社區科普文件管理制度一、總則（一）目的為加強社區科普文件的管理，確保文件的規范生成、有效傳遞、妥善保存與高效利用，提高社區科普工作的質量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區內與科普工作相關的各類文件，包括但不限于政策文件、科普資料、活動策劃文檔、工作記錄等。（三）基本原則1.準確性原則：文件內容應準確反映科普工作的實際情況和要求。2.規范性原則：文件的格式、編號、審批等應符合規定要求。3.及時性原則：文件的起草、審核、發布等應及時進行，確保信息的時效性。4.保密性原則：涉及機密信息的文件應嚴格保密，防止信息泄露。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.政策法規類：國家及地方有關科普工作的政策、法規、條例等。2.科普資料類：科普宣傳手冊、海報、視頻、課件等。3.活動策劃類：科普活動的策劃方案、執行計劃、總結報告等。4.工作記錄類：日常工作的記錄、會議紀要、培訓記錄等。5.其他類：不屬于以上分類的其他與科普工作相關的文件。（二）文件編號1.采用統一的編號規則，編號格式為：[社區名稱縮寫年份分類代碼序號]。社區名稱縮寫：取社區名稱的前兩個漢字拼音首字母大寫。年份：文件生成的年份，四位數字表示。分類代碼：按照上述文件分類，分別用不同的字母表示，如ZC（政策法規類）、KP（科普資料類）、HD（活動策劃類）、JL（工作記錄類）、QT（其他類）。序號：按照文件生成的順序依次編號，從001開始。2.例如：[SHKX2023KP001]表示社區科學（SHKX）在2023年生成的第一份科普資料類文件。三、文件的起草與審核（一）起草1.根據工作需要，由相關部門或人員負責文件的起草工作。起草人員應確保文件內容完整、邏輯清晰、語言準確。2.對于科普資料類文件，應注重內容的科學性、趣味性和可讀性，結合社區居民的實際需求和特點進行編寫。3.活動策劃類文件應詳細規劃活動的目標、內容、形式、時間、地點、參與人員等要素，確保活動具有可操作性。（二）審核1.文件起草完成后，應提交相關負責人進行審核。審核人應認真審查文件內容，檢查其是否符合政策法規要求、是否準確表達意圖、是否存在邏輯錯誤等。2.對于涉及多個部門的文件，應組織相關部門進行會審，充分征求各部門的意見和建議，確保文件的全面性和協調性。3.審核通過的文件，審核人應簽署審核意見并注明日期。如文件存在問題，審核人應提出修改意見，退回起草人進行修改，修改后重新提交審核。四、文件的發布與傳遞（一）發布1.經審核通過的文件，由社區指定的發布部門或人員按照規定的格式和渠道進行發布。2.政策法規類文件應及時傳達給社區工作人員，確保其了解并遵守相關規定。科普資料類文件可通過社區公告欄、網站、微信公眾號、居民微信群等渠道向居民發布。3.活動策劃類文件應在活動實施前向參與人員進行詳細傳達，確保活動順利進行。（二）傳遞1.文件傳遞應確保安全、及時、準確，避免文件丟失、損壞或延誤。2.對于紙質文件，應通過專人遞送、郵寄等方式進行傳遞，并做好簽收記錄。對于電子文件，應通過電子郵件、共享平臺等方式進行傳遞，并確保文件的完整性和可讀性。3.在文件傳遞過程中，如發現文件存在問題或疑問，應及時與文件起草部門或人員溝通，進行核實和處理。五、文件的存檔與保管（一）存檔1.文件發布或傳遞后，應按照規定進行存檔。存檔的文件應保持原始狀態，不得擅自修改或刪除。2.對于紙質文件，應按照分類和編號順序進行整理，裝入檔案盒或文件夾，并在檔案盒或文件夾上標注清楚文件類別、年份、編號等信息。對于電子文件，應按照分類建立文件夾，將文件存儲在指定的服務器或存儲設備上，并做好備份。3.建立文件存檔清單，詳細記錄每個文件的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，便于查詢和管理。（二）保管1.設立專門的文件保管場所，確保文件的安全存儲。保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期對文件進行檢查和維護。2.明確文件的保管期限，根據文件的性質和重要程度，確定不同文件的保管期限。一般分為短期（13年）、中期（35年）、長期（5年以上）。3.在保管期限屆滿后，對于無需繼續保存的文件，應按照規定進行銷毀處理。銷毀文件時，應填寫銷毀清單，由專人負責監督銷毀過程，并確保銷毀徹底。六、文件的查閱與借閱（一）查閱1.社區工作人員因工作需要查閱文件時，應填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，經部門負責人批準后，到文件保管部門進行查閱。2.文件保管部門應按照查閱申請表的要求，提供相應的文件，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、部門、查閱文件名稱、編號、查閱日期、查閱目的等信息。3.查閱人員應在指定的場所查閱文件，不得擅自將文件帶出保管場所。查閱過程中應愛護文件，不得在文件上涂改、標注、污損等。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱文件的，應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，經社區主管領導批準后，到文件保管部門辦理借閱手續。2.文件保管部門應與借閱人簽訂文件借閱協議，明確雙方的權利和義務。借閱協議應包括文件的保管責任、借閱期限、歸還日期、違約責任等條款。3.借閱人應按照借閱協議的要求，按時歸還文件。如遇特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向文件保管部門提出申請，經批準后方可延長。4.借閱人在借閱期間應妥善保管文件，不得轉借他人或用于其他非規定用途。如文件發生丟失、損壞等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。七、文件的修訂與廢止（一）修訂1.隨著政策法規的變化、工作實際的需要或文件本身存在的問題，應對文件進行修訂。2.文件修訂由原起草部門或相關部門負責，修訂后應按照文件起草與審核的流程進行操作。3.文件修訂后，應及時更新文件編號，并在文件存檔清單和相關發布渠道上進行標注，確保相關人員能夠獲取最新版本的文件。（二）廢止1.對于已不適用的文件，應及時進行廢止處理。廢止文件由原發布部門或相關部門提出申請，經社區主管領導批準后執行。2.廢止文件應在文件存檔清單和相關發布渠道上進行標注，并從保管場所中取出進行單獨存放，以備查閱。3.在廢止文件后，應及時清理與該文件相關的其他文件和資料，避免造成混淆和誤解。八、文件管理的監督與考核（一）監督1.社區成立文件管理監督小組，負責對文件管理工作進行定期或不定期的監督檢查。2.監督小組應檢查文件的起草、審核、發布、存檔、保管、查閱、借閱等環節是否符合本制度的要求，發現問題及時督促整改。3.對于違反本制度的行為，監督小組應及時提出批評，并責令相關責任人限期改正。情節嚴重的，應按照社區相關規定進行處理。（二）考核1.將文件管理工作納入社區工作人員的績效考核體系，對文件管理工作表現突出的部門或個人進行表彰和獎勵。2.考核內容包括文件的起草質量、審核效率、發布及時性、存檔規范性、保管安全性、查閱借閱服務質