GJB檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司GJB檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及GJB相關業務活動所形成的檔案管理，包括但不限于項目文檔、技術資料、質量記錄等。（三）管理原則1.集中統一管理原則：公司GJB檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案資源的完整性和系統性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映公司GJB業務活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法規，對涉及國家機密、公司商業秘密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.便于利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內部人員查閱和利用檔案。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司GJB檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司GJB檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經批準后組織銷毀。5.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環境安全、整潔。6.組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。（二）各部門職責1.負責本部門GJB業務活動中形成檔案的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協助。3.對本部門保管的檔案進行妥善保管，防止丟失、損壞。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理各項職責，嚴格遵守檔案管理規章制度。2.負責檔案的具體收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案質量。3.熟悉檔案內容，為檔案查閱利用提供準確、快捷的服務。4.保守檔案機密，維護檔案安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.GJB項目立項文件，包括項目申請書、可行性研究報告、立項批復等。2.項目研制過程中形成的技術文件，如設計圖紙、技術方案、試驗報告、技術總結等。3.質量體系運行文件，包括質量手冊、程序文件、作業指導書、質量記錄等。4.項目驗收文件，如驗收報告、驗收證書等。5.與GJB相關的合同、協議、往來信函等。6.其他與GJB業務活動有關的文件資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應在業務活動結束后[X]個工作日內，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.收集的檔案應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照GJB檔案的類別，分為項目檔案、質量體系檔案、其他檔案等大類，再根據具體內容進行二級、三級分類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統性和邏輯性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄準確、完整。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.項目檔案應在項目完成后[X]個月內歸檔。2.質量體系文件應在文件修訂后[X]個工作日內歸檔。3.其他臨時性文件應在文件形成后[X]個工作日內歸檔。（二）歸檔流程1.檔案形成部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對接收的檔案進行核對、檢查，對不符合要求的檔案退回形成部門重新整理。3.核對無誤后，檔案管理部門將檔案進行上架存放，并更新檔案管理系統中的相關信息。五、檔案的保管（一）保管期限1.GJB項目檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案包括項目立項批復、驗收報告等重要文件；長期保管期限為[X]年，包括項目研制過程中的主要技術文件等；短期保管期限為[X]年，包括一般性的文件資料。2.質量體系文件保管期限按照文件規定執行，一般為[X]年。3.其他檔案保管期限根據其重要性和實際需要確定，一般為[X]年至[X]年不等。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.電子檔案應進行備份，存儲在多種存儲介質上，并定期進行檢查和維護，確保數據的安全性和完整性。（三）庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃至[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%至[X]%之間。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案庫房出入登記制度，非檔案管理人員未經批準不得進入庫房。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱GJB檔案，需填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人還需經公司保密管理部門批準。3.外部單位因工作需要查閱公司GJB檔案，需持有單位介紹信，并經公司主管領導批準，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息。2.申請表經批準后，交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據申請表提供檔案，并做好查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。4.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉借他人。5.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續。（三）利用規定1.檔案利用應嚴格遵守國家法律法規和公司保密制度，不得泄露檔案內容。2.如需對檔案進行復制，需經檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途。3.利用檔案形成的資料、成果等，其知識產權歸屬按照國家法律法規和公司相關規定執行。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門專家等組成，負責對公司GJB檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限、重要性、現實利用價值等因素，對檔案進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經公司主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監銷人應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案的統計與移交（一）統計工作1.檔案管理部門應定期對公司GJB檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，編制檔案統計報表。2.統計報表應真實、準確、完整，及時報送公司領導和相關部門。（二）移交工作1.公司因機構調整、業務劃轉