電子發票使用管理制度總則目的為規范公司電子發票的使用與管理，確保電子發票的開具、接收、存儲、報銷等環節的準確性、完整性和合規性，提高財務管理效率，降低運營成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在涉及電子發票相關業務活動中的操作與管理。基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家稅收法律法規及相關政策規定，確保電子發票的使用符合法律要求。2.真實性原則：電子發票的開具、接收及報銷等環節必須保證信息真實、準確，不得弄虛作假。3.規范性原則：按照規定的流程和格式進行電子發票的各項操作，確保電子發票的規范性和一致性。4.保密性原則：妥善保管電子發票相關信息，防止信息泄露，保障公司及客戶的信息安全。電子發票的開具開具申請1.業務部門在發生符合開具電子發票條件的業務時，應及時向財務部門提交電子發票開具申請。申請內容包括業務詳情、開票信息（購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等）、發票金額、發票內容等。2.財務部門收到申請后，應核對開票信息的準確性和完整性。如發現信息有誤，應及時通知業務部門進行更正。開具流程1.財務部門根據審核通過的申請，通過公司指定的電子發票開具系統進行開具操作。開具過程中應確保發票信息與申請內容一致，發票格式符合國家規定。2.電子發票開具成功后，系統自動生成電子發票文件。財務部門應及時將電子發票文件發送至業務部門或購買方指定的接收郵箱，并做好記錄。發票信息變更1.若購買方開票信息發生變更，業務部門應及時通知財務部門。財務部門在收到通知后，應在電子發票開具系統中進行相應信息的修改，并重新開具電子發票。2.對于已開具的電子發票，如因開票有誤、銷貨退回、服務中止等原因需要開具紅字電子發票的，應按照國家稅務總局的相關規定進行操作。財務部門應在開具紅字電子發票后，及時將相關信息告知業務部門和購買方。電子發票的接收接收渠道1.公司員工在業務活動中收到電子發票時，應通過正規渠道接收，如對方發送至公司指定郵箱、稅務機關電子發票服務平臺等。2.對于通過郵箱接收的電子發票，員工應及時將郵件轉發至公司財務專用郵箱，并在郵件主題中注明“電子發票[發票號碼][業務名稱]”。接收審核1.財務部門收到電子發票后，應及時進行審核。審核內容包括發票的真實性、完整性、合規性等。2.審核發票的真實性可通過國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺進行查驗，確保發票信息與平臺記錄一致。審核發票的完整性，檢查發票上的開票信息、發票號碼、發票代碼、金額、稅額、發票專用章等是否齊全。審核發票的合規性，查看發票是否符合公司報銷規定及國家稅收政策要求。3.如發現電子發票存在問題，財務部門應及時與開票方聯系，要求對方重新開具或進行更正。電子發票的存儲存儲方式1.公司采用電子存儲方式保存電子發票。財務部門應建立專門的電子發票存儲文件夾，按照年度、月份等進行分類存儲。2.對于重要的電子發票，應進行備份存儲，可采用外部存儲設備（如移動硬盤）或云存儲等方式，確保數據的安全性和可恢復性。存儲期限電子發票的存儲期限按照國家稅收法律法規及公司檔案管理規定執行，一般為[X]年。存儲期限屆滿后，經公司相關領導審批同意，可進行銷毀處理。存儲安全1.加強電子發票存儲環境的安全管理，設置訪問權限，防止未經授權的人員訪問電子發票數據。2.定期對電子發票存儲數據進行檢查和維護，確保數據的完整性和可用性。如發現數據丟失或損壞，應及時采取措施進行恢復。電子發票的報銷報銷申請1.員工在報銷費用時，應將電子發票原件作為報銷憑證，并按照公司報銷流程填寫報銷申請表。報銷申請表中應注明電子發票的相關信息，如發票號碼、開票日期、業務內容、金額等。2.員工應確保電子發票的真實性和完整性，并對報銷信息的真實性負責。報銷審核1.部門負責人對員工的報銷申請進行初審，重點審核報銷事項的合理性、合規性以及電子發票的真實性和完整性。如發現問題，應及時與員工溝通并要求其補充或更正相關信息。2.財務部門對報銷申請進行復審，按照公司報銷制度和電子發票審核要求進行審核。復審通過后，方可進行報銷支付。報銷支付1.財務部門根據復審通過的報銷申請，按照公司財務支付流程進行支付。支付方式可根據公司規定選擇銀行轉賬、支票等方式。2.對于通過電子發票報銷的費用，財務部門應在支付完成后，及時在公司財務系統中進行記錄，并更新相關財務數據。監督與檢查內部監督1.公司內部審計部門定期對電子發票的使用與管理情況進行監督檢查，重點檢查電子發票的開具、接收、存儲、報銷等環節是否符合本制度規定。2.對于監督檢查中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。外部監督1.積極配合稅務機關等相關部門的監督檢查工作，如實提供電子發票使用與管理的相關資料和信息。2.關注國家稅收政策法規的變化，及時調整公司電子發票使用管理制度，確保公司的電子發票管理工作符合最新要求。培訓與宣傳培訓1.財務部門定期組織公司員工進行電子發票使用與管理的培訓，培訓內容包括電子發票的開具流程、接收審核要點、報銷規定等。2.通過培訓，提高員工對電子發票相關知識的了解和掌握程度，確保員工在業務活動中能夠正確使用和管理電子發票。宣傳1.利用公司內部宣傳欄、OA系統等渠道，宣傳電子發票的優勢和使用方法，提高員工對電子發票的認知度和接受度。2.及時向員工傳達國家稅收政策法規中關于電子發票的最新規定