網上平臺采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司網上平臺采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司通過各類網上采購平臺進行的物資、服務等采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.公平公正原則：在采購過程中，應公平對待所有供應商，確保競爭環境公正透明。3.效益原則：追求采購效益最大化，在保證質量的前提下，降低采購成本，提高資金使用效率。4.誠信原則：采購人員及相關參與方應誠實守信，履行合同約定。二、采購職責分工（一）采購部門1.負責制定網上平臺采購計劃，明確采購需求、預算、時間節點等。2.篩選、評估和選擇合格的網上采購平臺及供應商。3.組織實施網上采購活動，包括發布采購信息、談判、簽訂合同等。4.跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。5.建立和維護供應商檔案及采購記錄。（二）需求部門1.準確提出采購需求，包括物資規格、數量、質量要求、服務標準等。2.參與采購過程中的技術、質量等方面的評審。3.協助采購部門進行供應商選擇和合同驗收。（三）財務部門1.審核采購預算及資金安排。2.負責采購款項的支付審核與結算。3.對采購成本進行核算和分析。（四）審計部門1.對采購活動進行審計監督，確保采購過程合規。2.審查采購合同及相關文件，防范采購風險。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據業務需要，填寫網上平臺采購申請表，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、數量、用途、預計金額、需求時間等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對采購需求的合理性、必要性進行初審。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行會審，包括財務、技術、審計等部門，綜合評估采購風險和效益。3.經審批通過的采購申請，由采購部門下達采購任務。（三）平臺選擇與供應商篩選1.根據采購需求，采購部門選擇合適的網上采購平臺。2.在選定的平臺上發布采購信息，包括采購項目詳情、供應商資格要求等，邀請潛在供應商參與報價。3.采購部門對供應商進行篩選，主要從供應商的信譽、資質、產品質量、價格、服務等方面進行評估。對于新供應商，要求提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品認證證書、業績證明等相關資料。4.建立供應商庫，對合格供應商進行分類管理，并定期進行評估和更新。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門組織與入圍供應商進行談判，就采購價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行協商。2.根據談判結果，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應符合法律法規要求，內容完整、條款清晰。3.采購合同經法務部門審核通過后，由采購部門與供應商簽訂。合同簽訂后，及時將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門。（五）訂單執行與跟蹤1.采購部門根據采購合同，在網上平臺下達采購訂單，明確訂單編號、采購物資或服務明細、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應商按照訂單要求組織生產或供貨，并在規定時間內將貨物送達指定地點或提供服務。3.采購部門跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，解決可能出現的問題，如交貨延遲、質量不符等。4.需求部門負責對到貨物資或服務進行驗收，填寫驗收報告。驗收合格的，辦理入庫手續；驗收不合格的，及時通知采購部門與供應商協商處理。（六）付款結算1.財務部門根據采購合同、驗收報告等相關文件，審核采購款項的支付申請。2.審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續。付款方式可包括支票、匯票、電匯、網上支付等。3.采購部門負責與供應商核對發票信息，確保發票的真實性、準確性和完整性。財務部門憑合法有效的發票進行賬務處理。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應商壟斷、供應短缺等風險。2.質量風險：采購物資或服務不符合質量要求，影響公司生產經營活動。3.合同風險：合同條款不完善、合同執行過程中出現糾紛等風險。4.供應商風險：供應商信譽不佳、經營狀況惡化、破產等風險。5.法律風險：采購活動違反法律法規，導致公司面臨法律責任。（二）風險評估1.采購部門會同相關部門對識別出的風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。（三）風險應對1.市場風險應對：建立市場價格監測機制，關注市場動態，合理安排采購時機；與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商；加強市場調研，提前儲備關鍵物資。2.質量風險應對：在采購合同中明確質量標準和驗收條款；加強對采購物資或服務的檢驗檢測，增加抽檢頻次；要求供應商提供質量保證承諾和售后服務。3.合同風險應對：加強合同管理，確保合同條款嚴謹、明確；在合同簽訂前進行嚴格審核，防范合同漏洞；建立合同執行跟蹤機制，及時處理合同糾紛。4.供應商風險應對：定期對供應商進行評估和考核，淘汰不合格供應商；與供應商簽訂風險分擔協議，明確雙方責任；建立供應商應急管理機制，確保在供應商出現問題時能夠及時找到替代方案。5.法律風險應對：加強對采購人員的法律法規培訓，提高法律意識；在采購活動中嚴格遵守法律法規，確保采購行為合法合規；對于重大采購項目，咨詢專業法律顧問意見。五、采購監督與考核（一）監督機制1.審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.建立采購信息公開制度，接受公司內部員工的監督。采購部門應定期公布采購項目的進展情況、中標供應商、采購價格等信息。3.設立舉報郵箱和電話，鼓勵員工對采購過程中的違規行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）考核指標1.采購成本節約率：考核采購部門在采購過程中降低成本的成效，計算公式為：（預算金額實際采購金額）/預算金額×100%。2.采購及時率：考核采購部門能否按時完成采購任務，確保物資或服務及時供應，計算公式為：按時完成采購任務的訂單數量/采購訂單總數量×100%。3.采購質量合格率：考核采購物資或服務的質量符合要求的程度，計算公式為：驗收合格的物資或服務數量/采購物資或服務總數量×100%。4.供應商滿意度：通過問卷調查或供應商反饋等方式，考核供應商對公司采購工作的滿意度。（三）考核方式與結果應用1.采購部門定期對采購人員的工作進行自評，提交自評報告。2.審計部門會同相關部門對采購人員進行考核評價，形成考核結果。3.考核結果與采購人員的績效獎金、晉升、獎勵等掛鉤。對于考核優秀的采購人員，給予表彰和獎勵；對于考核不稱職的采購人員，進行批評教育、調整崗位或采取其他相應措施。六、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應收集與采購活動相關的各類信息，包括市場價格信息、供應商信息、采購政策法規信息等。2.建立采購信息數據庫，對收集到的信息進行分類整理、存儲和管理，以便于查詢和使用。（二）采購信息共享1.采購部門應及時將采購信息與需求部門、財務部門、審計部門等相關部門共享，確保各部門之間信息暢通。2.對于涉及公司商業機密的采購信息，應嚴格保密，防止信息泄露。（三）采購數據分析1.定期對采購數據進行分析，包括采購金額、采購數量、采購頻率