美術(shù)培訓(xùn)檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)美術(shù)培訓(xùn)中心檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于美術(shù)培訓(xùn)中心全體員工及培訓(xùn)學(xué)員相關(guān)檔案的管理。檔案定義本制度所指檔案是美術(shù)培訓(xùn)中心在教學(xué)、管理、運(yùn)營等活動中直接形成的，對中心和學(xué)員具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理職責(zé)檔案管理部門及人員設(shè)置成立檔案管理小組，由中心負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。人事部門設(shè)專職檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理小組職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作，制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃。2.審批檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。3.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，確保檔案管理工作規(guī)范、高效運(yùn)行。檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和借閱等具體工作。2.建立健全檔案管理臺賬，及時(shí)記錄檔案的收進(jìn)、移出、借閱等情況。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，編制檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。6.根據(jù)工作需要，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。檔案分類與編號檔案分類1.學(xué)員檔案：包括學(xué)員報(bào)名資料、學(xué)習(xí)記錄、成績考核、作品檔案等。2.教師檔案：涵蓋教師個(gè)人簡歷、教學(xué)資質(zhì)、教學(xué)成果、培訓(xùn)記錄等。3.教學(xué)檔案：有教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、課件、教學(xué)評估等。4.行政檔案：包含中心各類文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)檔案等。編號規(guī)則1.學(xué)員檔案編號：采用入學(xué)年份+學(xué)員序號的方式，如2023001表示2023年入學(xué)的第1名學(xué)員。2.教師檔案編號：按照入職年份+教師序號編制，例如2020005代表2020年入職的第5位教師。3.教學(xué)檔案編號：以教學(xué)類別+年份+順序號進(jìn)行編號，如繪畫教學(xué)2023010表示2023年繪畫教學(xué)的第10份檔案。4.行政檔案編號：根據(jù)檔案類別分別制定編號規(guī)則，如文件檔案以年份+文件序號編號，合同協(xié)議檔案以合同簽訂年份+合同序號編號等。檔案收集與整理收集范圍1.學(xué)員檔案收集內(nèi)容：學(xué)員報(bào)名登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、繳費(fèi)憑證、入學(xué)測試成績、學(xué)習(xí)過程中的作業(yè)、考試試卷、獲獎(jiǎng)證書、作品照片及電子文檔等。2.教師檔案收集內(nèi)容：教師個(gè)人簡歷、教師資格證書、職稱證書、培訓(xùn)經(jīng)歷證明、教學(xué)成果材料（如學(xué)生獲獎(jiǎng)情況、教學(xué)論文發(fā)表等）、授課計(jì)劃、教案、聽課記錄等。3.教學(xué)檔案收集內(nèi)容：各學(xué)科教學(xué)大綱、學(xué)期教學(xué)計(jì)劃、單元教學(xué)計(jì)劃、教案、課件、教材、教學(xué)參考資料、教學(xué)評估表、學(xué)生成績匯總表等。4.行政檔案收集內(nèi)容：中心下發(fā)的各類文件、上級部門來文、中心內(nèi)部會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、合同協(xié)議（如租賃合同、培訓(xùn)合作協(xié)議等）、人事檔案材料（員工入職登記表、勞動合同、考勤記錄、績效考核表等）。收集時(shí)間1.學(xué)員檔案：在學(xué)員入學(xué)時(shí)一次性收集齊全報(bào)名資料；學(xué)習(xí)過程中的作業(yè)、試卷等每月定期收集；學(xué)期末收集成績考核及獲獎(jiǎng)證書等資料。2.教師檔案：新教師入職時(shí)收集個(gè)人簡歷及相關(guān)資質(zhì)證書；每學(xué)期末收集教學(xué)成果材料及本學(xué)期授課資料。3.教學(xué)檔案：每學(xué)期開學(xué)初收集教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃等；教學(xué)過程中每月收集教案、課件等；學(xué)期結(jié)束后收集教學(xué)評估表及學(xué)生成績匯總表等。4.行政檔案：各類文件在收到后及時(shí)收集；會議記錄在每次會議結(jié)束后由記錄人及時(shí)整理提交；合同協(xié)議簽訂后立即收集；財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案材料等按規(guī)定時(shí)間收集。整理要求1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、齊全。2.每份檔案材料應(yīng)保持完整，如有破損、缺失應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。3.對檔案材料進(jìn)行排序，按照一定的邏輯順序排列，如文件按照發(fā)文時(shí)間先后排序，學(xué)員檔案按照學(xué)習(xí)階段順序排列等。4.去除檔案材料中的金屬物（如訂書釘、回形針等），采用A4紙張規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂或存放。5.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案的編號、名稱、日期、保存期限等信息，以便查閱和管理。檔案歸檔歸檔流程1.檔案整理完成后，檔案管理員填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、類別、移交日期等信息。2.將檔案及移交清單一并移交給檔案管理小組審核，審核通過后進(jìn)行歸檔。3.檔案管理員按照檔案分類編號規(guī)則，將檔案存入相應(yīng)的檔案柜或檔案存儲設(shè)備中，并在檔案管理臺賬上記錄歸檔情況。歸檔時(shí)間1.學(xué)員檔案、教師檔案、教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。2.行政檔案應(yīng)根據(jù)文件形成時(shí)間和性質(zhì)，及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保重要文件不積壓。檔案保管保管期限1.學(xué)員檔案：長期保管，自學(xué)員畢業(yè)或結(jié)業(yè)后保存[X]年。2.教師檔案：長期保管，直至教師離職后保存[X]年。3.教學(xué)檔案：一般保存[X]年，重要的教學(xué)檔案可適當(dāng)延長保存期限。4.