人員白名單管理制度一、總則（一）目的為加強公司人員管理，規范人員白名單的建立、使用和管理，確保公司信息安全、運營秩序以及各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、合作商人員、臨時來訪人員等與公司有業務往來或接觸的各類人員。（三）基本原則1.合法性原則：人員白名單的管理應符合國家法律法規及公司相關規定。2.風險可控原則：通過對白名單人員的嚴格審核和動態管理，有效降低各類風險，保障公司利益。3.便捷高效原則：在確保安全的前提下，兼顧工作效率，為正常業務開展提供便利。二、人員白名單的定義與分類（一）定義人員白名單是指公司基于特定條件和標準，審核通過并納入的人員名單，這些人員在一定范圍內可享有特定的權限和便利。（二）分類1.公司員工白名單：包含公司正式員工、試用期員工等，根據其崗位和職責賦予相應的系統訪問、業務操作等權限。2.合作商人員白名單：與公司有合作關系的供應商、經銷商、合作伙伴等的相關人員，根據合作協議和業務需求，授予其訪問公司特定資源或開展特定業務的權限。3.臨時來訪人員白名單：因工作需要臨時到公司訪問、洽談業務等的外部人員，經過審批后進入白名單，限定其活動范圍和訪問權限。三、人員白名單的建立（一）員工白名單建立流程1.入職申請：新員工入職時，由用人部門填寫《員工入職申請表》，詳細注明崗位信息、入職時間、薪資待遇等，并提交相關證明材料。2.背景調查：人力資源部門對新員工進行背景調查，包括但不限于工作經歷、學歷證書、犯罪記錄等核實。3.審核審批：背景調查通過后，用人部門負責人、人力資源部門負責人、分管領導依次進行審核審批，審批通過后將新員工信息錄入公司人員管理系統，自動納入員工白名單。4.權限設定：根據員工崗位和職責，由系統管理員在人員管理系統中為其設定相應的權限，如辦公系統訪問權限、財務系統操作權限、業務數據查看權限等。（二）合作商人員白名單建立流程1.合作申請：合作商向公司提交合作申請，明確合作項目、合作期限、合作方式等內容，并附上合作商營業執照、法人身份證明等相關資料。2.合作評估：業務部門對合作商進行評估，包括合作商信譽、業務能力、過往業績等方面的考察，形成評估報告。3.審核審批：評估通過后，業務部門負責人、財務部門負責人、法務部門負責人、分管領導依次進行審核審批。審批通過后，由業務部門將合作商相關人員信息提交至人力資源部門。4.信息錄入與權限設定：人力資源部門將合作商人員信息錄入公司人員白名單管理系統，并根據合作協議和業務需求，由系統管理員為其設定相應的訪問權限，如特定業務系統訪問權限、公司特定區域出入權限等。（三）臨時來訪人員白名單建立流程1.申請預約：臨時來訪人員需提前通過電話、郵件或公司指定的預約系統向接待部門提出來訪申請，注明來訪時間、來訪目的、來訪人數等信息，并提交個人身份證明。2.接待審批：接待部門對來訪申請進行初審，核實來訪人員身份和來訪目的的真實性。初審通過后，提交至接待部門負責人、分管領導進行審批。3.信息登記與權限設定：審批通過后，接待部門負責將來訪人員信息登記在公司臨時來訪人員管理臺賬上，并為其發放臨時通行證。同時，根據來訪需求，由系統管理員在相關系統中為其設定臨時訪問權限，如指定區域的訪問權限、特定文件的查看權限等。四、人員白名單的信息管理（一）信息收集1.對于納入白名單的人員，應收集其基本信息，包括姓名、性別、身份證號碼、聯系方式、所屬單位/部門等。2.對于合作商人員和臨時來訪人員，還應收集其合作項目信息、來訪事由等相關信息。（二）信息更新1.