藥品耗材購進管理制度一、總則1.目的為加強公司藥品耗材購進管理，保證購進藥品耗材的質量，規范采購行為，保障公司正常運營，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有藥品耗材的購進活動，包括但不限于藥品、醫療器械、試劑、辦公用品、勞保用品等。3.基本原則合法性原則：購進藥品耗材必須符合國家法律法規及相關政策要求。質量第一原則：確保所購藥品耗材質量可靠，符合質量標準和使用要求。按需采購原則：根據公司實際需求，合理安排采購計劃，避免積壓和浪費。效益原則：在保證質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。誠實守信原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，嚴格履行合同約定。二、職責分工1.采購部門負責制定藥品耗材采購計劃，選擇合格供應商，簽訂采購合同。組織實施采購活動，確保采購任務按時完成。收集市場信息，了解藥品耗材價格動態，為采購決策提供依據。2.質量部門負責對購進藥品耗材進行質量審核，確保所購產品符合質量標準。參與供應商評估和選擇，對供應商的質量保證能力進行評價。對采購過程中的質量問題進行跟蹤和處理。3.使用部門根據實際工作需要，提出藥品耗材需求計劃。協助采購部門進行供應商選擇和采購合同評審。對購進的藥品耗材進行驗收，反饋質量信息。4.財務部門負責審核采購預算，監督采購資金的使用。辦理采購付款手續，確保資金支付安全、準確。5.倉儲部門負責藥品耗材的驗收入庫、儲存保管和發放工作。定期盤點庫存，確保賬實相符。對庫存藥品耗材的質量狀況進行檢查，及時反饋質量信息。三、采購計劃管理1.需求預測使用部門應定期對藥品耗材的使用情況進行分析和預測，結合工作任務、業務發展規劃等因素，提出下一年度或季度的需求計劃。需求計劃應明確藥品耗材的名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息。2.采購計劃編制采購部門根據使用部門提交的需求計劃，結合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應包括采購藥品耗材的名稱、規格、型號、數量、預算金額、采購時間等內容。對于緊急需求的藥品耗材，采購部門應及時與使用部門溝通，優先安排采購。3.采購計劃審批采購計劃編制完成后，應提交相關部門審批。審批流程如下：采購部門負責人審核采購計劃的合理性和可行性。質量部門負責人審核采購藥品耗材的質量要求和供應商選擇情況。財務部門負責人審核采購預算的準確性。公司分管領導審批采購計劃。經審批后的采購計劃作為采購活動的依據，不得擅自更改。如因特殊情況需要調整采購計劃，應重新履行審批手續。四、供應商管理1.供應商選擇采購部門應建立合格供應商名錄，選擇具有合法資質、信譽良好、質量可靠、價格合理的供應商。選擇供應商時，應考慮以下因素：供應商的營業執照、藥品經營許可證、醫療器械生產許可證等相關資質證書。供應商的質量管理體系、生產能力、售后服務等情況。供應商的產品質量、價格、交貨期等方面的優勢。供應商的信譽和口碑，是否存在不良記錄。采購部門應通過實地考察、樣品檢驗、市場調研等方式對供應商進行評估，填寫供應商評估表，經質量部門審核后，確定合格供應商名錄。2.供應商評價與考核采購部門應定期對供應商進行評價和考核，評價內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格等方面。評價方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析等多種形式。根據評價結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于存在問題的供應商及時提出整改要求，如整改后仍不符合要求，應取消其合格供應商資格。3.供應商檔案管理采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、資質證書、合作歷史、評價考核結果等內容。供應商檔案應及時更新，確保信息的準確性和完整性。供應商檔案應妥善保管，以備查閱。五、采購合同管理1.合同簽訂采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，合同應明確雙方的權利和義務。采購合同應包括以下主要條款：藥品耗材的名稱、規格、型號、數量、價格、金額等。交貨時間、地點、方式。質量標準、驗收方法及期限。付款方式及期限。違約責任及爭議解決方式。采購合同簽訂前，應提交法律部門或法律顧問進行審核，確保合同條款合法合規。2.合同執行采購部門應按照合同約定，及時跟蹤供應商的交貨情況，確保按時、按質、按量完成采購任務。如因供應商原因導致交貨延遲或質量問題，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求其采取補救措施，并承擔相應的違約責任。質量部門應按照合同約定的質量標準對購進藥品耗材進行驗收，如發現質量問題，應及時通知采購部門與供應商協商解決。