老年協會文檔管理制度總則1.目的本制度旨在規范老年協會文檔的管理，確保文檔的完整性、準確性和安全性，便于文檔的查閱、使用和保存，提高協會工作效率和管理水平，為協會的各項活動和決策提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于老年協會內部各部門及全體成員在工作中形成的各類文檔，包括但不限于文件、報告、通知、會議記錄、會員資料、活動資料等。3.基本原則（1）集中統一管理原則。老年協會設立專門的文檔管理崗位或指定專人負責文檔的統一管理，確保文檔管理工作的規范和有序。（2）分類分級原則。按照文檔的性質、來源、時間等因素進行分類分級管理，便于查找和使用。（3）安全保密原則。加強文檔的安全保護措施，確保文檔信息不被泄露、篡改或丟失，對于涉及協會機密的文檔要嚴格保密。（4）方便利用原則。優化文檔管理流程，提高文檔的檢索效率，為協會成員提供便捷的文檔查閱服務。文檔管理職責1.文檔管理部門及人員職責（1）負責制定和完善老年協會文檔管理制度，并組織實施。（2）負責文檔的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等工作。（3）建立文檔管理臺賬，記錄文檔的基本信息、流轉情況等。（4）定期對文檔進行清查和盤點，確保文檔的完整性和準確性。（5）按照規定的權限和程序，為協會成員提供文檔查閱、借閱等服務，并做好登記工作。（6）負責文檔的安全保管，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保文檔的安全。2.各部門職責（1）負責本部門工作中形成文檔的收集、整理，并定期移交至文檔管理部門。（2）配合文檔管理部門做好文檔的查閱、借閱等相關工作，提供必要的協助。（3）對本部門使用的文檔進行妥善保管，不得擅自銷毀或丟失。文檔分類與編號1.文檔分類（1）行政公文類：包括協會發布的各類文件、通知、報告等。（2）會議文檔類：會議記錄、會議紀要、會議議程等。（3）會員管理類：會員登記表、會員活動記錄、會員意見反饋等。（4）活動資料類：活動策劃方案、活動總結、活動照片、視頻等。（5）財務文檔類：財務報表、收支憑證、預算決算等。（6）其他類：不屬于上述分類的其他文檔。2.文檔編號（1）編號規則：采用“年份+類別代碼+順序號”的方式進行編號。例如，2023年行政公文類的第一份文件編號為“2023XG001”。（2）類別代碼：行政公文類（XG）、會議文檔類（HY）、會員管理類（HYGL）、活動資料類（HD）、財務文檔類（CW）、其他類（QT）。（3）順序號：按照文檔形成的先后順序依次編排。文檔收集與整理1.文檔收集（1）各部門應指定專人負責本部門文檔的收集工作，確保工作中產生的各類文檔及時、完整地收集上來。（2）文檔收集人員應定期對本部門的文檔進行清理，將無用的文檔進行銷毀，并將有用的文檔整理好后移交至文檔管理部門。（3）對于外部接收的文件、資料等，由文檔管理部門負責統一簽收，并及時進行登記和分發。2.文檔整理（1）文檔管理部門收到各部門移交的文檔后，應按照分類標準進行整理。（2）對每份文檔進行編號，并編制文檔目錄，注明文檔的名稱、編號、日期、來源等信息。（3）對文檔進行裝訂，確保文檔的整齊和牢固。對于電子文檔，應按照規定的格式和命名規則進行存儲，并建立相應的索引。文檔存儲1.存儲方式（1）紙質文檔采用專門的文件柜進行存儲，按照分類順序擺放，便于查找和管理。（2）電子文檔存儲在協會指定的服務器或存儲設備中，建立文件夾結構，按照文檔分類進行存儲，確保電子文檔的安全和可訪問性。2.存儲環境（1）紙質文檔存儲場所應保持干燥、通風、整潔，溫度和濕度適宜，防止文檔受潮、發霉、蟲蛀等。（2）電子文檔存儲設備應定期進行維護和備份，防止數據丟失或損壞。同時，要采取必要的安全防護措施，防止病毒感染和黑客攻擊。文檔查閱與借閱1.