統籌協調物資管理制度一、總則（一）目的為加強公司物資管理，規范物資采購、存儲、使用及處置等流程，提高物資使用效率，降低成本，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工涉及的物資管理活動，包括但不限于辦公用品、設備器材、原材料、低值易耗品等。（三）基本原則1.統籌規劃原則：對公司物資進行統一規劃、協調管理，避免重復采購和資源浪費。2.成本效益原則：在滿足工作需求的前提下，合理控制物資采購成本和使用成本，提高經濟效益。3.歸口管理原則：明確各部門在物資管理中的職責，實行歸口管理，確保物資管理工作的有序進行。4.規范透明原則：物資管理的各個環節應遵循規范的流程，做到公開、透明，接受監督。二、物資管理職責分工（一）物資管理部門1.采購部門根據各部門物資需求計劃，編制采購計劃并組織實施采購活動。負責供應商的開發、評估、選擇和管理，建立供應商檔案。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。參與物資驗收工作，對采購物資的質量、數量等進行核對。2.倉庫管理部門負責物資的驗收入庫、存儲保管、發放領用等工作。建立物資庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。對庫存物資進行分類存放、標識管理，做好防潮、防火、防盜等工作。及時清理積壓物資，提出處理建議并按規定程序執行。3.使用部門根據工作需要，提前向物資管理部門提交物資需求計劃。負責本部門領用物資的使用、保管和維護，確保物資的合理使用。配合物資管理部門進行物資盤點工作，提供相關信息。（二）其他部門職責1.財務部門負責審核物資采購預算、采購合同及費用報銷等財務事項。對物資采購成本進行核算和分析，提供財務數據支持。監督物資管理過程中的資金使用情況，確保資金安全。2.審計部門對物資采購、存儲、使用等環節進行審計監督，檢查制度執行情況。對物資管理中的違規行為提出審計意見和建議，督促整改。三、物資采購管理（一）需求計劃1.各部門應在每月[具體日期]前，根據下月工作安排和實際需求，填寫《物資需求計劃表》，詳細列出所需物資的名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息，并提交給物資管理部門。2.物資管理部門對各部門提交的需求計劃進行匯總、審核，結合庫存情況，編制月度采購計劃。對于臨時急需的物資，使用部門應填寫《緊急物資需求申請表》，經部門負責人審批后提交物資管理部門，物資管理部門應優先安排采購。（二）采購審批1.采購計劃編制完成后，應按照公司審批流程進行審批。采購金額在[X]元以下的，由物資管理部門負責人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領導審批；采購金額在[X]元以上的，由總經理審批。2.審批通過后的采購計劃，由采購部門負責組織實施采購。采購部門應根據采購計劃，選擇合適的供應商進行采購，確保采購物資的質量、價格、交貨期等符合要求。（三）采購方式1.招標采購：對于金額較大、技術復雜、市場競爭充分的物資采購項目，應采用招標采購方式。采購部門應按照公司招標管理規定，編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等工作，選擇最優供應商。2.詢價采購：對于采購金額較小、市場價格較為透明的物資采購項目，可采用詢價采購方式。采購部門應向至少三家供應商發出詢價單，比較各供應商的報價和服務，選擇性價比最高的供應商。3.單一來源采購：符合下列情形之一的物資采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式的，采購部門應填寫《單一來源采購申請表》，說明采購理由和供應商情況，經審批后實施采購。（四）采購合同1.采購部門應與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括物資名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交給物資管理部門、財務部門等相關部門備案。物資管理部門應根據采購合同跟蹤物資到貨情況，財務部門應按照合同約定進行付款審核。（五）采購驗收1.物資到貨后，采購部門應及時通知倉庫管理部門和使用部門進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關標準，對物資的數量、規格、型號、質量等進行核對。2.對于驗收合格的物資，倉庫管理部門應辦理入庫手續，填寫《物資入庫單》，并將物資存入相應倉庫。對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商更換或退貨，并做好相關記錄。四、物資存儲管理（一）倉庫規劃1.倉庫管理部門應根據物資的類別、特性、用途等，對倉庫進行合理規劃，劃分不同的存儲區域，如辦公用品區、設備器材區、原材料區、低值易耗品區等，并設置明顯的標識。2.倉庫內應配備必要的存儲設備和設施，如貨架、貨柜、托盤、消防器材、通風設備、防潮設備等，確保物資存儲安全、有序。（二）入庫管理1.物資到貨后，倉庫管理部門驗收人員應依據采購合同、送貨單等憑證，對物資的數量、規格、型號、質量等進行仔細核對。2.驗收合格的物資，驗收人員應在送貨單上簽字確認，并填寫《物資入庫單》，注明物資名稱、規格、型號、數量、供應商等信息?！段镔Y入庫單》應一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交采購部門，一聯交財務部門。3.倉庫管理人員應根據《物資入庫單》，將物資及時存入相應倉庫，并按照物資類別、規格、型號等進行分類存放，做好標識管理。