行政檔案：按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行，如文件檔案一般保存[X]年，財(cái)務(wù)檔案保存[X]年等。保管方式1.設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度區(qū)間]，濕度控制在[適宜濕度區(qū)間]。2.采用防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的檔案柜、檔案架存儲檔案，對珍貴檔案和電子檔案采取特殊保護(hù)措施。3.檔案庫房安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)不間斷監(jiān)控，檔案管理人員定期對庫房進(jìn)行巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檔案清查1.檔案管理員每年定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，確保賬實(shí)相符。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞或其他問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并記錄清查結(jié)果。3.根據(jù)清查結(jié)果，對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)評估，針對存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。檔案查閱與借閱查閱權(quán)限1.中心內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可到檔案管理部門查閱相關(guān)檔案。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，須持單位介紹信和本人有效證件，經(jīng)中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.學(xué)員本人如需查閱自己的檔案，應(yīng)提交申請，經(jīng)檔案管理部門核實(shí)身份后，在規(guī)定地點(diǎn)查閱。查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理員根據(jù)查閱人需求，提供相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印部分檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理員，檔案管理員核對無誤后，在查閱申請表上注明歸還時(shí)間。借閱權(quán)限1.中心內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)后方可借閱。2.外單位人員一般不予借閱檔案，特殊情況確需借閱的，須經(jīng)中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照本制度規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.學(xué)員原則上不得借閱檔案，如有特殊情況需要借閱的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并報(bào)中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理員對借閱檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，并在檔案上加蓋“借閱專用章”。3.借閱人簽字領(lǐng)取檔案，并按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.檔案歸還時(shí)，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。檔案保密與安全保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人遵守保密規(guī)定，不得在非規(guī)定場所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.對涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱和借閱范圍。安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范工作，安裝防盜門窗、防火設(shè)備、防潮設(shè)施等，確保檔案庫房安全。2.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案庫房的安全操作規(guī)程，定期對消防器材、電器設(shè)備等進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，對檔案的收進(jìn)、移出、查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬目清晰、手續(xù)完備。4.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法獲取。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，建立美術(shù)培訓(xùn)中心檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。電子檔案管理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描形成電子檔案，并按照檔案分類編號規(guī)則進(jìn)行命名和存儲。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息、目錄索引等，方便檔案的檢索和查詢。3.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止電子檔案被篡改、刪除或泄露。4.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠快速準(zhǔn)確地錄入檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等，支持批量錄入和數(shù)據(jù)導(dǎo)入。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找所需檔案。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)對檔案借閱申請、審批、登記、歸還等全過程的信息化管理，跟蹤借閱狀態(tài)。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保檔案信息只能被授權(quán)人員訪問和操作。檔案鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理小組負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等為成員。鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，如重復(fù)文件、無關(guān)緊要的資料等，可考慮銷毀。3.對仍有一定參考價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可經(jīng)鑒定小組審核后延長保管期限。鑒定程序1.檔案管理員定期整理出到期檔案清單，提交給檔案鑒定小組。2.鑒定小組對清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、類別、銷毀原因等信息。4.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。