查閱權限（1）協會成員因工作需要可查閱相關文檔，查閱時應填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱的文檔名稱、編號、查閱目的等信息。（2）一般文檔經文檔管理部門負責人批準后即可查閱；涉及協會機密的文檔，需經協會負責人批準后方可查閱。2.查閱流程（1）查閱人員填寫《文檔查閱申請表》后，提交至文檔管理部門。（2）文檔管理部門負責人根據查閱權限進行審批。（3）審批通過后，文檔管理部門為查閱人員提供相應的文檔，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人員、文檔名稱等信息。（4）查閱人員應在指定的地點查閱文檔，不得擅自將文檔帶出或轉借他人，查閱完畢后應及時歸還文檔管理部門。3.借閱權限（1）因特殊情況需要借閱文檔的，需填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱的文檔名稱、編號、借閱期限等信息。（2）一般文檔的借閱期限為[X]個工作日，重要文檔的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向文檔管理部門提出申請。（3）涉及協會機密的文檔原則上不得借閱，如確有必要，需經協會負責人批準，并在借閱期間采取嚴格的保密措施。4.借閱流程（1）借閱人員填寫《文檔借閱申請表》后，提交至文檔管理部門。（2）文檔管理部門負責人根據借閱權限進行審批。（3）審批通過后，文檔管理部門對借閱的文檔進行登記，并由借閱人員簽字確認。（4）借閱人員應妥善保管借閱的文檔，不得擅自復印、轉借、涂改或遺失。借閱期限屆滿后，應及時歸還文檔管理部門。如文檔在借閱期間出現損壞或丟失，借閱人員應承擔相應的賠償責任。文檔保密1.保密措施（1）加強對文檔管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。（2）對涉及協會機密的文檔，應采取加密存儲、限制訪問權限等措施進行保護。（3）在文檔查閱和借閱過程中，嚴格遵守保密規定，對查閱和借閱人員進行提醒和監督。（4）嚴禁在非保密場所談論或處理涉及協會機密的文檔信息。2.保密范圍（1）協會的發展規劃、工作計劃、財務狀況等重要信息。（2）會員的個人信息、聯系方式、活動記錄等。（3）協會組織的各類活動的策劃方案、籌備情況等。（4）其他需要保密的文檔信息。文檔銷毀1.銷毀范圍（1）已過保存期限且無留存價值的文檔。（2）因工作失誤或其他原因造成的重復、錯誤或無用的文檔。（3）涉及協會機密且已不再需要保密的文檔（需按照規定的程序進行解密后銷毀）。2.銷毀流程（1）由文檔管理部門定期對文檔進行清查，確定需要銷毀的文檔清單。（2）填寫《文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。（3）經協會負責人批準后，由文檔管理部門指定專人負責銷毀工作。（4）銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保文檔信息無法恢復。（5）銷毀過程中應做好記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認。文檔信息化管理1.建立電子文檔管理系統逐步建立老年協會電子文檔管理系統，實現文檔的電子化存儲、檢索、借閱等功能，提高文檔管理的效率和便捷性。2.數據錄入與維護安排專人負責電子文檔管理系統的數據錄入和維護工作，確保文檔信息的準確、完整和及時更新。3.系統安全管理加強對電子文檔管理系統的安全防護，設置不同的用戶權限，防止數據泄露和非法訪問。定期對系統進行備份，防止數據丟失。文檔管理監督與考核1.監督檢查（1）文檔管理部門應定期對文檔管理工作進行自查，及時發現和解決存在的問題。（2）協會定期組織對文檔管理工作進行監督檢查，檢查內容包括文檔的收集、整理、存儲、查閱、借閱、保密、銷毀等環節。2.考核評價（1）建立文檔管理工作考核評價機制，對各部門和文檔管