.對經過鑒定確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案鑒定小組審核、學校分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由兩人以上監銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報告學校檔案管理部門。5.對已銷毀的檔案，應在檔案目錄和檢索工具中注明“已銷毀”字樣，防止重復利用。檔案信息化管理信息化建設目標1.逐步實現檔案管理的信息化、數字化，提高檔案管理效率和服務水平。2.建立學校檔案信息數據庫，實現檔案信息的快速檢索和共享。3.利用信息技術手段，對檔案的收集、整理、保管、利用等環節進行有效管理和監控。信息化管理措施1.配備必要的計算機設備、掃描設備、存儲設備等信息化管理硬件設施。2.選用適合學校檔案管理的信息化管理軟件，實現檔案的數字化錄入、存儲、檢索、編目等功能。3.對檔案管理人員進行信息化管理培訓，提高其信息技術應用能力。4.按照檔案信息化管理要求，對電子檔案進行規范整理和分類存儲，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。5.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，并異地存儲，防止數據丟失。6.加強檔案信息安全管理，采取加密、訪問控制、防火墻等安全措施，防止檔案信息泄露和被篡改。監督與檢查監督檢查機制1.學校檔案管理部門定期對各部門檔案工作進行監督檢查，確保檔案管理制度的有效執行。2.監督檢查內容包括檔案收集、整理、保管、利用等環節的工作情況，檔案管理制度的落實情況等。3.對監督檢查中發現的問題，及時提出整改意見，責令相關部門限期整改。考核評價1.建立檔案工作考核評價制度，將檔案工作納入學校各部門和教職工的績效考核體