（三）庫存管理1.倉庫管理部門應建立物資庫存臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況，包括物資名稱、規格、型號、數量、出入庫日期、憑證號碼、領用部門等信息。庫存臺賬應定期與財務部門的賬目進行核對，確保賬賬相符。2.倉庫管理人員應定期對庫存物資進行盤點，每月至少盤點一次。盤點時，應認真核對物資的實際數量與庫存臺賬記錄是否一致，檢查物資的質量狀況，發現問題及時記錄并報告。3.對于盤點中發現的盤盈、盤虧情況，倉庫管理部門應填寫《物資盤點盈虧表》，分析原因，提出處理建議，報物資管理部門審核后，按照公司規定進行處理。4.倉庫管理部門應根據庫存物資的使用情況和市場需求變化，合理控制庫存水平，避免物資積壓或缺貨。對于長期積壓的物資，應及時清理，提出處理建議并按規定程序執行。（四）出庫管理1.使用部門領用物資時，應填寫《物資領用申請表》，注明物資名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并經部門負責人審批。2.倉庫管理人員根據審批后的《物資領用申請表》，核對領用物資的信息，發放物資，并在《物資領用申請表》上簽字確認。同時，在庫存臺賬上記錄物資的出庫情況。3.《物資領用申請表》應一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交領用部門，一聯交財務部門。財務部門根據《物資領用申請表》進行費用核算和報銷。（五）庫存安全管理1.倉庫管理部門應加強庫存安全管理，制定安全管理制度，明確安全責任，確保倉庫安全。2.倉庫內應配備必要的消防器材和安全設施，并定期進行檢查和維護，確保其正常使用。3.倉庫管理人員應做好倉庫的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，嚴禁在倉庫內吸煙、使用明火，嚴禁無關人員進入倉庫。4.對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。五、物資使用管理（一）使用部門職責1.使用部門應合理安排物資的使用，提高物資使用效率，避免浪費。2.負責本部門領用物資的日常保管和維護，定期檢查物資的使用情況，發現問題及時維修或更換。3.對本部門員工進行物資使用培訓，提高員工的節約意識和正確使用物資的能力。（二）使用規范1.員工應按照操作規程正確使用物資，嚴禁違規操作，造成物資損壞或浪費。2.對于貴重物資和精密設備，應指定專人負責使用和保管，并嚴格按照操作規程進行操作。3.物資使用過程中，如發現質量問題或其他異常情況，應及時報告物資管理部門，以便及時處理。（三）物資維修與報廢1.物資出現故障或損壞時，使用部門應及時填寫《物資維修申請表》，說明故障情況和維修要求，經部門負責人審批后提交物資管理部門。2.物資管理部門根據維修申請，安排維修人員進行維修或聯系供應商進行售后服務。維修費用按照公司相關規定進行報銷。3.對于無法修復或已無使用價值的物資，使用部門應填寫《物資報廢申請表》，說明報廢原因和物資情況，經部門負責人審核后，報物資管理部門審批。4.物資管理部門組織相關人員對報廢物資進行鑒定，確認符合報廢條件后，按照公司規定進行報廢處理。報廢物資的處置收入應及時上繳公司財務。六、物資盤點與清查（一）盤點計劃1.倉庫管理部門應制定年度物資盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員安排等內容。年度盤點計劃應報物資管理部門審核后實施。2.除年度盤點外，倉庫管理部門應根據實際情況，不定期組織臨時盤點，如遇物資管理重大調整、發生自然災害等情況，應及時進行盤點。（二）盤點實施1.盤點前，倉庫管理部門應通知各相關部門停止物資出入庫業務，并做好物資整理工作。2.盤點人員應按照盤點計劃，對庫存物資進行逐一清點，核對物資的數量、規格、型號、質量等信息，并如實記錄在《物資盤點表》上。3.盤點過程中，如發現賬實不符情況，應及時查明原因，并記錄差異情況。對于盤盈、盤虧物資，應詳細記錄物資名稱、規格、型號、數量、差異原因等信息。（三）盤點報告1.盤點結束后，盤點人員應根據盤點結果編制《物資盤點報告》，說明盤點基本情況、盤盈盤虧情況及原因分析、處理建議等內容。2.《物資盤點報告》經倉庫管理部門負責人審核后，報物資管理部門。物資管理部門對盤點報告進行審核，提出處理意見，報公司領導審批。3.根據公司領導審批意見，物資管理部門組織相關部門對盤盈盤虧物資進行處理，并調整庫存臺賬和財務賬目。七、物資信息化管理（一）物資管理系統建設1.公司應建立物資管理信息系統，實現物資采購、存儲、使用、盤點等環節的信息化管理。2.物資管理信息系統應涵蓋物資基礎信息管理、需求計劃管理、采購管理、庫存管理、領用管理、報表統計等功能模塊，為物資管理提供便捷、高效的支持。（二）數據錄入與維護1.物資管理部門應指定專人負責物資管理信息系統的數據錄入和維護工作，確保數據的準確性、及時性和完整性。2.物資基礎信息應包括物資名稱、規格、型號、類別、供應商、價格等詳細信息，并及時更新維護。物資采購、入庫、出庫、盤點等業務數據應在發生后及時錄入系統，以便實時掌握物資動態。（三）系統應用與查詢1.各部門應通過物資管理信息系統進行物資需求計劃申報、采購申請、領用申請等操作，實現物資管理流程的信息化流轉。2.物資管理部門、財務部門等相關人員可通過物資管理信息系統查詢物資庫存情況、采購進度、費用報銷等信息，為工作決策提供數據支持。八、監督與考核（一）監督檢查1.物資管理部門應定期對物資采購、存儲、使用等環節進行監督檢查，發現問題及時整改。2.審計部門應不定期對物資管理情況進行審計監督，檢查制度執行情況，對發現的違規行為提出審計意見和建議，督促整改。（二）考核評價1.公司