群眾來信來訪管理制度一、總則（一）目的為了規范公司群眾來信來訪工作，保障員工的合法權益，維護公司正常的工作秩序，促進公司與員工之間的溝通與交流，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業務往來的外部人員來信來訪的處理。（三）基本原則1.依法依規原則：嚴格按照國家法律法規和公司相關規定處理群眾來信來訪事項。2.及時高效原則：對群眾來信來訪及時受理、認真處理，確保在規定時間內給予答復和解決。3.分級負責原則：按照職責分工，由相應部門負責處理來信來訪事項，做到誰主管、誰負責。4.實事求是原則：以事實為依據，客觀公正地處理來信來訪問題，不偏袒、不推諉。二、來信來訪受理（一）受理渠道1.信件受理：設立專門的群眾來信郵箱，地址為[具體郵箱地址]，同時在公司辦公區域設置意見箱。2.來訪受理：設立專門的群眾來訪接待室，地點為[具體房間號]，接待時間為工作日[具體時間段]。（二）受理流程1.接收：負責信件和來訪接待的工作人員收到群眾來信來訪后，應及時進行登記，詳細記錄來信來訪人的姓名、單位、聯系方式、反映事項等信息。2.分類：根據來信來訪反映的問題，進行分類整理，確定歸口處理部門。3.交辦：將分類后的來信來訪事項及時交辦給相關部門，并明確辦理要求和期限。三、來信來訪處理（一）處理要求1.調查核實：承辦部門接到交辦的來信來訪事項后，應立即組織人員進行調查核實，全面了解情況，收集相關證據。2.提出處理意見：根據調查核實的結果，承辦部門應提出具體的處理意見，明確責任人和處理期限。3.反饋答復：承辦部門應在規定期限內將處理意見反饋給來信來訪人，并以書面形式進行答復。答復內容應包括處理結果、依據和解釋等。（二）處理方式1.協調解決：對于一般性問題，承辦部門應通過與來信來訪人溝通協調，協商解決問題。2.會議研究：對于較為復雜或涉及多個部門的問題，應組織相關部門召開會議進行研究，共同提出解決方案。3.領導批示：對于重大問題或涉及公司重要利益的問題，應及時向公司領導匯報，根據領導批示進行處理。（三）處理期限1.一般性問題：應在接到交辦后的[X]個工作日內處理完畢，并反饋答復。2.較為復雜問題：應在接到交辦后的[X]個工作日內提出初步處理意見，并在[X]個工作日內完成調查核實和最終處理，反饋答復。3.重大問題：應根據領導批示的要求，在規定期限內完成處理，并反饋答復。四、監督與檢查（一）監督機制1.內部監督：公司設立群眾來信來訪工作監督小組，由公司領導、人力資源部門負責人和相關部門代表組成，負責對來信來訪處理情況進行監督檢查。2.外部監督：接受上級主管部門、政府相關部門以及社會公眾的監督。（二）檢查內容1.受理情況：檢查是否及時受理群眾來信來訪，登記信息是否準確完整。2.處理情況：檢查承辦部門是否按照規定的處理要求和期限進行處理，處理意見是否合理、公正。3.反饋答復情況：檢查承辦部門是否及時將處理結果反饋給來信來訪人，答復內容是否清晰、明確。（三）結果運用1.將群眾來信來訪處理情況納入部門績效考核體系，對處理工作認真負責、成效顯著的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對處理工作不力、造成不良影響的部門和個人，進行批評教育，并視情節輕重給予相應的處罰。五、保密規定（一）保密范圍1.來信來訪人的個人信息，包括姓名、單位、聯系方式等。2.來信來訪反映的問題及相關調查處理情況。（二）保密措施1.負責來信來訪處理的工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露來信來訪人的任何信息。2.對來信來訪材料和處理過程中形成的文件、資料等，應妥善保管，防止丟失和泄露。3.在處理來信來訪問題時，如需與相關人員溝通，應要求其嚴格遵守保密規定。六、附則（一）解釋權本制度由公司人力資源部門負責