并制定物資管理制度一、總則1.目的為加強公司物資管理，規范物資采購、驗收、存儲、發放、使用及處置等流程，確保物資的合理使用和有效控制，降低公司運營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的所有物資管理活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、生產物資、勞保用品等。3.物資管理原則統一管理原則：公司物資實行統一規劃、統一采購、統一調配、統一核算，確保物資管理的規范化和標準化。按需采購原則：根據公司實際需求，合理安排物資采購計劃，避免盲目采購和浪費。成本控制原則：在保證物資質量的前提下，通過優化采購渠道、合理庫存管理等措施，降低物資采購成本和庫存成本。責任追究原則：明確物資管理各環節的責任，對因管理不善導致物資損失或浪費的行為進行責任追究。二、物資分類與編碼1.物資分類辦公用品：包括文具、紙張、辦公家具、辦公設備耗材等。辦公設備：如電腦、打印機、復印機、傳真機等。生產物資：用于生產過程的原材料、零部件、輔助材料等。勞保用品：為員工提供勞動保護的用品，如安全帽、工作服、手套等。其他物資：不屬于以上分類的物資，如禮品、宣傳用品等。2.物資編碼為便于物資管理和信息系統的應用，對各類物資進行統一編碼。編碼規則如下：編碼結構：物資編碼由[X]位數字組成，其中前[X]位表示物資類別，中間[X]位表示物資明細，后[X]位為順序號。具體示例：辦公用品編碼以“01”開頭，辦公設備編碼以“02”開頭，以此類推。如“0101001”表示某種具體的辦公用品。三、物資采購管理1.采購計劃制定需求部門提交：各部門根據工作需要，每月末填寫《物資采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求時間等信息，并提交至物資管理部門。物資管理部門審核：物資管理部門收到申請表后，對需求的合理性、必要性進行審核，結合庫存情況，確定是否需要采購及采購數量。匯總編制計劃：物資管理部門將審核通過的采購申請進行匯總，編制月度物資采購計劃，并提交至采購部門。2.采購流程采購部門詢價：采購部門根據物資采購計劃，通過多種渠道進行詢價，選擇至少三家供應商進行報價。供應商評估與選擇：物資管理部門會同相關技術部門、財務部門等對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等進行評估，選擇合適的供應商。簽訂采購合同：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。采購訂單下達：采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，并跟蹤訂單執行情況。3.采購審批小額采購審批：采購金額在[X]元以下的物資采購，由物資管理部門負責人審批。一般采購審批：采購金額在[X]元至[X]元之間的物資采購，由分管領導審批。大額采購審批：采購金額在[X]元以上的物資采購，需經總經理審批。四、物資驗收管理1.驗收準備物資到貨前，物資管理部門通知使用部門和質量檢驗部門做好驗收準備工作，明確驗收標準和方法。2.驗收流程數量驗收：物資到貨后，倉庫管理人員首先核對物資的數量是否與采購合同或采購訂單一致。質量驗收：質量檢驗部門按照相關標準和規范對物資的質量進行檢驗，確保物資符合要求。驗收記錄：驗收人員填寫《物資驗收單》，詳細記錄物資的名稱、規格型號、數量、質量狀況、驗收結果等信息，并簽字確認。3.驗收結果處理合格物資：經驗收合格的物資，辦理入庫手續，進入倉庫存儲。不合格物資：對于驗收不合格的物資，采購部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。五、物資存儲管理1.倉庫規劃根據物資的類別、特性、用途等，合理規劃倉庫存儲空間，設置不同的存儲區域，如辦公用品區、辦公設備區、生產物資區、勞保用品區等。對易燃易爆、有毒有害等危險物資，設置專門的危險物資存儲區域，并采取相應的安全防護措施。2.物資入庫辦理入庫手續：物資到貨驗收合格后，倉庫管理人員根據《物資驗收單》辦理入庫手續，填寫《物資入庫單》，注明物資名稱、規格型號、數量、入庫日期等信息，并將物資存放至指定存儲區域。庫存臺賬登記：倉庫管理人員及時更新庫存臺賬，記錄物資的出入庫情況，確保賬實相符。3.物資存儲分類存放：物資應按照類別、規格型號等進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。庫存盤點：定期對倉庫物資進行盤點，每月末進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點結束后，編制《庫存盤點表》，對盤盈、盤虧情況進行分析和處理。庫存安全管理：加強倉庫安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作，確保物資安全。4.物資出庫領用申請：使用部門根據工作需要，填寫《物資領用申請表》，注明物資名稱、規格型號、數量、用途等信息，并提交至物資管理部門。審批發放：物資管理部門審核領用申請，根據庫存情況進行審批。審批通過后，倉庫管理人員按照審批后的數量發放物資，并填寫《物資出庫單》。出庫記錄：倉庫管理人員及時更新庫存臺賬，記錄物資的出庫情況。六、物資使用管理1.使用部門職責合理使用物資，避免浪費和濫用，確保物資的使用效益。對領用的物資進行妥善保管，如有損壞或丟失，及時向物資管理部門報告。定期對物資使用情況進行統計和分析，提出物資需求調整建議。2.物資使用監督物資管理部門定期對各部門物資使用情況進行檢查和監督，發現問題及時提出整改意見。財務部門對物資采購、使用等費用進行核算和監督，確保費用支出合理合規。七、物資處置管理1.物資報廢報廢申請：物資因損壞、過期、淘汰等原因無法繼續使用時，使用部門填寫《物資報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物資名稱、規格型號、數量等信息，并提交至物資管理部門。鑒定審批：物資管理部門會同相關技術部門、財務部門等對報廢申請進行鑒定，確認是否符合報廢條件。經審批同意后，方可進行報廢處理。報廢處置：報廢物資由物資管理部門統一組織處理，可采用變賣、捐贈、報廢銷毀等方式，確保資產的合理處置。2.物資調撥內部調撥：因工作需要，公司內部各部門之間可進行物資調撥。調出部門填寫《物資調撥申請表》，經物資管理部門審批后，辦理物資調出手續；調入部門憑審批后的申請表辦理物資調入手續。外部調撥：公司與外部單位之間的物資調撥，按照相關規定和程序辦理，確保物資調撥的合法性和合規性。八、物資盤點管理1.盤點計劃制定物資管理部門每年制定物資盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員安排等內容。2.盤點實施盤點人員按照盤點計劃對倉庫物資進行逐一清點，記錄實際數量、規格型號、存放位置等信息。對盤點過程中發現的盤盈、盤虧情況，及時查明原因，并填寫《庫存盤點差異表》。3.盤點結果處理根據盤點結果，編制《庫存盤點報告》，分析盤盈、盤虧原因，提出處理意見和建議。對于盤盈物資，經審批后調整庫存臺賬；對于盤虧物資，按照相關規定追究責任，并進行相應的賬務處理。九、物資信息化管理1.建立物資管理信息系統公司建立物資管理信息系統，實現物資采購、驗收、存儲、發放、使用、處置等全過程的信息化管理。2.信息錄入與維護物資管理部門負責物資管理信息系統中物資基礎數