社工機(jī)構(gòu)會(huì)議管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范社工機(jī)構(gòu)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，促進(jìn)信息溝通與決策執(zhí)行，確保機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于社工機(jī)構(gòu)內(nèi)部召開的各類會(huì)議，包括但不限于全體員工大會(huì)、部門例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、工作協(xié)調(diào)會(huì)等。（三）會(huì)議原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)圍繞明確的主題，注重解決實(shí)際問(wèn)題，避免形式主義，提高會(huì)議效率和質(zhì)量。2.信息共享原則：會(huì)議是信息交流的重要平臺(tái)，參會(huì)人員應(yīng)充分準(zhǔn)備，積極發(fā)言，確保信息及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)和共享。3.民主決策原則：鼓勵(lì)參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，尊重不同觀點(diǎn)，通過(guò)民主討論形成科學(xué)合理的決策。4.嚴(yán)格紀(jì)律原則：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參會(huì)，不得無(wú)故缺席、遲到或早退，維護(hù)會(huì)議秩序。二、會(huì)議分類及職責(zé)（一）全體員工大會(huì)1.組織部門：由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或指定專人負(fù)責(zé)組織。2.會(huì)議周期：根據(jù)機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，定期或不定期召開。3.參會(huì)人員：全體員工。4.主要職責(zé)傳達(dá)上級(jí)指示和重要文件精神。總結(jié)機(jī)構(gòu)階段性工作，部署下一階段工作任務(wù)。通報(bào)機(jī)構(gòu)重要事項(xiàng)和重大決策。聽取員工意見(jiàn)和建議，解答員工關(guān)心的問(wèn)題。（二）部門例會(huì)1.組織部門：各部門自行組織。2.會(huì)議周期：每周或每?jī)芍苷匍_一次，具體時(shí)間由各部門自行確定。3.參會(huì)人員：部門全體成員。4.主要職責(zé)總結(jié)部門上周工作完成情況，分析存在的問(wèn)題及原因。部署本周工作任務(wù)，明確工作重點(diǎn)和責(zé)任人。協(xié)調(diào)部門內(nèi)部工作關(guān)系，解決工作中出現(xiàn)的矛盾和問(wèn)題。傳達(dá)機(jī)構(gòu)相關(guān)會(huì)議精神和工作要求，確保部門工作與機(jī)構(gòu)整體目標(biāo)一致。（三）項(xiàng)目研討會(huì)1.組織部門：根據(jù)項(xiàng)目情況，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門組織。2.會(huì)議周期：根據(jù)項(xiàng)目推進(jìn)需要適時(shí)召開。3.參會(huì)人員：與項(xiàng)目相關(guān)的工作人員，包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、社工、志愿者等。4.主要職責(zé)研討項(xiàng)目工作計(jì)劃、實(shí)施方案和預(yù)期目標(biāo)。分析項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中遇到的問(wèn)題，共同探討解決方案。分享項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和最佳實(shí)踐案例，促進(jìn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的學(xué)習(xí)與交流。根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況，調(diào)整和優(yōu)化項(xiàng)目工作計(jì)劃，確保項(xiàng)目順利實(shí)施。（四）工作協(xié)調(diào)會(huì)1.組織部門：根據(jù)工作需要，由涉及相關(guān)工作的部門共同組織或由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人指定專人組織。2.會(huì)議周期：根據(jù)工作協(xié)調(diào)的緊急程度和頻次要求確定。3.參會(huì)人員：與工作協(xié)調(diào)事項(xiàng)相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人及工作人員。4.主要職責(zé)協(xié)調(diào)解決機(jī)構(gòu)內(nèi)部跨部門工作中的矛盾和問(wèn)題，明確工作接口和職責(zé)分工。溝通各部門工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)工作進(jìn)度，避免工作沖突和延誤。研究討論需要多個(gè)部門協(xié)同完成的重要工作任務(wù)，制定統(tǒng)一的工作計(jì)劃和行動(dòng)方案。跟蹤工作協(xié)調(diào)事項(xiàng)的落實(shí)情況，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。三、會(huì)議準(zhǔn)備（一）會(huì)議發(fā)起1.會(huì)議發(fā)起部門或個(gè)人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、會(huì)議目的及所需準(zhǔn)備的資料等信息。2.《會(huì)議申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至辦公室或相關(guān)統(tǒng)籌部門進(jìn)行匯總安排。（二）會(huì)議通知1.辦公室或相關(guān)統(tǒng)籌部門應(yīng)根據(jù)《會(huì)議申請(qǐng)表》及時(shí)發(fā)布會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議基本信息、會(huì)議議程、參會(huì)人員要求及需提前準(zhǔn)備的資料等內(nèi)容。