綜合能源采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司綜合能源采購行為，確保采購過程公開、公平、公正，提高能源采購效率，降低采購成本，保障公司能源供應(yīng)的穩(wěn)定性和可靠性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及綜合能源（包括但不限于電力、天然氣、熱力等）采購的部門和項目。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、政策以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。2.經(jīng)濟性原則：通過科學(xué)的采購策略和有效的供應(yīng)商管理，實現(xiàn)能源采購成本的最優(yōu)控制。3.質(zhì)量保障原則：確保所采購的綜合能源質(zhì)量符合公司生產(chǎn)運營需求，不影響公司正常業(yè)務(wù)開展。4.透明性原則：采購過程和信息應(yīng)保持公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門檢查。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定綜合能源采購計劃，根據(jù)公司生產(chǎn)運營需求，結(jié)合能源市場動態(tài)，合理安排采購數(shù)量和時間。2.組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、訂單跟蹤等環(huán)節(jié)，確保采購任務(wù)按時完成。3.建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期對供應(yīng)商進行評估和管理，確保供應(yīng)商的供貨能力和服務(wù)質(zhì)量。4.收集、整理和分析能源市場信息，為公司采購決策提供參考依據(jù)。（二）使用部門1.根據(jù)本部門的生產(chǎn)運營計劃，提前向采購部門提交能源需求預(yù)測，明確能源種類、數(shù)量、使用時間等要求。2.參與采購合同的評審，對采購能源的質(zhì)量、規(guī)格、交付時間等提出意見和建議。3.負責驗收所采購的能源，確保能源質(zhì)量符合要求，并及時反饋驗收結(jié)果。（三）財務(wù)部門1.參與采購預(yù)算的編制和審核，提供資金支持和財務(wù)風險評估。2.負責采購資金的支付管理，審核采購發(fā)票和付款申請，確保資金支付的準確性和合規(guī)性。3.對采購成本進行核算和分析，為公司采購決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）審計部門1.對綜合能源采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購過程的合規(guī)性、經(jīng)濟性和有效性。2.對采購合同進行審查，防范合同風險，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益。3.對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理，提出改進建議和措施。三、采購計劃管理（一）計劃編制1.采購部門應(yīng)于每年年底前，根據(jù)公司下一年度的生產(chǎn)運營計劃、能源消耗歷史數(shù)據(jù)以及市場預(yù)測情況，編制下一年度綜合能源采購計劃初稿。2.使用部門應(yīng)在接到采購部門通知后，及時對本部門的能源需求進行詳細預(yù)測，并提交給采購部門。采購部門結(jié)合各使用部門的需求預(yù)測，對采購計劃初稿進行調(diào)整和完善，形成正式的年度采購計劃。3.年度采購計劃應(yīng)明確能源種類、采購數(shù)量、采購時間、預(yù)計采購金額等內(nèi)容，并經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）計劃調(diào)整1.在年度采購計劃執(zhí)行過程中，如因公司生產(chǎn)運營計劃調(diào)整、能源市場價格波動、不可抗力等因素影響，需要對采購計劃進行調(diào)整的，使用部門應(yīng)及時向采購部門提出書面申請。2.采購部門接到申請后，應(yīng)會同相關(guān)部門對調(diào)整原因進行分析和評估，根據(jù)實際情況編制采購計劃調(diào)整方案。調(diào)整方案應(yīng)明確調(diào)整的內(nèi)容、原因、預(yù)計影響及應(yīng)對措施等，并經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購計劃調(diào)整方案經(jīng)審批通過后，采購部門應(yīng)及時組織實施，并將調(diào)整情況通知相關(guān)部門。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括企業(yè)基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)采購需求，采購部門從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并組織相關(guān)部門對其進行實地考察和評估。考察評估內(nèi)容包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況、財務(wù)狀況等。3.采購部門應(yīng)組織使用部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成供應(yīng)商評審小組，對考察評估合格的供應(yīng)商進行綜合評審。評審小組應(yīng)根據(jù)評審標準對供應(yīng)商進行打分，得分較高的供應(yīng)商作為擬選用對象。4.擬選用的供應(yīng)商名單經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估，評估周期原則上為每年一次。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.使用部門應(yīng)根據(jù)實際使用情況，及時向采購部門反饋供應(yīng)商的相關(guān)信息，作為供應(yīng)商評估的重要依據(jù)。3.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機會；對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商，應(yīng)及時提出整改要求，如整改后仍不符合要求，可終止合作協(xié)議。（三）供應(yīng)商淘汰1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購部門應(yīng)及時提出淘汰建議：提供的能源產(chǎn)品質(zhì)量連續(xù)多次不符合要求，給公司生產(chǎn)運營造成嚴重影響的；交貨期經(jīng)常延誤，嚴重影響公司生產(chǎn)計劃執(zhí)行的；價格水平明顯高于市場同類產(chǎn)品，且無合理理由的；售后服務(wù)不到位，客戶投訴較多的；違反法律法規(guī)或公司合作協(xié)議，給公司造成損失的。2.供應(yīng)商淘汰建議經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商終止合作，并做好相關(guān)后續(xù)工作。五、采購流程管理（一）采購申請1.使用部門根據(jù)本部門的能源需求情況，填寫《綜合能源采購申請表》，詳細說明能源種類、數(shù)量、使用時間、預(yù)計金額等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交給采購部門。2.采購申請表應(yīng)附相關(guān)的能源需求證明材料，如生產(chǎn)計劃、設(shè)備運行記錄等，以便采購部門準確了解需求情況。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，應(yīng)進行初步審核。審核內(nèi)容包括申請的合理性、必要性、采購數(shù)量和金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定），經(jīng)采購部門負責人審核后即可組織采購；對于金額較大的采購申請，采購部門應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)采購申請的具體情況，結(jié)合公司的采購政策和資金狀況進行審批。審批通過后，采購部門方可開展采購活動。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等，具體采購方式應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和公司相關(guān)規(guī)定確定。