常用保密柜管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密管理，確保公司機密信息的安全存儲與使用，特制定本保密柜管理制度。本制度旨在規范保密柜的使用流程，明確各部門及人員在保密管理中的職責，防止公司機密信息的泄露、丟失或濫用，維護公司的合法權益和商業利益。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要接觸公司保密信息的外部人員（如合作方、供應商等）。保密柜主要用于存放公司各類機密文件、資料、數據存儲設備等涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等重要且敏感的信息載體。（三）基本原則1.分級管理原則根據信息的敏感程度和重要性，對保密信息進行分級分類管理，不同級別的保密信息存儲于相應級別的保密柜中，并采取不同的安全防護措施。2.誰使用誰負責原則保密柜的使用人員對其所保管的保密信息安全負有直接責任，嚴格遵守本制度規定，確保保密信息的安全與完整。3.嚴格授權原則只有經過授權的人員才能使用保密柜，未經授權的人員不得擅自接觸、打開保密柜或獲取其中的信息。二、保密柜的配置與管理（一）保密柜的選型與采購1.行政部門應根據公司實際需求，綜合考慮保密柜的存儲容量、安全性能、質量可靠性等因素，選擇符合國家安全標準和公司保密要求的保密柜產品。2.在采購過程中，行政部門應與供應商簽訂詳細的采購合同，明確保密柜的規格、型號、數量、價格、售后服務等條款，同時要求供應商提供產品的質量檢測報告、安全認證證書等相關資料。3.采購的保密柜應具備良好的防盜、防火、防潮、防蟲、防磁等功能，設有可靠的鎖具和密碼裝置，能夠有效保護內部存儲的信息安全。（二）保密柜的安裝與存放1.行政部門負責保密柜的安裝工作，確保保密柜安裝牢固、位置合理，便于使用和管理。保密柜應安裝在安全、隱蔽、通風良好的場所，避免陽光直射和潮濕環境。2.對于存放重要保密信息的保密柜，應盡量安裝在監控區域內，并確保監控設備能夠正常運行，實時記錄保密柜周邊的情況。3.根據保密信息的分級分類，合理安排保密柜的存放位置。不同級別的保密柜應相對集中放置，便于管理和區分。同時，要對保密柜進行編號，并建立詳細的臺賬記錄，包括保密柜編號、型號、存放位置、使用部門等信息。（三）保密柜的維護與保養1.行政部門應定期對保密柜進行檢查和維護，確保其正常運行。檢查內容包括鎖具、密碼裝置、柜門密封、外觀損壞等情況，發現問題及時修復或更換。2.每年至少對保密柜進行一次全面的清潔和保養工作，清除柜內灰塵和雜物，對鎖具、合頁等部位進行潤滑處理，延長保密柜的使用壽命。3.如遇自然災害（如火災、水災、地震等）或其他突發事件可能影響保密柜安全的情況，行政部門應及時采取措施，對保密柜及其中的保密信息進行保護和轉移，并在事件處理完畢后對保密柜進行全面檢查和評估，確保其仍能正常使用。三、保密柜的使用管理（一）授權使用1.各部門根據工作需要，填寫《保密柜使用申請表》，詳細說明申請使用保密柜的原因、存放信息的類別及期限等內容，經部門負責人審核簽字后，報公司保密管理部門審批。2.保密管理部門對申請進行嚴格審查，根據保密信息的級別和申請人的工作職責，確定是否給予授權。對于涉及公司核心機密的信息，需經公司高層領導批準后方可使用保密柜。3.經批準后，保密管理部門為申請人分配相應的保密柜使用權限，并發放保密柜鑰匙（或密碼）。申請人應妥善保管鑰匙（或密碼），不得隨意轉借他人。（二）使用規范1.保密柜使用人員應嚴格按照保密管理部門授權的范圍使用保密柜，只允許存放與工作相關的保密信息，禁止存放任何無關的物品。2.使用人員應在保密柜內存放信息時，按照信息的類別和重要程度進行分類整理，做到整齊有序、便于查找。同時，要對存放的信息進行詳細登記，填寫《保密柜信息存放登記表》，包括信息名稱、編號、存入時間、有效期等內容。3.每次使用保密柜結束后，使用人員應及時關閉柜門，并確保鎖具鎖好或密碼設置正確。嚴禁在保密柜未關閉或未鎖好的情況下離開現場，以防信息泄露。4.使用人員在使用保密柜過程中，如發現信息有丟失、損壞或其他異常情況，應立即報告部門負責人和保密管理部門，并采取相應的措施進行處理。（三）權限變更與取消1.如因工作調動、崗位變動等原因，使用人員需要變更保密柜使用權限的，所在部門應及時填寫《保密柜使用權限變更申請表》，經部門負責人和保密管理部門審批后，辦理相關權限變更手續。2.對于不再需要使用保密柜的人員，所在部門應及時通知保密管理部門，填寫《保密柜使用權限取消申請表》，經審批后收回保密柜鑰匙（或密碼），并對其使用期間存放的保密信息進行清理和交接。3.在權限變更或取消過程中，相關部門和人員應密切配合，確保保密柜內信息的安全轉移和妥善處理，防止信息泄露。四、保密柜的訪問控制（一）鑰匙管理1.保密柜鑰匙由行政部門統一管理，實行雙人保管制度。一把鑰匙由行政部門專人保管，另一把鑰匙由保密管理部門指定人員保管。兩把鑰匙應分開存放，不得由同一人持有。2.如需使用保密柜鑰匙打開保密柜，必須由行政部門保管鑰匙的人員和保密管理部門指定人員同時在場，并在《保密柜鑰匙使用登記表》上簽字確認。3.