電子憑證入賬管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子憑證入賬管理，確保財務(wù)信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，提高財務(wù)管理效率，防范財務(wù)風(fēng)險，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中涉及的電子憑證入賬管理。（三）基本原則1.合法性原則：電子憑證的取得、使用和入賬應(yīng)符合國家法律法規(guī)和財務(wù)制度的規(guī)定。2.真實性原則：電子憑證應(yīng)如實反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實際發(fā)生情況，不得偽造、變造。3.完整性原則：電子憑證應(yīng)具備必要的要素，包括但不限于憑證名稱、日期、編號、交易雙方信息、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等，確保能夠完整地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。4.及時性原則：電子憑證應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后及時取得，并及時進(jìn)行入賬處理，不得拖延。5.安全性原則：加強(qiáng)電子憑證的存儲、傳輸和使用過程中的安全管理，防止電子憑證丟失、損壞或被篡改。二、電子憑證的種類及獲取（一）電子發(fā)票1.公司員工在發(fā)生費(fèi)用支出并取得電子發(fā)票時，應(yīng)確保發(fā)票信息的準(zhǔn)確性，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。2.員工可通過以下方式獲取電子發(fā)票：銷售方直接提供：由銷售方通過電子發(fā)票服務(wù)平臺向購買方開具并推送電子發(fā)票。第三方電子發(fā)票平臺獲取：部分業(yè)務(wù)可通過與公司合作的第三方電子發(fā)票平臺獲取電子發(fā)票。員工應(yīng)按照平臺要求進(jìn)行操作，確保獲取的電子發(fā)票真實有效。（二）電子財政票據(jù)1.涉及財政性資金收支業(yè)務(wù)時，應(yīng)取得電子財政票據(jù)。2.電子財政票據(jù)的獲取方式按照財政部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。員工應(yīng)關(guān)注財政部門的通知和要求，及時、準(zhǔn)確地獲取電子財政票據(jù)。（三）其他電子憑證1.對于其他符合規(guī)定的電子憑證，如電子行程單、電子客票、電子收據(jù)等，員工應(yīng)按照相關(guān)業(yè)務(wù)流程和要求獲取。2.在獲取電子憑證過程中，如遇問題或疑問，員工應(yīng)及時與相關(guān)業(yè)務(wù)部門或財務(wù)部門溝通，確保電子憑證的順利獲取。三、電子憑證的審核（一）基本審核要求1.財務(wù)部門收到電子憑證后，應(yīng)首先對憑證的真實性進(jìn)行審核。通過查驗電子憑證的電子簽名、電子印章、發(fā)票號碼、代碼等信息，與稅務(wù)機(jī)關(guān)或財政部門的電子底賬系統(tǒng)進(jìn)行比對，確保憑證的真實性。2.審核電子憑證的完整性，檢查憑證要素是否齊全，是否包含必要的交易信息、金額信息、雙方信息等。3.審核電子憑證的合規(guī)性，檢查憑證是否符合國家法律法規(guī)和公司財務(wù)制度的規(guī)定，如發(fā)票的開具內(nèi)容是否與實際業(yè)務(wù)相符，財政票據(jù)的使用是否符合財政部門的要求等。（二）特殊情況審核1.對于存在疑問的電子憑證，財務(wù)部門應(yīng)進(jìn)一步核實。可通過與銷售方或業(yè)務(wù)發(fā)生方聯(lián)系，要求提供相關(guān)證明材料或說明，以確認(rèn)電子憑證的真實性和合規(guī)性。2.對于涉及金額較大或重要業(yè)務(wù)的電子憑證，應(yīng)進(jìn)行重點審核。必要時，可組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和財務(wù)人員進(jìn)行聯(lián)合審核，確保電子憑證的入賬準(zhǔn)確無誤。3.如發(fā)現(xiàn)電子憑證存在偽造、變造、信息不完整或不符合規(guī)定等情況，財務(wù)部門應(yīng)拒絕接收，并及時通知相關(guān)人員進(jìn)行更正或重新獲取。四、電子憑證的存儲（一）存儲方式1.電子憑證應(yīng)采用電子存儲方式進(jìn)行保存，可存儲在公司的財務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)或其他經(jīng)公司認(rèn)可的安全存儲介質(zhì)中。2.對于重要的電子憑證，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份存儲可采用多種方式，如定期將電子憑證數(shù)據(jù)備份到外部存儲設(shè)備（如硬盤、光盤等），或上傳至云端存儲服務(wù)。（二）存儲期限1.電子憑證的存儲期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司財務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，電子發(fā)票等電子憑證應(yīng)保存10年以上，電子財政票據(jù)等其他電子憑證的存儲期限按照相關(guān)財政部門的要求執(zhí)行。2.在存儲期限屆滿后，如無特殊情況，可按照公司的檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（三）存儲安全管理1.