2.對于招標采購項目，采購部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。評標過程應(yīng)嚴格按照評標標準進行，確保評標結(jié)果的公平、公正、公開。3.對于詢價采購項目，采購部門應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部門對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商簽訂采購合同。4.對于競爭性談判采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進行談判，通過多輪報價和協(xié)商，確定最終的采購價格和合同條款。5.對于單一來源采購項目，采購部門應(yīng)提供充分的理由和依據(jù)，并按照公司規(guī)定的審批程序進行審批。審批通過后，方可與唯一供應(yīng)商進行談判并簽訂采購合同。6.在采購實施過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解采購進展情況，確保采購任務(wù)按時完成。如出現(xiàn)供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時采取措施進行協(xié)調(diào)解決。（四）合同簽訂1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括能源種類、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同初稿完成后，采購部門應(yīng)組織使用部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員進行合同評審。評審內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性、風險防范等方面。3.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的職責和專業(yè)知識，對合同條款提出意見和建議。采購部門根據(jù)評審意見對合同進行修改和完善，形成正式的采購合同。4.正式的采購合同經(jīng)采購部門負責人、使用部門負責人、財務(wù)部門負責人、審計部門負責人簽字確認后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）驗收付款1.能源到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門做好驗收準備工作。使用部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，對到貨能源進行驗收。2.驗收合格后，使用部門應(yīng)填寫《綜合能源驗收單》，經(jīng)部門負責人簽字確認后提交給采購部門。采購部門根據(jù)驗收單和采購合同，辦理付款申請手續(xù)。3.財務(wù)部門收到付款申請后，應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度和采購合同約定，對付款申請進行審核。審核無誤后，辦理付款手續(xù)，支付采購款項。4.如驗收過程中發(fā)現(xiàn)能源質(zhì)量不符合要求或數(shù)量短缺等問題，使用部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。六、采購風險管理（一）市場風險1.采購部門應(yīng)密切關(guān)注能源市場動態(tài)，及時了解市場價格波動情況。通過建立市場價格監(jiān)測機制，定期收集、分析市場價格信息，為采購決策提供參考依據(jù)。2.根據(jù)市場價格波動情況，合理安排采購時間和采購數(shù)量。對于價格波動較大的能源品種，可采取套期保值等風險管理工具，降低市場價格風險。3.加強與供應(yīng)商的溝通與合作，爭取有利的采購價格和合同條款。與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，約定價格調(diào)整機制，以應(yīng)對市場價格波動。（二）質(zhì)量風險1.嚴格供應(yīng)商選擇標準，確保所選用的供應(yīng)商具備良好的質(zhì)量管理體系和生產(chǎn)能力。在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。2.加強對采購能源的檢驗檢測工作。使用部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，對到貨能源進行嚴格驗收。采購部門可委托專業(yè)檢測機構(gòu)對能源質(zhì)量進行抽檢，確保能源質(zhì)量符合要求。3.建立質(zhì)量追溯機制，如發(fā)現(xiàn)能源質(zhì)量問題，能夠及時追溯到供應(yīng)商，并采取相應(yīng)的措施進行處理，如退貨、換貨、索賠等。（三）合同風險1.加強采購合同管理，嚴格合同評審流程。合同條款應(yīng)明確、具體、合法，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。在合同簽訂前，應(yīng)組織相關(guān)部門對合同條款進行全面審查，防范合同風險。2.建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同履行情況。采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解合同執(zhí)行進度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施追究其違約責任。3.妥善保管采購合同及相關(guān)文件資料，建立合同檔案管理制度。合同檔案應(yīng)包括合同文本、談判記錄、驗收報告、付款憑證等，以便日后查閱和審計。（四）廉潔風險1.加強對采購人員的廉潔教育，提高采購人員的廉潔意識和職業(yè)道德水平。采購人員應(yīng)嚴格遵守公司廉潔制度，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、宴請等不正當利益。2.建立健全采購廉潔監(jiān)督機制，加強對采購過程的監(jiān)督檢查。審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計，重點檢查采購人員是否存在廉潔違規(guī)行為。對發(fā)現(xiàn)的廉潔問題，應(yīng)嚴肅處理，追究相關(guān)人員的責任。3.在采購合同中明確廉潔條款，要求供應(yīng)商遵守廉潔規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在行賄等廉潔違規(guī)行為，應(yīng)立即終止合作，并依法追究其法律責任。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門應(yīng)定期對綜合能源采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購過程的合規(guī)性、經(jīng)濟性和有效性。審計內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理、采購流程、合同簽訂與履行、資金支付等方面。2.審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果，出具審計報告，提出審計意見和建議。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)及時進行整改，并將整改情況反饋給審計部門。3.公司內(nèi)部其他相關(guān)部門有權(quán)對綜合能源采購活動進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題可及時向采購部門或公司領(lǐng)導(dǎo)反映。采購部門應(yīng)積極配合相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，對提出的問題認真整改落實。（二）考核評價1.采購部門應(yīng)建立綜合能源采購工作考核評價機制，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進行考核評價。考核評價結(jié)果作為采購人員薪酬調(diào)整、晉升、獎勵等的重要依據(jù)。2.考核評價指標應(yīng)包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制、采購質(zhì)量保障、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行情況、廉潔自律等方面。采