自制物料退庫管理制度一、總則（一）目的為了規范公司自制物料的退庫管理流程，確保物料的合理使用、有效管控以及成本的準確核算，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及自制物料退庫業務的部門和人員，包括但不限于生產部門、倉庫管理部門、質量檢驗部門、采購部門以及財務部門等。（三）基本原則1.準確性原則：退庫物料的數量、規格、質量等信息必須準確無誤，確保記錄與實際情況相符。2.及時性原則：物料退庫應在規定的時間內完成，避免因拖延導致管理混亂或影響生產進度。3.責任明確原則：明確各環節在物料退庫過程中的責任，確保問題可追溯，責任有人擔。4.合規性原則：退庫業務必須符合公司相關財務、采購、生產等制度以及國家法律法規要求。二、自制物料退庫的定義與范圍（一）定義自制物料退庫是指公司內部生產過程中產生的、已辦理入庫手續的自制物料，因各種原因不再滿足生產使用需求或質量不符合要求等，而退回至指定倉庫或相關部門的過程。（二）范圍1.生產剩余物料：生產任務完成后，剩余的未使用或未消耗完的自制物料。2.質量不合格物料：經質量檢驗部門判定為不合格的自制物料。3.設計變更導致不再使用的物料：因產品設計變更、工藝調整等原因，原已生產的不再適用的自制物料。4.其他原因需退庫的自制物料：如生產計劃調整、物料報廢等原因產生的退庫需求。三、退庫流程（一）提出退庫申請1.生產部門對于生產剩余物料，生產車間負責人應在生產任務完成后，及時組織對剩余物料進行清理和盤點。確認無誤后，填寫《自制物料退庫申請表》，詳細注明物料名稱、規格型號、數量、生產批次、退庫原因等信息。對于因生產計劃調整導致不再使用的物料，生產部門應提前向相關部門通報情況，并在確定退庫需求后，填寫《自制物料退庫申請表》。2.質量檢驗部門當質量檢驗部門判定自制物料為不合格時，檢驗人員應立即填寫《自制物料退庫申請表》，明確物料不合格的具體情況，如不合格項目、判定依據等，并附上相關檢驗報告。3.其他部門因設計變更、物料報廢等其他原因需退庫的自制物料，由相關責任部門填寫《自制物料退庫申請表》，說明退庫原因及物料詳細信息。（二）部門審核1.生產部門負責人審核生產部門負責人收到《自制物料退庫申請表》后，應認真審核申請內容。重點審核退庫原因是否合理、物料數量與實際生產情況是否相符、退庫物料是否已辦理相關手續（如生產記錄等）。對于審核通過的申請，在申請表上簽字確認。2.質量檢驗部門負責人審核質量檢驗部門負責人對質量不合格物料的退庫申請進行審核。核實檢驗報告的真實性和準確性，確認不合格判定是否準確無誤。審核通過后，在申請表上簽字。3.其他相關部門審核（如有）根據退庫原因，涉及其他相關部門的，如采購部門（因采購需求變更等原因）、設計部門（因設計變更原因）等，由相關部門負責人對退庫申請進行審核，確認退庫事項與本部門工作的關聯性及合理性，并簽字。（三）倉庫接收1.倉庫管理部門收到經審核通過的《自制物料退庫申請表》后，安排專人負責接收退庫物料。接收人員應依據申請表上的信息，對退庫物料進行逐一核對，包括物料名稱、規格型號、數量、外觀質量等。確保物料與申請內容一致，無損壞、變質等情況。對于數量較大或有特殊要求的物料，倉庫接收人員可要求退庫部門協助搬運至指定倉庫區域。2.在物料接收完成后，倉庫管理人員應在《自制物料退庫申請表》上簽字確認，并注明實際接收日期。（四）賬務處理1.倉庫管理部門在完成物料接收后，應及時更新庫存臺賬，記錄退庫物料的入庫日期、名稱、規格型號、數量、批次等信息，確保庫存數據的準確性。2.財務部門依據倉庫管理部門提供的《自制物料退庫申請表》及庫存臺賬更新記錄，進行相應的賬務處理。對于生產剩余物料的退庫，沖減相應的生產成本。對于質量不合格物料的退庫，根據具體情況進行賬務調整，如涉及已領用物料的成本核算調整等。財務部門應定期與倉庫管理部門核對庫存賬目，確保賬實相符。四、退庫物料的管理（一）分類存放1.倉庫管理部門應根據退庫物料的性質、用途、規格等因素，對退庫物料進行分類存放。例如，將合格的生產剩余物料按照原材料、半成品、成品等類別分別存放；將不合格物料單獨設立不合格品區域存放，并有明顯標識。