如遇鑰匙丟失或損壞的情況，行政部門應及時更換鎖具，并重新分配鑰匙。同時，要對鑰匙丟失或損壞的原因進行調查，并記錄在案。（二）密碼管理1.保密柜密碼由使用人員自行設置和保管，密碼應具有一定的復雜性，包含字母、數字和特殊字符，且定期更換。2.使用人員應妥善保管密碼，不得將密碼告知他人。如因工作需要與他人共同使用保密柜的，應在使用完畢后及時修改密碼，并將修改后的密碼告知相關人員。3.如發現密碼可能已泄露的情況，使用人員應立即修改密碼，并及時向部門負責人和保密管理部門報告。（三）人員進出控制1.保密柜存放區域應設置門禁系統，只有經過授權的人員才能進入。門禁卡由保密管理部門統一發放和管理，使用人員應妥善保管門禁卡，不得轉借他人。2.外來人員因工作需要進入保密柜存放區域的，必須由公司內部人員陪同，并辦理相關登記手續。陪同人員應對外來人員的行為進行監督，確保其遵守公司保密規定。3.嚴禁無關人員進入保密柜存放區域，如發現可疑人員進入，公司員工應及時制止并報告保衛部門或保密管理部門。五、保密柜內信息的管理（一）信息分類與標識1.各部門應根據公司保密制度的要求，對本部門涉及的保密信息進行分類，并按照分類標準進行標識。保密信息的分類應遵循科學合理、便于管理的原則，確保不同類別信息之間界限清晰。2.對于保密柜內存放的每一份信息，應在其載體上（如文件封面、存儲設備標簽等）標注明確的密級標識，如“絕密”、“機密”、“秘密”等，以便識別和管理。（二）信息存儲與保護1.保密柜內存儲的信息應采用安全可靠的存儲方式，如電子數據應進行加密存儲，并定期備份。存儲介質應選擇質量可靠、存儲容量滿足需求的產品，如硬盤、光盤、U盤等，并妥善保管存儲介質，防止其損壞、丟失或被盜用。2.對于紙質保密文件，應按照一定的順序裝訂整齊，放入專門的文件盒或文件夾中，并在文件盒或文件夾上標注文件名稱、密級、日期等信息。同時，要采取防潮、防蟲、防火等措施，確保紙質文件的安全保存。3.保密柜內嚴禁存放易燃、易爆、有毒等危險物品，以及任何可能對保密信息安全造成威脅的物品。（三）信息查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱保密柜內信息的，應填寫《保密信息查閱申請表》，注明查閱信息的名稱、密級、查閱原因等內容，經部門負責人審核簽字后，報保密管理部門審批。2.保密管理部門根據申請內容進行嚴格審查，批準后方可查閱。查閱人員應在指定的地點進行查閱，查閱過程中不得私自摘抄、復印、拍照或傳播保密信息。查閱完畢后，應及時將查閱的信息歸還保密柜，并在《保密信息查閱登記表》上簽字確認。3.如因工作需要借閱保密柜內信息的，借閱人員除填寫《保密信息查閱申請表》外，還應填寫《保密信息借閱申請表》，詳細說明借閱信息的用途、借閱期限等內容。經部門負責人、保密管理部門和公司高層領導審批后，方可借閱。4.借閱人員應妥善保管借閱的保密信息，不得擅自轉借他人或擴大使用范圍。借閱期限屆滿后，應及時歸還保密管理部門，并辦理歸還手續。如因特殊原因需要延長借閱期限的，應提前辦理續借手續。（四）信息銷毀1.對于已失去使用價值或超過保密期限的保密信息，各部門應及時清理，并填寫《保密信息銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀信息的名稱、密級、數量、銷毀原因等內容，經部門負責人審核簽字后，報保密管理部門審批。2.保密管理部門對申請進行審核，批準后指定專人負責信息銷毀工作。信息銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎紙質文件、格式化存儲設備等，確保信息無法恢復。3.在信息銷毀過程中，應安排專人進行監督，并填寫《保密信息銷毀登記表》，記錄銷毀信息的詳細情況，包括銷毀時間、地點、方式、監督人等信息。銷毀完成后，監督人和銷毀執行人應在登記表上簽字確認。六、監督與檢查（一）內部監督1.公司保密管理部門負責定期對保密柜的使用情況進行檢查和監督，檢查內容包括保密柜的使用規范執行情況、信息存儲與管理情況、鑰匙和密碼管理情況等。2.保密管理部門可通過現場查看、查閱記錄、詢問使用人員等方式進行檢查，并對發現的問題及時提出整改意見，要求責任部門和人員限期整改。3.各部門應建立內部保密監督機制，定期對本部門保密柜的使用情況進行自查自糾，發現問題及時報告并采取措施加以解決。（二）違規處理1.對于違反本制度規定使用保密柜或泄露保密信息的行為，公司將視情節輕重，按照相關法律法規和公司規定給予嚴肅處理。處理方式包括警告、罰款、降職、辭退等，同時追究相關人員的法律責任。2.如因員工違反保密柜管理制度導致公司機密信息泄露，給公司造成經濟損失或其他不良影響的，公司將要求責任員工承擔相應的賠償責任。3.對于發現并及時報告違反保密柜管理制度行為的員工，公司將給予適當的獎勵，以鼓勵員工積極維護公司的保密安全。七、附則（一）解釋權本制度由公司保密管理部門負責解釋。如遇制度內容與國家法律法規或公司實際情況不符的，以國家法律法規和公司最新規定為準，并及時對本制度進行修訂。（二）修訂與完善1.隨著公司業務的發展和保密工作的需要，保密管理部門應定期對本制度進行評估和修訂，確保制度的有效性和適應性。2.公司各部門和員工在執行本