職工外出報備管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職工外出管理，規(guī)范外出報備流程，確保工作的正常開展，維護(hù)公司正常秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工。（三）基本原則1.分級管理原則：根據(jù)職工職位級別和外出性質(zhì)，實行分級報備管理。2.事先報備原則：職工外出前應(yīng)按規(guī)定提前辦理報備手續(xù)。3.確保工作原則：外出期間應(yīng)確保本職工作不受影響，并保持與公司的溝通聯(lián)系。二、外出分類（一）因公外出1.因公司業(yè)務(wù)需要，前往其他城市或地區(qū)參加會議、培訓(xùn)、商務(wù)洽談、項目調(diào)研、客戶拜訪等活動。2.代表公司外出執(zhí)行臨時性工作任務(wù)，如出差、外出辦公等。（二）因私外出1.職工因個人事務(wù)，如探親、旅游、就醫(yī)、辦理私人證照等原因離開工作所在地。2.請假用于處理個人緊急事務(wù)，如家庭突發(fā)狀況等。三、報備流程（一）因公外出報備流程1.填寫申請表職工因公外出需提前填寫《職工因公外出申請表》，詳細(xì)注明外出事由、目的地、出發(fā)時間、返回時間、預(yù)計費用等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人處，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作安排和實際情況，對申請進(jìn)行審批。如同意外出，應(yīng)在申請表上簽署意見并簽字。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批對于涉及重要項目、大額費用、跨部門協(xié)作等外出申請，需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，在申請表上簽字確認(rèn)。4.行政部門備案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后的申請表，交至行政部門進(jìn)行備案。行政部門負(fù)責(zé)登記外出人員信息、外出時間等，并留存申請表復(fù)印件。5.特殊情況補報如遇緊急情況無法提前辦理報備手續(xù)，職工應(yīng)在外出前電話告知部門負(fù)責(zé)人和行政部門，并在返回公司后24小時內(nèi)補辦書面報備手續(xù)。（二）因私外出報備流程1.填寫請假單職工因私外出需提前填寫《請假單》，注明請假類型（事假、病假、年假等）、請假起止時間、請假事由等。2.部門負(fù)責(zé)人審批請假單提交至所在部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作情況和職工考勤記錄進(jìn)行審批。如請假時間較短且不影響工作，部門負(fù)責(zé)人可直接批準(zhǔn)；如請假時間較長或?qū)ぷ饔休^大影響，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)與職工溝通協(xié)調(diào)，并視情況決定是否批準(zhǔn)。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如有需要）對于請假時間較長（如超過[X]天）或涉及重要崗位的職工請假，部門負(fù)責(zé)人審批后，還需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，在請假單上簽字。4.人力資源部門備案請假單經(jīng)審批后，交至人力資源部門進(jìn)行備案。人力資源部門負(fù)責(zé)記錄職工請假情況，并更新考勤信息。5.銷假職工因私外出結(jié)束后，應(yīng)及時到所在部門銷假。部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)職工已按時返回工作崗位后，在請假單上注明銷假時間。四、外出期間管理（一）工作安排1.職工外出前應(yīng)妥善安排好本職工作，確保在外出期間公司業(yè)務(wù)不受影響。如有需要，應(yīng)提前與同事進(jìn)行工作交接，并將未完成的工作任務(wù)及后續(xù)處理措施告知相關(guān)人員。2.對于涉及重要項目或關(guān)鍵業(yè)務(wù)的外出職工，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)其外出期間的工作對接，確保工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。（二）溝通聯(lián)系1.職工外出期間應(yīng)保持手機(jī)暢通，及時接收公司的工作信息和通知。如有緊急情況，公司能夠及時聯(lián)系到本人。2.因公外出職工應(yīng)定期向所在部門匯報工作進(jìn)展情況，至少每周[X]次通過電話、郵件或其他方式向部門負(fù)責(zé)人匯報工作動態(tài)，如遇重大問題或突發(fā)事件應(yīng)立即匯報。3.因私外出職工在請假期間如遇公司有緊急工作需要其協(xié)助處理，應(yīng)積極配合公司安排，及時返回公司或通過遠(yuǎn)程辦公等方式完成工作任務(wù)。（三）費用報銷1.因公外出的費用報銷應(yīng)按照公司財務(wù)制度執(zhí)行。職工應(yīng)在外出結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理好相關(guān)報銷憑證，填寫《費用報銷單》，并按照報銷流程提交審批。2.報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，包括發(fā)票、行程單、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票等。如發(fā)現(xiàn)報銷憑證虛假或不符合規(guī)定，公司將不予報銷，并追究相關(guān)人員責(zé)任。3.因私外出期間產(chǎn)生的費用，如無特殊規(guī)定，一律由職工本人自行承擔(dān)，不得在公司報銷。（四）考勤管理1.職工因公外出期間，按照正常出勤計算考勤。如因特殊情況需要調(diào)整考勤的，應(yīng)按照公司考勤制度辦理相關(guān)手續(xù)。2.職工因私外出請假期間，按照請假類型扣除相應(yīng)的工資和福利。具體扣除標(biāo)準(zhǔn)按照公司薪酬制度執(zhí)行。五、違規(guī)處理（一）未按規(guī)定報備1.職工未提前辦理外出報備手續(xù)擅自外出的，視為曠工。曠工期間按照公司考勤制度扣除相應(yīng)工資，并根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、記過、降職等處分。2.因未報備導(dǎo)致公司工作受到影響或造成經(jīng)濟(jì)損失的，職工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）虛假報備職工提供虛假的外出報備信息，一經(jīng)查實，給予嚴(yán)重警告處分，并責(zé)令其糾正錯誤行為。如因虛假報備給公司造成損失的，應(yīng)全額賠償公司損失，并視情節(jié)輕重給予辭退等處理。（三）未履行外出期間管理規(guī)定1.職工外出期間未按照規(guī)定保持溝通聯(lián)系，影響公司工作安排的，給予警告處分；造成嚴(yán)重后果的，給予記過以上處分。2.職工外出期間未妥善安排工作，導(dǎo)致本職工作延誤或出現(xiàn)失誤的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，并要求其采取措施彌補損失。六、附則（