電商公司樣品管理制度一、總則（一）目的為加強公司樣品管理，規范樣品的采購、使用、保管、處置等流程，確保樣品的安全、完整，合理控制樣品成本，提高樣品使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及樣品管理的部門和人員，包括但不限于采購部、市場部、研發部、銷售部等。（三）原則1.合規性原則：樣品管理應符合國家法律法規及公司相關規定。2.準確性原則：確保樣品信息準確無誤，包括樣品名稱、規格、型號、數量、來源等。3.安全性原則：保障樣品在采購、運輸、存儲、使用、處置過程中的安全，防止損壞、丟失、變質等情況發生。4.節約性原則：合理控制樣品成本，避免不必要的浪費。5.責任明確原則：明確各部門和人員在樣品管理中的職責，做到責任到人。二、職責分工（一）采購部1.根據市場部、研發部等部門需求，負責樣品的采購工作，確保采購樣品的質量、規格、數量等符合要求。2.與供應商簽訂樣品采購合同，明確雙方權利義務，跟蹤樣品采購進度，及時協調解決采購過程中的問題。3.負責辦理樣品采購的付款手續。（二）市場部1.根據市場推廣、客戶需求等情況，提出樣品需求申請，明確樣品用途、規格、數量等要求。2.負責樣品的市場調研，收集競爭對手樣品信息，為公司產品研發和市場推廣提供參考。3.參與樣品的驗收工作，對樣品的外觀、包裝等進行檢查。4.負責樣品在市場活動中的展示、贈送等管理工作，確保樣品的合理使用。（三）研發部1.根據產品研發需要，提出樣品需求申請，詳細說明樣品的技術參數、性能要求等。2.對采購回來的樣品進行技術檢測和分析，評估樣品是否符合研發要求。3.在研發過程中合理使用樣品，做好樣品的使用記錄，確保樣品的安全和完整。4.負責研發過程中產生的樣品廢棄物的技術鑒定，提出處置建議。（四）銷售部1.根據客戶需求，向市場部或研發部反饋樣品需求信息，協助促成樣品的采購和使用。2.在與客戶溝通、洽談業務過程中，合理使用樣品，展示公司產品優勢，促進銷售業務開展。3.負責收集客戶對樣品的反饋意見，及時反饋給相關部門。（五）倉庫管理部門1.負責樣品的入庫、存儲、保管工作，按照規定的存儲條件和方式存放樣品，確保樣品質量不受影響。2.建立樣品庫存臺賬，定期盤點庫存，做到賬實相符。3.根據各部門的領用申請，及時辦理樣品出庫手續，并做好出庫記錄。4.負責對庫存樣品進行日常檢查，發現問題及時報告并處理。（六）質量管理部門1.制定樣品檢驗標準和流程，對采購的樣品進行質量檢驗，確保樣品符合相關質量要求。2.對樣品在使用過程中的質量情況進行跟蹤和監督，發現質量問題及時提出整改意見。3.參與樣品驗收工作，對樣品的質量指標進行審核。三、樣品采購管理（一）采購申請1.各部門因業務需要采購樣品時，應填寫《樣品采購申請表》，詳細注明樣品名稱、規格、型號、數量、用途、預計采購時間等信息。2.《樣品采購申請表》需經部門負責人審核簽字后，提交至采購部。（二）采購審批1.采購部收到《樣品采購申請表》后，對申請內容進行初步審核，核實樣品需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或涉及重要項目的樣品采購申請，需提交公司管理層進行審批。審批通過后，采購部方可開展采購工作。（三）供應商選擇1.采購部根據樣品需求，通過多種渠道尋找合適的供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商數據庫等。2.對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的信譽、資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。3.選擇至少三家供應商進行詢價、比價，綜合考慮各方面因素后，確定最終供應商。（四）采購合同簽訂1.采購部與選定的供應商簽訂樣品采購合同，合同應明確樣品的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。2.合同簽訂前，需經公司法務部門審核，確保合同條款合法合規，避免潛在法律風險。（五）采購執行1.采購部按照采購合同要求，跟蹤供應商的樣品生產進度，確保按時交貨。2.在樣品交貨前，采購部應提前通知倉庫管理部門做好收貨準備。四、樣品驗收管理（一）驗收準備1.倉庫管理部門在收到樣品到貨通知后，應安排合適的驗收場地和驗收人員。2.驗收人員應熟悉樣品的驗收標準和流程，準備好驗收所需的工具和文件，如檢驗報告、質量標準文件等。（二）外觀檢查1.驗收人員首先對樣品的外觀進行檢查，包括樣品的包裝是否完好、標識是否清晰、有無破損、變形等情況。2.對樣品的數量進行核對，確保實際到貨數量與采購合同一致。