2.會(huì)議通知可通過(guò)郵件、機(jī)構(gòu)內(nèi)部通訊軟件、張貼公告等方式發(fā)布，確保參會(huì)人員能夠及時(shí)收到通知。3.對(duì)于重要會(huì)議或涉及全體員工的會(huì)議，應(yīng)提前[X]天發(fā)布通知；對(duì)于一般性會(huì)議，應(yīng)提前[X]天發(fā)布通知。特殊情況下，可根據(jù)實(shí)際情況靈活調(diào)整通知時(shí)間，但應(yīng)確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。（三）資料準(zhǔn)備1.會(huì)議發(fā)起部門或個(gè)人應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的資料，如工作報(bào)告、項(xiàng)目方案、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、案例分析等。資料應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰，并確保在會(huì)議召開前[X]個(gè)工作日提交給辦公室或相關(guān)統(tǒng)籌部門進(jìn)行審核。2.辦公室或相關(guān)統(tǒng)籌部門應(yīng)在收到資料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并將審核后的資料及時(shí)反饋給會(huì)議發(fā)起部門或個(gè)人。對(duì)于不符合要求的資料，應(yīng)提出修改意見(jiàn)，要求其限期整改。3.會(huì)議資料應(yīng)提前打印并裝訂成冊(cè)，根據(jù)參會(huì)人員數(shù)量準(zhǔn)備足夠的份數(shù)，確保在會(huì)議開始前發(fā)放到每位參會(huì)人員手中。對(duì)于需要在會(huì)議中展示的資料，如PPT、視頻等，應(yīng)提前在會(huì)議設(shè)備上進(jìn)行調(diào)試，確保播放正常。（四）場(chǎng)地布置1.根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人員數(shù)量，提前安排合適的會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，并配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)、白板、紙筆等。2.對(duì)于重要會(huì)議或大型會(huì)議，應(yīng)提前對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行布置，擺放好桌椅，設(shè)置好會(huì)議標(biāo)識(shí)、會(huì)標(biāo)、名牌等，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。3.在會(huì)議開始前，會(huì)議組織者應(yīng)再次檢查會(huì)議場(chǎng)地的各項(xiàng)設(shè)備和布置情況，確保一切準(zhǔn)備就緒。四、會(huì)議組織（一）簽到與入場(chǎng)1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，負(fù)責(zé)簽到及入場(chǎng)引導(dǎo)工作。2.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，在簽到表上簽到后，按照座位標(biāo)識(shí)有序入座。對(duì)于遲到的參會(huì)人員，會(huì)議組織者應(yīng)做好記錄，并提醒其遵守會(huì)議紀(jì)律。3.會(huì)議開始前，會(huì)議組織者應(yīng)關(guān)閉手機(jī)等通訊設(shè)備或調(diào)至靜音狀態(tài)，避免影響會(huì)議進(jìn)行。參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)到會(huì)議室外接聽，盡量減少對(duì)會(huì)議的干擾。（二）會(huì)議主持1.會(huì)議主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和相關(guān)資料，明確會(huì)議目的和重點(diǎn)，確保會(huì)議能夠按照預(yù)定的程序順利進(jìn)行。2.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員積極參與會(huì)議討論，鼓勵(lì)不同觀點(diǎn)的發(fā)表，但應(yīng)注意控制會(huì)議節(jié)奏和秩序，避免出現(xiàn)跑題、爭(zhēng)吵等現(xiàn)象。3.會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議討論的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)總結(jié)和歸納，對(duì)于形成的決議和共識(shí)，應(yīng)清晰明確地記錄下來(lái)，并在會(huì)議結(jié)束時(shí)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。（三）會(huì)議記錄1.會(huì)議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。會(huì)議記錄人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議記錄所需的工具，如筆記本、錄音筆等。2.會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。記錄應(yīng)使用規(guī)范的文字和格式，盡量避免錯(cuò)別字和語(yǔ)病。3.會(huì)議記錄人員應(yīng)集中精力，認(rèn)真傾聽參會(huì)人員的發(fā)言，對(duì)于重要觀點(diǎn)和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，應(yīng)詳細(xì)記錄。如有需要，可采用速記、錄音等輔助方式進(jìn)行記錄，但應(yīng)確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布，并發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間等，確保會(huì)議精神能夠得到有效傳達(dá)和落實(shí)。