員工信息發生變更時，如崗位調動、聯系方式變更等，由員工本人及時向人力資源部門提交《員工信息變更申請表》，人力資源部門審核后進行信息更新。2.合作商人員信息發生變更時，合作商應及時通知公司業務部門，業務部門核實后通知人力資源部門進行信息更新。3.臨時來訪人員信息如有變更，接待部門應及時在管理臺賬上進行修改，并重新評估其訪問權限。（三）信息安全與保密1.公司應采取必要的技術和管理措施，確保人員白名單信息的安全存儲和傳輸，防止信息泄露、篡改或丟失。2.涉及人員白名單信息的工作人員應嚴格遵守公司保密制度，不得擅自將信息提供給無關人員或用于非工作目的。五、人員白名單的使用與權限管理（一）員工白名單使用與權限1.員工憑借其在人員白名單中的身份，可正常訪問公司辦公系統、使用辦公設備、獲取工作所需的業務資料等。2.根據員工崗位和職責，其權限分為不同級別，如普通員工權限、部門主管權限、高級管理人員權限等。不同級別權限對應不同的系統操作范圍和數據訪問級別。3.員工在權限范圍內進行業務操作時，應遵循公司相關業務流程和操作規范，確保工作的準確性和合規性。（二）合作商人員白名單使用與權限1.合作商人員在白名單有效期內，按照合作協議約定的權限訪問公司特定資源或開展特定業務活動。2.例如，供應商人員可訪問公司采購管理系統進行業務對接，經銷商人員可訪問公司銷售管理系統獲取產品信息和訂單數據等。3.合作商人員應在規定的權限范圍內操作，不得越權訪問或泄露公司商業機密。如發現合作商人員違規使用權限，公司有權立即取消其白名單資格，并追究相應責任。（三）臨時來訪人員白名單使用與權限1.臨時來訪人員在獲得白名單資格后，只能在公司指定的區域內活動，并按照設定的臨時訪問權限進行操作。2.如臨時來訪人員需要訪問特定部門或獲取特定文件資料，需經過接待部門的進一步審批和授權。3.臨時來訪人員離開公司后，其白名單資格自動失效，相關訪問權限立即取消。六、人員白名單的動態管理（一）定期審查1.人力資源部門每月對員工白名單進行一次定期審查，核實員工在職狀態、崗位變動情況等信息，確保白名單信息的準確性。2.業務部門每季度對合作商人員白名單進行審查，評估合作項目進展情況、合作商信譽等，對于不再符合合作條件或存在違規行為的合作商人員，及時提出調整建議。3.接待部門對臨時來訪人員白名單進行事后審查，檢查來訪人員是否按照規定的權限和范圍活動，如有異常情況及時進行處理。（二）實時監控1.公司利用信息系統對人員白名單的使用情況進行實時監控，包括登錄時間、操作記錄、訪問權限變更等信息。2.如發現異常操作或權限變更，系統自動發出預警信息，相關管理人員及時進行核實和處理。（三）調整與刪除1.當員工離職、合作項目結束、臨時來訪業務完成等情況發生時，相關部門應及時通知人力資源部門對白名單進行調整，將相應人員從白名單中刪除，并收回其訪問權限。2.對于違反公司規定、存在安全風險或不再符合白名單納入條件的人員，經審批后立即從白名單中刪除，并采取相應的措施，如限制其再次進入公司、追究法律責任等。七、人員白名單管理的監督與考核（一）監督機制1.公司設立專門的人員白名單管理監督小組，由人力資源部門、信息安全部門、法務部門等相關人員組成，負責對白名單管理工作進行全程監督。2.監督小組定期檢查人員白名單管理流程的執行情況，包括信息收集、審核審批、權限設定、動態管理等環節，確保各項工作符合制度要求。3.對于發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.將人員白名單管理工作納入相關部門和人員的績效考核體系，設定明確的考核指標和權重。2.考核指標包括白名單信息準確性、權限管理合規性、動態管理及時性、安全事故發生率等方面。