（三）質量檢驗1.質量管理部門按照制定的檢驗標準和流程，對樣品進行質量檢驗，檢驗項目包括但不限于性能指標、化學成分、物理特性等。2.對于需要進行專業檢測的樣品，可委托具有資質的第三方檢測機構進行檢測。3.質量檢驗合格的樣品，由質量管理部門出具《樣品驗收合格報告》；檢驗不合格的樣品，質量管理部門應出具《樣品驗收不合格報告》，詳細說明不合格原因，并提出處理建議。（四）驗收記錄1.驗收人員應做好樣品驗收記錄，記錄內容包括樣品名稱、規格、型號、數量、供應商、到貨時間、驗收情況（外觀檢查結果、質量檢驗結果）等。2.驗收記錄應妥善保存，以備后續查詢和追溯。五、樣品使用管理（一）使用申請1.各部門因工作需要使用樣品時，應填寫《樣品領用申請表》，注明樣品名稱、規格、型號、數量、使用用途、預計使用期限等信息。2.《樣品領用申請表》需經部門負責人審核簽字后，提交至倉庫管理部門。（二）領用審批1.倉庫管理部門收到《樣品領用申請表》后，對申請內容進行審核，核實樣品庫存情況及領用的合理性。2.對于貴重或限量樣品的領用申請，需經相關部門負責人或公司管理層審批。審批通過后，倉庫管理部門方可辦理樣品出庫手續。（三）樣品領用1.倉庫管理部門根據審批后的《樣品領用申請表》，辦理樣品出庫手續，填寫《樣品出庫單》，注明樣品名稱、規格、型號、數量、領用部門、領用人等信息。2.領用人憑《樣品出庫單》到倉庫領取樣品，并在《樣品出庫單》上簽字確認。（四）使用規范1.領用人應按照申請用途合理使用樣品，不得擅自改變樣品用途或轉借他人。2.在使用樣品過程中，應注意保護樣品安全，避免損壞、丟失。如因使用不當造成樣品損壞或丟失，領用人應及時報告，并承擔相應責任。3.對于有使用期限要求的樣品，領用人應在規定期限內歸還倉庫；如需延長使用期限，應提前辦理延期申請手續。（五）使用記錄1.領用人應做好樣品使用記錄，記錄內容包括樣品名稱、規格、型號、使用時間、使用地點、使用情況等。2.使用記錄應定期提交至部門負責人審核，確保記錄真實、準確。六、樣品保管管理（一）倉庫存儲1.倉庫管理部門應根據樣品的特性和要求，設置專門的存儲區域，確保樣品存儲環境符合規定。2.對不同類型的樣品應進行分類存放，并有明顯的標識，便于查找和管理。3.定期對庫存樣品進行檢查，查看樣品是否有損壞、變質、過期等情況，發現問題及時處理。（二）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點結束后，倉庫管理部門應編制《樣品庫存盤點報告》，對盤點結果進行詳細說明。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的賬務調整和處理。（三）安全防護1.加強倉庫安全管理，采取必要的安全防護措施，如防火、防盜、防潮、防蟲等，確保樣品安全。2.配備必要的消防器材和安全設施，并定期進行檢查和維護，確保其正常使用。七、樣品處置管理（一）處置申請1.當樣品不再需要或已失去使用價值時，相關部門應填寫《樣品處置申請表》，注明樣品名稱、規格、型號、數量、處置原因等信息。2.《樣品處置申請表》需經部門負責人審核簽字后，提交至倉庫管理部門。（二）處置審批1.倉庫管理部門收到《樣品處置申請表》后，對申請內容進行審核，核實樣品情況及處置的必要性。2.對于貴重或有特殊要求的樣品處置申請，需經相關部門負責人或公司管理層審批。審批通過后，倉庫管理部門方可進行樣品處置。（三）處置方式1.報廢處理：對于已損壞、變質、過期且無法修復或無使用價值的樣品，經審批后進行報廢處理。報廢樣品應按照公司相關規定進行妥善處理，如委托有資質的回收公司進行回收等。2.贈送處理：對于仍有一定使用價值，但本公司不再需要的樣品，可考慮贈送給有需求的合作單位或個人。贈送樣品需填寫《樣品贈送申請表》，經審批后辦理相關手續。3.出售處理：對于具有一定經濟價值的樣品，經評估后可進行出售。出售樣品需按照公司資產處置相關規定進行操作，通過公開競價等方式確定購買方，并簽訂出售合同。（四）處置記錄1.倉庫管理部門應做好樣品處置記錄，記錄內容包括樣品名稱、規格、型號、數量、處置方式、處置時間、接收單位（或個人）等信息。2.處置記錄應作為公司資產管理的重要檔案資料，妥善保存。八、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對樣品管理情況進行審計，檢查樣品采購、驗收、使用、保管、處置等環節是否符合本制度規定，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查各部門負責人應定期對本部門樣品管理工作進行檢查，確保樣品管理規范、有序。倉庫管理部門應加強對樣品庫存的日常檢查，及時發現