對于有特殊儲存要求的物料，如易燃易爆物品、易腐蝕物品等，應按照相關安全規定進行存放管理。2.在存放區域設置清晰的標識牌，注明物料名稱、規格型號、批次、退庫日期、數量等信息，便于查找和管理。（二）定期盤點1.倉庫管理部門應定期對退庫物料進行盤點，確保賬實相符。每月至少進行一次小盤點，對重點物料或近期退庫較多的物料進行詳細清查；每季度進行一次全面盤點，對所有退庫物料進行逐一清點。2.盤點過程中，如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并填寫《自制物料盤點差異報告》。對于因保管不善、記錄錯誤等原因導致的差異，應明確責任部門和責任人，并采取相應的糾正措施。對于因其他特殊原因導致的差異，如物料損耗、丟失等，應進行詳細說明，并提出處理建議。（三）報廢處理1.對于經確認無法再使用或無利用價值的退庫物料，由倉庫管理部門填寫《自制物料報廢申請表》，詳細說明物料報廢原因、名稱、規格型號、數量等信息，并附上相關證明材料（如質量檢驗報告、盤點差異報告等）。2.《自制物料報廢申請表》經生產部門、質量檢驗部門、財務部門等相關部門審核通過后，報公司管理層審批。生產部門審核物料報廢是否確實無法用于后續生產；質量檢驗部門確認物料報廢的質量判定依據；財務部門審核報廢對成本的影響及賬務處理的合理性。3.經公司管理層批準后，倉庫管理部門按照規定的報廢流程對物料進行處理。對于有回收價值的報廢物料，如金屬廢料等，應聯系專業回收公司進行回收處理，并做好相關記錄；對于無回收價值的報廢物料，可采取合適的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保物料不會對環境造成污染或被非法利用。（四）再利用處理1.對于部分退庫物料，經評估仍具有一定的使用價值，可考慮進行再利用。倉庫管理部門應定期整理退庫物料清單，將可能有再利用價值的物料信息反饋給生產部門或相關部門。2.生產部門或相關部門根據物料的實際情況，制定再利用方案。例如，對于一些規格不符但可通過加工改造滿足其他生產需求的半成品，可制定加工計劃，安排生產人員進行改造后重新投入生產使用。3.在再利用過程中，應做好相關記錄，包括物料的再利用情況、使用部門、使用時間等信息，以便于后續追溯和成本核算。五、相關部門職責（一）生產部門1.負責組織生產剩余物料的清理和盤點工作，及時準確地填寫《自制物料退庫申請表》。2.對因生產計劃調整、工藝變更等原因導致的物料退庫情況進行提前規劃和溝通協調。3.配合倉庫管理部門做好退庫物料的搬運、整理等工作。（二）質量檢驗部門1.負責對自制物料進行質量檢驗，判定物料是否合格。2.對于不合格物料，及時填寫《自制物料退庫申請表》，并附上詳細的檢驗報告。3.參與對退庫物料的質量問題分析和處理，提供技術支持和質量建議。（三）倉庫管理部門1.負責接收退庫物料，對物料進行核對、清點、存放管理，并及時更新庫存臺賬。2.定期對退庫物料進行盤點，確保賬實相符。3.按照規定流程對報廢物料進行處理，對有再利用價值的物料進行整理和反饋。（四）采購部門1.對于因采購需求變更等原因導致的自制物料退庫，負責與供應商溝通協調相關事宜，如退貨、換貨等。2.協助生產部門和倉庫管理部門處理與采購相關的退庫問題，提供采購合同等相關資料。（五）財務部門1.依據倉庫管理部門提供的退庫信息，進行準確的賬務處理，確保成本核算的準確性。2.參與對退庫物料的報廢、再利用等事項的審核，從財務角度提出意見和建議。3.定期與倉庫管理部門核對庫存賬目，監督庫存管理情況。六、監督與考核（一）監督機制1.公司內部審計部門定期對自制物料退庫業務進行審計監督。檢查退庫流程是否合規，各部門是否按照規定履行職責。審查退庫物料的賬務處理是否準確，庫存管理是否規范。對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.公司管理層可隨時對自制物料退庫業務進行抽查，了解退庫工作的實際執行情況。（二）考核辦法1.建立自制物料退庫管理考核指標體系，對各相關部門和人員進行考核。考核指標包括退庫申請的及時性、準確性，物料接收的規范性，庫存管理的賬實相符率，報廢處理