網絡公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：指對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等一系列工作的總稱。（四）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，由公司綜合管理部門負責檔案管理工作的統籌協調和監督指導。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案的完整性和準確性。3.方便利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：檔案管理應確保檔案的安全，嚴格遵守保密規定，防止檔案的泄露和丟失。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等工作的統籌協調和監督指導。3.建立和維護公司檔案管理信息系統，實現檔案的信息化管理。4.組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識。5.定期對公司檔案管理工作進行檢查和評估，及時發現問題并提出改進措施。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按規定定期向綜合管理部門移交檔案。2.協助綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的支持和配合。3.負責本部門檔案的安全保管，確保檔案的完整性和保密性。4.對本部門形成的檔案進行分類、編號、裝訂等初步整理工作，便于移交綜合管理部門。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和公司檔案管理制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等，確保檔案管理工作的規范化和標準化。3.對檔案進行分類、編號、編目、上架等工作，建立健全檔案檢索工具，便于檔案的查找和利用。4.負責檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案的保管狀況，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。5.嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內容，不得私自涂改、偽造、銷毀檔案。6.積極參加檔案管理業務培訓，不斷提高自身業務水平和綜合素質。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經營管理活動中形成的各類文件、合同、協議、報表、計劃、總結、會議記錄、紀要、通知、通報等。2.公司的營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程、股東會決議、董事會決議、監事會決議等重要文件。3.公司的財務報表、審計報告、稅務申報資料、會計憑證、賬簿等財務檔案。4.公司的項目策劃書、可行性研究報告、項目合同、項目文檔、項目驗收報告等項目檔案。5.公司的市場調研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料等市場檔案。6.公司的人力資源檔案，包括員工簡歷、勞動合同、培訓記錄、績效考核記錄、薪酬福利記錄等。7.公司的技術檔案，包括技術研發資料、技術方案、技術圖紙、技術標準、技術專利等。8.公司的設備檔案，包括設備采購合同、設備安裝調試記錄、設備維護保養記錄、設備操作規程等。9.公司的行政檔案，包括辦公用品采購記錄、固定資產臺賬、車輛檔案、辦公場所租賃合同等。10.公司的其他具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應在文件材料形成后的[X]個工作日內，將整理好的檔案移交至本部門檔案管理人員。3.檔案管理人員應認真核對移交的檔案材料，確保檔案材料的真實性、完整性和準確性。對不符合要求的檔案材料，應及時退回形成部門進行補充或修正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系。2.區分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架等操作。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容、形式等特征，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、財務管理類、人力資源管理類、市場營銷管理類、技術管理類、項目管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于檔案的查找和管理。編號方法可采用數字編號、字母編號或數字與字母相結合的編號方式。3.編目：對檔案進行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容，便于檔案的查閱和檢索。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、題名、保管期限等信息，便于檔案的存放和管理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，應在次年[X]月底前完成歸檔工作。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結束或活動完成后的[X]個工作日內完成歸檔工作。（二）歸檔流程1.檔案形成部門將整理好的檔案移交至本部門檔案管理人員。2.本部門檔案管理人員對檔案進行再次核對和整理，確保檔案的質量。3.本部門檔案管理人員將核對無誤的檔案移交至綜合管理部門檔案管理人員。4.綜合管理部門檔案管理人員對接收的檔案進行審核和登記，辦理檔案交接手續。5.綜合管理部門檔案管理人員將歸檔的檔案按照分類、編號的要求進行上架保管。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如公司章程、股東會決議、董事會決議、監事會決議、營業執照、稅務登記證等。2.長期保管的檔案：在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。6.電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保電子檔案的安全性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可查閱。2.涉及公司機密的檔案，需經公司分管領導簽字同意后，方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，應持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經公司綜合管理部門負責人審核，公司分管領導簽字同意后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.將《檔案查閱申請表》提交至所在部門負責人簽字同意（如需）。3.將簽字后的《檔案查閱申請表》提交至綜合管理部門檔案管理人員。4.綜合管理部門檔案管理人員根據查閱人提供的信息，查找并提取相關檔案。5.查閱人在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復印或摘抄檔案內容，應經綜合管理部門檔案管理人員同意，并進行登記。6.查閱完畢后，查閱人應將檔案歸還綜合管理部門檔案管理人員，檔案管理人員對檔案進行核對和清點，確認無誤后辦理歸還手續。（三）利用要求1.查閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、折疊、抽取、撤換等。2.查閱人應嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內容。3.如需將檔案用于公司內部工作，應在規定的范圍內使用，并及時歸還。如需將檔案提供給外部單位，應按照公司相關規定辦理審批手續。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查和評估。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，檔案鑒定工作小組應提出銷毀意見。3.對于保管期限未滿但已失去利用價值的檔案，檔案鑒定工作小組應根據實際情況，提出延長保管期限或提前銷毀的意見。（三）銷毀流程1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行造冊登記，填寫《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《檔案銷毀清單》提交至公司分管領導審批。3.經公司分管領導審批同意后，由綜合管理部門檔案管理人員負責組織實施檔案銷毀工作。4.檔案銷毀工作應在指定地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息的徹底消除。5.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監督，確保銷毀工作的安全、規范。6.檔案銷毀工作完成后，監督人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將《檔案銷毀清單》存檔保管。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對公司現有的紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫。2.檔案管理信息系統建設：開發或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統，實現檔案的在線收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等功能。3.數據安全管理：建立健全檔案管理信息系統的數據安全管理制度，采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數據的安全。（三）信息化管理要求