五、會(huì)議討論與決策（一）討論規(guī)則1.參會(huì)人員應(yīng)圍繞會(huì)議主題積極發(fā)言，表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見(jiàn)。發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、條理清晰，避免冗長(zhǎng)和無(wú)關(guān)的表述。2.在討論過(guò)程中，應(yīng)尊重他人的發(fā)言，不得打斷或貶低他人的觀點(diǎn)。如有不同意見(jiàn)，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，以理性、平和的方式進(jìn)行討論和交流，共同尋求最佳解決方案。3.對(duì)于重要問(wèn)題或爭(zhēng)議較大的事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行充分討論，確保各方意見(jiàn)得到充分表達(dá)。在討論過(guò)程中，可進(jìn)行多輪辯論和協(xié)商，直至達(dá)成共識(shí)或形成決策。（二）決策程序1.對(duì)于一般性問(wèn)題，由會(huì)議主持人根據(jù)討論情況直接做出決策，并記錄在會(huì)議紀(jì)要中。2.對(duì)于重要問(wèn)題或涉及機(jī)構(gòu)重大利益的決策，應(yīng)遵循民主集中制原則，通過(guò)投票表決、舉手表決等方式進(jìn)行決策。決策結(jié)果應(yīng)經(jīng)參會(huì)人員半數(shù)以上通過(guò)方為有效。3.在決策過(guò)程中，應(yīng)充分考慮各種因素和可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，確保決策的科學(xué)性和合理性。對(duì)于決策結(jié)果，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)間，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)組織實(shí)施。六、會(huì)議紀(jì)律（一）參會(huì)要求1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得無(wú)故缺席。如有特殊情況需要請(qǐng)假，應(yīng)提前向會(huì)議組織者提交書面請(qǐng)假申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可缺席。2.參會(huì)人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，熟悉會(huì)議相關(guān)資料，準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地。不得遲到或早退，如有特殊原因需要遲到或早退，應(yīng)提前向會(huì)議主持人報(bào)告并說(shuō)明理由。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取他人發(fā)言，積極參與會(huì)議討論，不得在會(huì)議期間交頭接耳、玩手機(jī)、打瞌睡或做其他與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。（二）紀(jì)律監(jiān)督1.會(huì)議組織者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)律的監(jiān)督，對(duì)違反紀(jì)律的行為及時(shí)進(jìn)行提醒和制止。對(duì)于多次違反紀(jì)律或情節(jié)嚴(yán)重的參會(huì)人員，應(yīng)進(jìn)行批評(píng)教育，并記錄在案。2.機(jī)構(gòu)應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)律考核機(jī)制，將參會(huì)人員的會(huì)議紀(jì)律表現(xiàn)納入個(gè)人績(jī)效考核范疇。對(duì)于違反會(huì)議紀(jì)律的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的扣分或其他處罰措施，以強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)律的嚴(yán)肅性。七、會(huì)議后續(xù)工作（一）決議落實(shí)1.對(duì)于會(huì)議形成的決議事項(xiàng)，責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)認(rèn)真組織實(shí)施，并及時(shí)向會(huì)議組織者匯報(bào)進(jìn)展情況。2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)決議事項(xiàng)的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤和檢查，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。對(duì)于落實(shí)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，必要時(shí)可召開專題會(huì)議進(jìn)行研究。（二）資料歸檔1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)將會(huì)議相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括會(huì)議申請(qǐng)表、會(huì)議通知、會(huì)議資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。2.歸檔資料應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案，確保資料的長(zhǎng)期保存和便捷查詢。（三）效果評(píng)估1.定期對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、內(nèi)容、形式等方面的意見(jiàn)和建議，以便不斷改進(jìn)會(huì)議質(zhì)量。2.評(píng)估指標(biāo)可包括會(huì)議議題是否明確、討論是否充分、決策是否合理、決議落實(shí)情況等。通過(guò)對(duì)評(píng)估結(jié)