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如因特殊情況需要變更或解除合同，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂書面協議。合同變更或解除協議應報原審批部門備案。4.合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同原件及相關資料歸檔保存，以備查閱。合同歸檔期限為合同履行完畢后[X]年。六、采購過程控制1.采購詢價采購部門在采購藥品耗材前，應向多家供應商進行詢價，了解市場價格行情。詢價內容應包括藥品耗材的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期等。采購部門應整理詢價結果，進行比較分析，選擇價格合理、質量可靠的供應商作為采購對象。2.采購談判對于金額較大或采購難度較大的藥品耗材采購項目，采購部門應組織與供應商進行采購談判。采購談判應明確采購價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，爭取有利的采購條件。采購談判過程中，應做好記錄，形成談判紀要。3.采購審批采購活動應嚴格按照公司審批流程進行審批。采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批；采購金額在[X]元以上至[X]元的，由公司分管領導審批；采購金額在[X]元以上的，由公司總經理審批。審批通過后方可進行采購活動。4.采購訂單下達采購部門根據審批結果，向選定的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確藥品耗材的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單下達后，應及時與供應商確認訂單內容，確保雙方理解一致。七、驗收入庫管理1.驗收準備倉儲部門在藥品耗材到貨前，應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收場地和工具等。驗收人員應熟悉藥品耗材的驗收標準和方法，具備相應的專業知識和技能。2.驗收程序藥品耗材到貨后，倉儲部門應及時組織驗收。驗收內容包括藥品耗材的名稱、規格、型號、數量、質量、包裝等。驗收人員應按照合同約定的質量標準和驗收方法進行驗收，填寫驗收記錄。對于驗收合格的藥品耗材，應辦理入庫手續，填寫入庫單；對于驗收不合格的藥品耗材，應及時通知采購部門與供應商協商處理。3.驗收記錄與報告驗收記錄應詳細記錄藥品耗材的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、藥品耗材名稱、規格、型號、數量、質量狀況、驗收結果等。驗收記錄應妥善保管，以備查閱。如發現重大質量問題或其他異常情況，驗收人員應及時編寫驗收報告，報質量部門和采購部門。八、儲存與保管管理1.倉庫規劃倉儲部門應根據藥品耗材的性質、特點和儲存要求，合理規劃倉庫布局，設置不同的儲存區域。倉庫應分為合格品區、不合格品區、待驗區、退貨區等，并有明顯的標識。2.儲存條件藥品耗材應按照其儲存要求進行分類存放，確保儲存條件符合規定。對于需要冷藏、冷凍的藥品耗材，應配備相應的冷藏、冷凍設備，并保證設備正常運行。倉庫應保持通風、干燥、清潔，溫度、濕度應符合藥品耗材儲存要求。3.庫存盤點倉儲部門應定期對庫存藥品耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]月/季/年，盤點結束后，應編制盤點報告，說明盤點情況、賬實差異及原因分析等。如發現賬實不符，應及時查明原因，進行調整，并追究相關人員的責任。4.庫存預警倉儲部門應建立庫存預警機制，設定庫存上下限。當庫存低于下限或高于上限時，應及時向采購部門發出預警信息，提醒采購部門及時安排采購或處理庫存。九、付款管理1.付款申請采購部門在收到供應商的發票和送貨單后，應核對發票信息與采購合同、驗收記錄是否一致。核對無誤后，采購部門填寫付款申請單，注明藥品耗材名稱、規格、型號、數量、金額、付款方式等信息，并附上發票、送貨單、驗收記錄等相關資料。付款申請單經采購部門負責人審核后，提交財務部門。2.付款審批財務部門收到付款申請單后，應按照公司財務制度進行審核。審核內容包括發票的真實性、合法性、完整性，付款金額與合同約定是否一致，付款方式是否符合規定等。財務部門審核通過后，提交公司分管領導審批。公司分管領導審批通過后，方可辦理付款手續。3.付款方式公司應根據與供應商的合同約定，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、網銀支付等。對于金額較大的采購項目，應盡量采用銀行轉賬方式付款，確保資金支付安全。財務部門應按照付款審批結果及時辦理付款手續，并做好付款記錄。十、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門應定期對藥品耗材購進管理情況進行審計，檢查采購活動是否符合本制度規定，采購流程是否規范，采購資金使用是否合理等。審計結束后，應編寫審計報告，提出審計意見和建議，督促相關部門整改落實。2.日常監督采購部門、質量部門、倉儲部門等相關部門應加強對藥品耗材購進管理各環節的日常監督，及時發現問題并采取措施加以解決