加強(qiáng)電子憑證存儲環(huán)境的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問電子憑證存儲系統(tǒng)。2.定期對電子憑證存儲系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在漏洞或安全隱患，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和處理。3.采取數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，對電子憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。五、電子憑證的入賬處理（一）入賬流程1.員工將獲取的電子憑證提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門對電子憑證進(jìn)行審核。審核通過后，財務(wù)人員按照公司財務(wù)制度和會計核算要求，將電子憑證錄入財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行入賬處理。2.在入賬過程中，財務(wù)人員應(yīng)確保電子憑證的信息與財務(wù)系統(tǒng)中的相關(guān)記錄準(zhǔn)確匹配，如憑證日期、金額、摘要等。同時，按照會計科目進(jìn)行分類核算，確保入賬的準(zhǔn)確性。3.對于涉及多個部門或項目的電子憑證，財務(wù)人員應(yīng)按照公司的費(fèi)用分?jǐn)偦蝽椖亢怂阋?guī)定，進(jìn)行合理的分?jǐn)偤秃怂悖_保費(fèi)用準(zhǔn)確計入相應(yīng)的部門或項目。（二）入賬時間規(guī)定1.電子憑證應(yīng)在取得后的規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行入賬處理。一般情況下，應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)完成入賬，如遇特殊情況不能及時入賬的，應(yīng)在次月內(nèi)完成，但需向財務(wù)部門說明原因。2.對于跨年度的電子憑證，應(yīng)按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，在業(yè)務(wù)發(fā)生年度進(jìn)行入賬處理。如因特殊原因未能在當(dāng)年入賬的，應(yīng)在發(fā)現(xiàn)后及時調(diào)整入賬，但需附相關(guān)說明。（三）入賬差錯處理1.如發(fā)現(xiàn)電子憑證入賬存在差錯，財務(wù)人員應(yīng)及時進(jìn)行更正。對于當(dāng)月發(fā)現(xiàn)的差錯，可直接在財務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行修改；對于跨月或跨年發(fā)現(xiàn)的差錯，應(yīng)按照會計差錯更正的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，確保財務(wù)報表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.在更正電子憑證入賬差錯時，應(yīng)詳細(xì)記錄差錯原因、更正過程和相關(guān)審批情況，并留存相關(guān)資料作為會計檔案保存。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對電子憑證入賬管理情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括電子憑證的獲取、審核、存儲、入賬等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.內(nèi)部檢查可采用自查、互查等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況，確保電子憑證入賬管理工作規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督1.積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)、財政部門等相關(guān)外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查工作，如實提供電子憑證入賬管理的相關(guān)資料和信息。2.對于外部機(jī)構(gòu)提出的整改要求，應(yīng)認(rèn)真對待，及時進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給相關(guān)外部機(jī)構(gòu)。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織公司員工進(jìn)行電子憑證入賬管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，提高員工對電子憑證的認(rèn)識和獲取、使用能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括電子憑證的種類、獲取方式、審核要點、存儲要求、入賬流程等方面的知識，以及國家相關(guān)法律法規(guī)和公司財務(wù)制度的規(guī)定。3.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、專題講座等多種形式，確保員工能夠全面、深入地了解電子憑證入賬管理的相關(guān)知識。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳電子憑證入賬管理的重要性和相關(guān)制度規(guī)定，提高員工對電子憑證入賬管理工作的重視程度。2.及時發(fā)布電子憑證入賬管理的最新政策和法規(guī)信息，以及公司